Expedição: Tudo que você precisa saber!

Afinal, o que é expedição? A expedição é a etapa final dentro do processo logístico de uma empresa, responsável por preparar e enviar os produtos ao cliente após a conclusão da produção e separação.

Ela envolve atividades como a separação, conferência, embalagem, rotulagem, emissão de documentos fiscais e, finalmente, o envio para o destino final.

A importância da expedição

A eficiência no processo de expedição é crucial para a satisfação do cliente, uma vez que ela garante que o produto chegue no prazo e em perfeito estado. Ou seja, erros nessa fase, como o envio de mercadorias incorretas ou com avarias, podem resultar em devoluções, reclamações e prejuízos financeiros. 

Portanto, um processo de expedição bem estruturado pode impactar diretamente a imagem da empresa e sua reputação no mercado.

Papel estratégico da expedição

Além de garantir a entrega eficaz, a expedição desempenha um papel estratégico na cadeia de suprimentos. Quando bem organizada, ela contribui para:

1. Otimização de custos: Processos eficientes de expedição ajudam a minimizar gastos com transporte, armazenamento e manuseio. A otimização de rotas e o uso correto de embalagens, por exemplo, reduzem custos de transporte e perdas durante o envio.
2. Melhor controle de estoque: A expedição, quando integrada com um sistema de gestão como um WMS (Warehouse Management System) ou ERP (Enterprise Resource Planning), ajuda a manter o controle preciso dos estoques. Isso evita o excesso ou a falta de produtos, ajustando as demandas de produção e vendas.
3. Agilidade operacional: Uma expedição organizada melhora a velocidade e a precisão da entrega dos produtos. Quando as etapas de separação e conferência são automatizadas e bem estruturadas, a empresa consegue reduzir o tempo de ciclo do pedido, atendendo mais rapidamente o cliente.
4. Satisfação do cliente e competitividade: Empresas que oferecem prazos de entrega rápidos e confiáveis destacam-se da concorrência. A expedição eficiente garante que o cliente receba o produto no prazo estipulado, fator decisivo para sua fidelização.

Esses pontos mostram que a expedição vai além de uma simples movimentação de produtos, sendo uma etapa vital que conecta a logística interna da empresa ao atendimento final ao cliente. 

Por isso, continue a leitura para aprender tudo o que você precisa saber sobre o processo de expedição!

Etapas da expedição

As etapas do processo de expedição são fundamentais para garantir que os produtos sejam corretamente enviados ao cliente, dentro do prazo e sem erros. 

Cada fase envolve atividades específicas que garantem a eficiência e a precisão no envio. A seguir, veremos as principais etapas envolvidas:

1. Separação e conferência de produtos (Picking)

• Separação de produtos: A primeira etapa é o picking, ou separação dos produtos que serão expedidos. Nesse momento, os itens são retirados do estoque conforme os pedidos feitos pelos clientes.
• Conferência de produtos: Após a separação, é realizada uma conferência minuciosa para garantir que a quantidade, o tipo e a qualidade dos produtos estejam corretos. A conferência pode ser manual ou automatizada, com o uso de códigos de barras e scanners.

2. Embalagem dos produtos

• Após a conferência, os produtos seguem para a etapa de embalagem, onde são preparados para o transporte. A embalagem deve ser adequada para proteger os itens durante o transporte e manuseio, evitando danos ou avarias.
• Tipos de embalagens variam conforme o tipo de produto (frágil, volumoso, perecível, etc.) e as especificações do transporte. Um processo bem feito garante não apenas a integridade do produto, mas também a eficiência no armazenamento e transporte, utilizando o menor volume possível.

3. Rotulagem e identificação

• Nessa etapa, os produtos embalados recebem etiquetas com informações de identificação, como código de barras, destino, remetente, e outras informações importantes para a rastreabilidade.
• A rotulagem adequada facilita o rastreamento dos produtos durante o transporte, além de garantir que as informações fiscais e logísticas estejam claras e corretas.

4. Emissão de documentação fiscal

• Antes do envio, é preciso emitir a documentação fiscal necessária, como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), guias de transporte e outros documentos exigidos pela legislação vigente.
• A correta emissão desses documentos é essencial para garantir a conformidade fiscal da operação e evitar problemas legais, como multas ou retenção de mercadorias pelas autoridades.

5. Armazenagem temporária

• Dependendo da operação, os produtos podem ser armazenados temporariamente antes da coleta pelo transportador. Essa fase garante que os itens estejam em um local seguro e acessível até o momento do envio.

6. Coleta e transporte

• A coleta dos produtos pela transportadora é a próxima etapa. Os itens são carregados nos veículos de transporte e seguem para a entrega ao cliente final.
• Aqui, o planejamento de rotas e a escolha do tipo de transporte (próprio ou terceirizado) influenciam diretamente na eficiência da entrega.

7. Rastreamento da entrega

• Após a saída do produto, é importante realizar o rastreamento em tempo real. Através de sistemas integrados, tanto a empresa quanto o cliente podem acompanhar o status da entrega, aumentando a transparência e a confiança.
• Essa etapa também permite a gestão de ocorrências, como atrasos, extravios ou problemas de avaria, que podem ser solucionados de forma ágil.

8. Entrega ao cliente e pós-entrega

• A última etapa é a entrega final ao cliente, que pode incluir a obtenção de uma assinatura de recebimento ou comprovação digital.
• É fundamental realizar um feedback pós-entrega, seja com a solicitação de avaliações do cliente ou a análise interna de KPIs (indicadores de desempenho),como acuracidade no pedido e pontualidade.

Essas etapas compõem um fluxo contínuo que visa a máxima eficiência e precisão na expedição, garantindo que os produtos cheguem ao cliente de forma rápida, segura e conforme o esperado.

Integração com sistemas de gestão

A integração do processo de expedição com sistemas de gestão, especialmente com o uso de ERP (Enterprise Resources Planning) e WMS (Warehouse Management System), é essencial para otimizar a logística, aumentar a precisão e garantir que todas as etapas sejam realizadas de maneira eficiente.

Em resumo, um sistema de WMS conectado ao ERP atua como uma plataforma centralizada, automatizando tarefas e integrando informações entre setores como vendas, estoque e produção.

Entenda os benefícios na prática:

Visão centralizada e atualizada do estoque

Automação no picking e conferência

O WMS permite que o processo de picking (separação de produtos) seja automatizado. Quando o sistema gera um pedido de venda, ele direciona os operadores diretamente para a localização exata dos itens no armazém.

Ou seja, isso otimiza o tempo e garante que eles façam a separação de forma rápida e precisa. Além disso, a conferência dos itens fica mais ágil com o uso de tecnologias como códigos de barras e scanners, totalmente integrados ao sistema.

Documentação fiscal automatizada

Com a integração entre as diferentes áreas, o sistema de gestão permite a emissão automática de notas fiscais e documentos de transporte. Isso não só elimina o retrabalho de processos manuais, como também minimiza os riscos de erros fiscais.

Além disso, a conexão com outros módulos, como o financeiro, facilita o acompanhamento de pagamentos e o controle do fluxo de caixa.

Rastreabilidade e transparência no transporte

A rastreabilidade das mercadorias é outro ponto fundamental. Sistemas integrados permitem que o transporte seja monitorado em tempo real, oferecendo visibilidade tanto para a empresa quanto para o cliente.

Portanto, isso garante maior transparência e controle sobre os prazos de entrega, além de facilitar a gestão de ocorrências como atrasos ou extravios.

Otimização de custos

A automação dos processos de expedição reduz significativamente os custos operacionais. Com a eliminação de tarefas manuais e a integração entre todas as áreas da empresa, há uma redução de erros, retrabalhos e desperdícios.

Além disso, a eficiência na separação de produtos, na escolha de rotas de transporte e na emissão de documentos contribui diretamente para a redução de custos logísticos.

Análise de desempenho com indicadores (KPIs)

Sistemas integrados também oferecem ferramentas para o acompanhamento de indicadores de desempenho (KPIs) do processo de expedição. A análise de dados em tempo real permite que decisões sejam tomadas de forma mais ágil e informada.

Em resumo, a grande vantagem da integração da expedição é que ela deixa de ser uma operação isolada e passa a fazer parte de um ciclo completo e sincronizado que envolve desde o planejamento de vendas até a produção, o controle de estoque, a expedição e o atendimento ao cliente.

Dessa forma, garante-se que as informações fluam sem interrupções, melhorando a agilidade operacional, a precisão na entrega e, acima de tudo, a satisfação do cliente.

O KORP ERP é um grande exemplo disso. Isso porque o sistema além de unificar todas essas áreas em uma única plataforma, oferece um nível de controle e automação que torna o processo de expedição mais eficiente e menos suscetível a falhas, resultando em uma operação mais rentável e competitiva.

Tudo isso de maneira nativa, já que o ERP gerencia todas as áreas da empresa e também conta com uma solução completa de WMS, não exigindo ferramentas terceirizadas. 

Dicas e boas práticas da implementação da expedição

Implementar um processo de expedição eficiente, seguindo as boas práticas, envolve planejamento detalhado, organização do espaço físico e a escolha das ferramentas certas.

Portanto, seguir essas orientações garante maior controle, rapidez e precisão na operação, além de reduzir custos e evitar problemas como atrasos ou erros na entrega. 

A seguir, traremos o passo a passo para implementar uma expedição conforme as boas práticas:

1. Organização do armazém

• Dica: O layout do armazém deve ser otimizado para facilitar o acesso aos itens mais requisitados e diminuir o tempo de deslocamento dos operadores. Divida o espaço por categorias de produtos, considerando rotatividade (itens de maior giro devem estar em áreas de fácil acesso) e tamanho/peso.
• Boas práticas:
  • Mapeie o armazém utilizando endereçamento lógico (prateleiras, corredores e áreas).
  • Separe áreas específicas para recebimento, armazenamento, picking e expedição.
  • Use tecnologias como códigos de barras, RFID e QR codes para identificar rapidamente a localização dos produtos.

2. Automatização do picking e conferência

• Dica: Utilize um WMS (Warehouse Management System) para automatizar a separação e conferência de produtos. Um sistema bem configurado otimiza o picking, gerando rotas para os operadores e indicando a localização exata dos itens.
• Boas práticas:
  • A separação deve ser feita conforme o tipo de pedido: para grandes volumes, use picking por onda (vários pedidos ao mesmo tempo); para pedidos pequenos, use o picking por item único.
  • Use scanners de códigos de barras ou RFID para conferir automaticamente os itens, garantindo que correspondam ao pedido de venda.
  • Integre o WMS ao ERP para que as informações de estoque, vendas e expedição sejam atualizadas em tempo real.

3. Embalagem eficiente

• Dica: A embalagem deve proteger o produto e, ao mesmo tempo, ser economicamente viável. Escolha embalagens que minimizem o espaço ocupado no transporte e que garantam a integridade do produto até o destino.
• Boas práticas:
  • Use embalagens de acordo com o tipo de produto (fragilidade, peso, etc.) e volume.
  • Rotule as embalagens com todas as informações necessárias (destinatário, remetente, código de barras, NF-e).
  • Adote padrões de embalagem para diferentes categorias de produtos, facilitando o processo e reduzindo erros.

4. Emissão automática de documentação fiscal

• Dica: A documentação fiscal deve ser emitida automaticamente, integrada ao sistema de gestão. Isso evita erros manuais e garante que o produto esteja em conformidade legal para transporte.
• Boas práticas:
  • Configure seu ERP para gerar automaticamente as Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) e demais documentos fiscais exigidos pela legislação.
  • Integre a emissão de documentos ao setor financeiro, para que os dados de cobrança e pagamento também estejam sincronizados.
  • Anexe corretamente os documentos aos produtos antes de sua saída para transporte.

5. Planejamento da logística de transporte

• Dica: Planeje as rotas de transporte com base na localização dos clientes e nas condições de entrega. A otimização do transporte reduz custos e melhora a eficiência da entrega.
• Boas práticas:
  • Utilize softwares de roteirização para otimizar as rotas de entrega, considerando a localização geográfica, volume e tipo de produto.
  • Selecione transportadoras com bom histórico de entregas dentro do prazo e sem avarias. Negocie condições e prazos de acordo com o volume de suas operações.
  • Realize auditorias regulares das transportadoras e dos processos de entrega para garantir qualidade contínua.

6. Rastreamento em tempo real

• Dica: Implemente um sistema de rastreamento que permita acompanhar em tempo real o status do pedido durante o transporte. Isso aumenta a transparência e permite atuar rapidamente em caso de problemas.
• Boas práticas:
  • Forneça ao cliente um link de rastreamento do pedido e atualizações sobre o status da entrega.
  • Monitore as entregas com dashboards no ERP para identificar atrasos ou problemas logísticos.
  • Caso identifique problemas (como atraso ou extravio),entre em contato com o cliente proativamente e ofereça soluções imediatas.

7. Monitoramento de Indicadores de Desempenho (KPIs)

• Dica: Acompanhe KPIs relacionados à expedição para identificar gargalos e oportunidades de melhoria. Indicadores como o tempo médio de expedição, taxas de devolução e erros nos pedidos são fundamentais para a melhoria contínua.
• Boas práticas:
  • Acompanhe métricas como:
    • Lead time de expedição (tempo desde o recebimento do pedido até a saída do armazém).
    • Taxa de erro nos pedidos (quantidade de pedidos enviados incorretamente).
    • Taxa de devoluções (produtos devolvidos por erro ou avaria).
  • Compare os KPIs ao longo do tempo e implemente melhorias nos processos de picking, embalagem e transporte, conforme os resultados.

8. Treinamento contínuo da equipe

• Dica: A equipe de expedição precisa estar bem treinada e atualizada quanto aos procedimentos de operação. O treinamento contínuo garante que os colaboradores sigam as melhores práticas e utilizem corretamente as ferramentas.
• Boas práticas:
  • Realize treinamentos regulares sobre o uso do sistema WMS, conferência e embalagens adequadas.
  • Promova a conscientização sobre a importância de seguir os procedimentos estabelecidos para evitar erros e retrabalhos.
  • Crie uma cultura de melhoria contínua, incentivando os colaboradores a sugerirem melhorias nos processos de expedição.

Como otimizar a gestão logística da sua empresa?

Agora que você compreendeu a importância da expedição, é hora de dar os próximos passos e trazer essa otimização para a prática. Afinal, não basta apenas entender o processo, o verdadeiro diferencial é implementar as boas práticas e automatizar as operações para garantir eficiência.

Neste contexto, o KORP WMS aparece como a solução ideal. Com sua integração nativa ao ERP, ele automatiza e organiza desde o controle de estoque até a expedição, conectando todas as áreas da empresa. A automação de tarefas como separação, conferência e emissão de documentos fiscais reduz erros e aumenta a produtividade, garantindo agilidade no processo de entrega.

Além disso, o KORP WMS otimiza as rotas de transporte e oferece visibilidade em tempo real, ajudando a reduzir custos operacionais e melhorar a eficiência logística. Por isso, com essa solução, sua empresa transforma a expedição em uma vantagem competitiva, superando desafios e aumentando a performance.

Assista o vídeo para conhecer mais:

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