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KPIs (Key Performance Indicators) são, em português, indicadores-chave de performance, ou seja, são métricas utilizadas para medir o desempenho de uma atividade ou organização em específico.
Os KPIs na logística representam os dados de análise que avaliam a performance de todas as atividades relacionadas aos processos logísticos de uma empresa, como produtividade, eficiência e qualidade.
Os indicadores-chave de performance são grandes aliados dos gestores, que podem guiar sua tomada de decisão em dados concretos sobre o desempenho dos processos e até mesmo de produtividade de seus colaboradores.
A grande vantagem é que os KPIs oferecem uma visão panorâmica do negócio de forma clara por meio de insights simples e intuitivos. Por isso, é muito importante se atentar a este tema que pode fazer a diferença na lucratividade do seu negócio.
No artigo, explicaremos como funcionam os KPIs e os principais indicadores para você avaliar a logística da indústria. Continue a leitura!
Como os KPIs funcionam?
Antes de entendermos a aplicação dos KPIs na logística, você precisa entender como essas métricas funcionam e o que você precisa para começar a utilizá-las na sua rotina. Então, acompanhe as etapas:
1.Definição dos objetivos:
Antes de qualquer coisa, o primeiro passo é entender com clareza quais os objetivos da empresa. Os objetivos devem ser específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e limitados no tempo (SMART).
Por isso, a seleção dos KPIs a serem implementadas não pode ser feita aleatoriamente, pois devem estar alinhados com os objetivos da organização.
Um exemplo de objetivo logístico poderia ser reduzir o tempo médio de entrega em 15% no próximo semestre.
2.Seleção das KPIs:
Agora que você tem os objetivos, pode adotar os KPIs pertinentes. Desse modo, é essencial que eles estejam diretamente relacionados aos objetivos da organização e forneçam informações significativas sobre o seu desempenho.
Para um objetivo de redução do tempo de entrega, o KPI ideal seria o que mede o tempo médio de entrega em determinado período.
3.Coleta de dados:
Se esta etapa possuir incoerências, o risco de erro aumenta significativamente pois, para medir os KPIs, o fator mais importante é a coleta de dados relevantes e assertivos.
Para isso, você pode usar como fonte de dados o sistema de gestão integrada da empresa, softwares de rastreamento, registros manuais ou algum outro tipo de registro utilizado na organização.
Portanto, é de suma importância que os dados coletados tenham um alto nível de confiabilidade e precisão para assegurar uma medição adequada.
4.Monitoramento e análise:
Após a coleta de dados, você precisa analisá-los regularmente para acompanhar o desempenho em relação aos KPIs. Desse modo, você pode fazer isso por meio de relatórios, painéis de controle ou outras ferramentas de análise.
O monitoramento contínuo permite identificar tendências, padrões e variações em relação aos objetivos estabelecidos.
5.Ações corretivas e melhoria:
Com base na análise dos KPIs, as ações corretivas podem ser implementadas para melhorar o desempenho quando as metas não forem atingidas. Por exemplo, se o KPI de tempo médio de entrega estiver acima do objetivo, podem ser tomadas medidas para identificar e resolver possíveis gargalos no processo logístico.
É nessa etapa que os KPIs saem do papel para se tornarem melhorias de fato na rotina da empresa. Afinal, de nada adiantará acompanhar as métricas de performance e não aplicar ações corretivas para solucionar os problemas identificados.
6.Revisão e ajuste:
Assim como todo processo, a análise de KPIs precisa ser revisada regularmente para garantir que ainda sejam relevantes para os objetivos da empresa. Ou seja, a cada novo objetivo traçado, uma nova seleção de KPIs pode ter que ser feita.
Também é importante revisar a coleta de dados para sempre garantir a confiabilidade das informações extraídas. Qualquer ruído nessa etapa poderá comprometer toda a análise de KPIs.
Quais são os principais KPIs na logística?
A logística é uma área muito importante em uma organização pois está diretamente relacionada com a satisfação do cliente. Para garantir máxima eficiência desse setor, diversas KPIs podem ser aplicadas para analisar os pontos de melhoria.
Então, confira os principais KPIs para serem aplicadas na logística da sua empresa:
Time to Market
Essa métrica avalia todo o processo de criação, concepção, desenvolvimento e disponibilização de um produto. Em resumo, ela calcula o tempo médio de processamento completo de um pedido.
Tempo de entrega
Mede o tempo necessário para entregar um produto ou pedido ao cliente. Portanto, pode ser medido em horas, dias ou semanas, dependendo do tipo de operação logística.
Taxa de cumprimento de prazos ou OTD (On Time Delivery)
Indica a porcentagem de pedidos ou entregas que são realizados dentro do prazo estabelecido. Dessa forma, é um indicador importante para avaliar a capacidade de uma empresa em atender às expectativas dos clientes.
Para calcular esse KPI, é preciso identificar a quantidade de entregas realizadas no prazo e dividi-la pelo número total de entregas feitas no período em questão.
Por exemplo, se a empresa fez 20 entregas em um dia 18 foram chegaram no prazo determinado, o cálculo do OTD seria:
18/20 = 0,9 x 100 = 90%
Taxa de precisão de pedidos ou OTIF (On Time In Full)
Mede a porcentagem de pedidos ou entregas que são realizados sem erros, como produtos incorretos, quantidades erradas ou danos durante o transporte.
Para fazer seu cálculo, você precisa saber de algumas percentagens previamente:
- Pedidos atendidas no prazo (P)
- Pedidos entregues sem erro (E)
- Completo: pedido/entrega atendeu todas as especificações do cliente (C)
Para calcular, você deverá utilizar a seguinte fórmula:
OTIF = P x E x C
Na prática, o cálculo funcionaria assim:
No prazo: 90%
Entregues sem erro: 80%
Completo: 90%
0,90 x 0,80 x 0,90 = 0,648 = 64,8%
Utilização de espaço de armazenamento
Mede a eficiência do uso do espaço em um armazém ou centro de distribuição. Logo, pode ser expressa como a porcentagem de capacidade utilizada ou a quantidade de espaço ocioso.
Custo logístico
Avalia os custos envolvidos nas operações logísticas, incluindo transporte, armazenamento, embalagem e manuseio. Pode ser medido como uma porcentagem das vendas ou como um valor absoluto.
Tempo médio de processamento de pedidos ou OCT (Order Cycle Time)
Mede o tempo necessário para processar um pedido, desde o recebimento até o envio. É importante para avaliar a eficiência dos processos operacionais e identificar possíveis gargalos.
Para calcular esse KPI, é preciso:
- Apurar o tempo que cada entrega levou para ser feita depois que o pedido foi realizado;
- Somar todos os tempos de entrega;
- Dividir pelo número de entregas realizadas no período em questão.
Taxa de devolução
Indica a porcentagem de produtos que são devolvidos pelos clientes. Dessa forma, uma alta taxa de devolução pode indicar problemas de qualidade, precisão de pedidos ou problemas de satisfação do cliente.
Nível de estoque
Mede a quantidade de estoque disponível em relação à demanda. Pode ser expresso como uma cobertura de dias ou como uma proporção entre o estoque e as vendas.
KPIs pouco utilizados que podem fazer a diferença
Além dos principais KPIs já utilizados pelas empresas, existem inúmeros outros que podem ser aplicados dependendo do objetivo da sua empresa.
Geralmente, KPIs mais específicos são utilizados por empresas em um nível de gestão mais avançado, onde a empresa conta com recursos avançados para fazer o acompanhamento das métricas e desenvolvimento do plano de ação de correção.
Para empresas menores, o indicado é que o foco seja nas principais métricas alinhadas ao objetivo do negócio. Conforme as análises dos KPIs principais começarem a ser dominadas, você pode abrir o leque para avaliar novas opções de análise.
Conheça alguns KPIs pouco utilizados no mercado mas que podem fazer sentido para você:
Taxa de avarias durante o transporte
Mede a porcentagem de produtos danificados durante o transporte. Essa métrica ajuda a identificar problemas na embalagem, na manipulação ou nas condições de transporte, permitindo melhorias na proteção dos produtos.
Taxa de satisfação do motorista
Avalia o nível de satisfação dos motoristas que realizam as entregas. Sendo assim, você pode medir por meio de pesquisas de satisfação ou feedback direto dos motoristas. Um alto índice de satisfação pode indicar boas condições de trabalho e um bom relacionamento entre a empresa e seus motoristas, o que pode impactar positivamente na qualidade das entregas.
Eficiência energética
Mede a eficiência do consumo de energia em operações logísticas. Desse modo, você pode medir por meio do consumo de energia em relação ao volume de carga transportada ou ao quilômetro percorrido. Portanto, aumentar a eficiência energética pode reduzir custos e minimizar o impacto ambiental das operações logísticas.
Nível de sustentabilidade
Avalia o grau de sustentabilidade das operações logísticas, considerando aspectos como a redução das emissões de carbono, o uso de materiais recicláveis e práticas de transporte sustentáveis. Essa métrica reflete o compromisso da empresa com a responsabilidade ambiental.
Taxa de rotatividade de estoque
Mede a rapidez da venda de estoque ou substituição por novos produtos. Uma taxa de rotatividade alta pode indicar uma gestão eficiente de estoque, enquanto uma taxa baixa pode indicar problemas de obsolescência ou excesso de estoque.
Taxa de ocupação de carga
Mede a porcentagem de espaço de carga utilizado em veículos de transporte. Isso é particularmente relevante em operações de transporte de carga fracionada, onde maximizar a ocupação do veículo pode resultar em economia de custos e redução de emissões.
Vantagens da utilização de KPIs
Se você chegou até aqui, certamente já deve ter entendido que KPIs são uma ferramenta poderosa para a gestão de qualquer empresa. Mas, se ainda não está convencido de como essas métricas de performance podem ser vantajosas quando aplicadas na prática, confira a lista de vantagens que preparamos:
Monitoramento e avaliação do desempenho
Uma das principais vantagens dos KPIs é a capacidade de monitorar e avaliar o desempenho logístico de forma sistemática. Os KPIs fornecem indicadores claros e mensuráveis que permitem acompanhar o progresso em relação a metas e objetivos estabelecidos. Isso possibilita uma visão abrangente do desempenho logístico em tempo real, identificando áreas de melhoria e permitindo ações corretivas oportunas.
2. Otimização das operações logísticas
A utilização dos KPIs na logística possibilita identificar gargalos, ineficiências e pontos fracos nas operações. Com base nessas informações, as empresas podem implementar melhorias contínuas e otimizar os processos logísticos.
Um exemplo é a análise do tempo médio de processamento de pedidos pode revelar etapas lentas ou burocráticas, levando a iniciativas de automação ou reengenharia de processos.
3. Foco na melhoria da qualidade e satisfação do cliente
A implementação de KPIs também auxilia na melhoria da qualidade do serviço logístico e, consequentemente, na satisfação do cliente. Métricas como taxa de cumprimento de prazos, taxa de precisão de pedidos e taxa de devolução permitem monitorar o desempenho em relação às expectativas dos clientes. Com base nesses indicadores, é possível identificar áreas de falha e implementar ações para aprimorar a qualidade do serviço e a experiência do cliente.
4. Tomada de decisões embasadas em dados
Os KPIs fornecem dados objetivos e mensuráveis que embasam a tomada de decisões na gestão logística. Ao utilizar informações concretas, os gestores podem tomar decisões mais informadas e estratégicas.
Um exemplo é a análise do custo logístico em relação às vendas que pode orientar a alocação de recursos e a negociação com fornecedores para obter melhores condições de custo.
5. Estabelecimento de metas realistas e acompanhamento de resultados
Os KPIs desempenham um papel fundamental na definição de metas e objetivos realistas para a gestão logística. Ao estabelecer indicadores de desempenho específicos e mensuráveis, as empresas têm uma referência clara para acompanhar seu progresso. Isso cria um ambiente de melhoria contínua e possibilita a celebração de conquistas alcançadas.
Sistema de Gestão Integrada e KPIs
O ERP (Enterprise Resource Planning) desempenha um papel fundamental na implementação de KPIs de qualquer setor, principalmente na logística. O sistema de gestão é uma poderosa ferramenta de coleta e integração de dados, sendo o principal durante a análise de KPIs.
Além de auxiliar captando e fornecendo os dados necessários para o cálculo dos indicadores chave de performance, bons ERPs contam com inúmeros KPIs já integrados ao sistema.
No Viasoft Korp ERP, por exemplo, nós distribuímos esses indicadores em dashboards de análise com gráficos intuitivos que facilitam muito na hora de avaliar as métricas.
Como o sistema integra todas as áreas da empresa, fica muito mais fácil extrair dados relevantes e transformá-los em insights valiosos que poderão representar uma grande oportunidade de melhoria e desenvolvimento para a empresa.
Quer saber mais sobre como o Viasoft Korp ERP pode auxiliar na logística e avaliação de KPIs do seu negócio?
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