Controle de estoque: o que é e qual a sua importância?

Você sabia que o controle de estoque pode representar em média de 20% a 30% do custo total de uma empresa? Ou seja, uma boa gestão de estoque pode ser o grande diferencial do negócio ou o seu maior problema. 

Por isso, o controle de estoque pode determinar até mesmo se sua empresa terá lucros ou prejuízos, estando totalmente atrelada ao seu sucesso e desenvolvimento.

Já deu pra perceber que esse é um tema essencial e que você precisa dominar, né? Continue a leitura para aprender tudo o que você precisa sobre o assunto!

O que é controle de estoque?

Controle de estoque é o conjunto de ações organizacionais seguidas para manter o bom funcionamento de todos os processos que integram um estoque. 

Ou seja, é o planejamento, controle, organização e monitoramento de itens como:

• Suprimentos;
• Recursos (dinheiro, mão de obra e tempo);
• Estoque disponível;
• Previsão de demandas;
• Espaço de armazenamento;
• Movimentações;
• E todos os outros fatores envolvidos no estoque de uma empresa. 

O maior desafio e objetivo das empresas é garantir o giro do estoque. Ele garante o atendimento da demanda do mercado sem que falte produtos e nem haja um excesso desnecessário. Afinal, isso poderia ocasionar um aumento significativo nos custos de armazenamento da empresa, por exemplo. 

A gestão do estoque pode acontecer em vários níveis dependendo do segmento de atuação da empresa. No caso de uma indústria, além dos produtos acabados (prontos para serem comercializados),também é preciso manter o equilíbrio das matérias-primas e insumos essenciais para a produção.

Caso ainda não esteja claro, veja este vídeo do Sebrae sobre gestão de compras e estoque:

Qual a importância do controle de estoque?

Para resumir, um controle de estoque ineficiente aumenta as falhas operacionais, interfere nas entregas de produtos/pedidos aos clientes no momento da demanda, causa um gasto expressivo de dinheiro desnecessário e afeta diretamente no sucesso da sua empresa.

Além disso, podemos avaliar como está a gestão geral de uma empresa apenas pelo controle de estoque. Por meio desse critério de avaliação, é possível entender qual o nível de organização, maturidade, integração e produtividade do negócio. 

Isso acontece porque o controle de estoque não está limitado apenas às barreiras dos armazéns de estocagem. Ele interfere diretamente no setor de vendas, marketing, logística, compras, produção, financeiro e resto do negócio como um todo. 

Entenda melhor como a gestão de estoque influencia a empresa:

Atendimento das demandas do mercado

É o controle de estoque que possibilita que a empresa tenha o estoque certo, disponível no momento certo. 

Imagine que uma indústria recebe um pedido importante e à pronta entrega. Se for um produto com alta saída e sem nenhum estoque disponível, já podemos identificar a primeira falha na gestão do estoque. Desse modo, os produtos vendidos com mais frequência precisam estar no radar para sempre estarem disponíveis em uma quantidade segura para comercialização. 

Agora, pense que, ao mandar essa demanda para produção, a fábrica está sem estoque da sua matéria-prima principal, impedindo que o pedido seja produzido. Novamente, uma nova falha, pois é função da gestão manter um estoque programado para as próximas demandas de produção do chão de fábrica. 

O resultado disso? O cliente sai insatisfeito e vai procurar um concorrente que atenda a sua demanda. Assim, a sua empresa perde não só essa venda, mas também as futuras que aquele cliente poderia realizar. 

E esse é apenas um dos exemplos. O controle de estoque pode afetar empresas de diversos segmentos, desde vestuário, alimentos, varejo, e muitos outros. 

Redução de custos e gastos

A questão financeira é uma das principais influenciadas pela má gestão de estoque, podendo até mesmo levar uma empresa à falência. Por isso, entenda os fatores envolvidos nesse item:

• Obsolescência: No caso de indústrias alimentícias, a gestão de estoque precisa ser assertiva para garantir que lotes de alimentos não sejam perdidos por terem passado da validade, por exemplo. Gerenciar esse fator obviamente reduz gastos desnecessários com produção perdida.
  
• Armazenamento: Se a gestão de estoque desengrena e permite a produção excessiva, certamente você terá um gasto desnecessário com a armazenagem dos novos produtos que não estavam previstos.
  
  Estoque é uma forma de capital até que seja vendido e transformado em receita. Então, quanto mais tempo o estoque permanecer no armazém, maior será o custo do capital investido. Além disso, existem diversos outros gastos que encarecem a armazenagem, como o próprio espaço físico do estoque e a mão de obra envolvida.
  

• Manuseio: Transferir e movimentar produtos dentro de um armazém exige dinheiro. Ou seja, se há um planejamento estratégico que otimize o estoque, haverá redução de custos desnecessários causados pela má administração de alocação de espaço, mão de obra e tempo.
  

Lembrando que esses são apenas alguns dos itens que interferem na redução (ou não) dos custos da empresa. A gestão de estoque está diretamente atrelada a diversos outros fatores que podem impactar financeiramente. 

Vendas e marketing

Seu setor de vendas e marketing não poderá traçar estratégias, como campanhas promocionais, se não houver organização do estoque. Apenas com o alinhamento das informações, pode-se garantir que a demanda oriunda dessa publicidade poderá ser atendida.

Ademais, é a gestão de estoque que identifica quais os produtos com mais saída e quais tendem a ficar parados no estoque. Um time de vendas e marketing com acesso a essas informações cruciais tem muito mais chance de assertividade na hora de investir em uma estratégia.

Satisfação do cliente

O controle de estoque adequado contribui para a melhor experiência do cliente. Sendo assim, ele garante que a empresa tenha os produtos desejados no momento certo, na quantidade certa e com a qualidade esperada.

Além disso, a eficiência operacional do negócio é percebida pelo cliente, o que passa segurança e autoridade na hora de fechar uma compra e se fidelizar à marca.

Quais são os tipos de estoque?

Existem diversos tipos diferentes de estoques e você precisa saber qual se encaixa melhor na sua empresa. Conheça cada um deles e saiba como realizar a gestão correta!

Estoque de ciclo: 

É um estoque mantido para cobrir as variações normais na demanda do mercado, como a sazonalidade.

Um exemplo são empresas que trabalham com produtos que têm um ciclo de vida previsível, como materiais escolares ou equipamentos esportivos. Elas precisam manter um estoque suficiente para atender à demanda durante um período de tempo específico.

Estoque de antecipação: 

É quando a empresa aumenta o estoque de produtos antes de períodos de alta demanda, como feriados ou eventos especiais.

Uma fábrica de chocolates, por exemplo, pode produzir mais produtos do que a demanda atual, prevendo um aumento de vendas para a Páscoa. Dessa forma, a empresa mantém um estoque de antecipação para atender a demanda sazonal.

Estoque mínimo: 

É o menor nível de estoque que a empresa precisa manter para atender às demandas do mercado. Portanto, ajuda a evitar a falta de produtos e garantir a continuidade das operações.

Um bom exemplo seria uma loja de material de construção, que pode manter um estoque mínimo de itens de alta demanda, como tijolos e cimentos, para garantir que sempre haja disponibilidade desses produtos para os clientes.

Estoque de matéria-prima: 

É o estoque de todos os materiais necessários para a produção de um produto final, desde matérias-primas básicas até componentes secundários. Esses estoques são mantidos para garantir que a produção não seja interrompida por falta de matéria-prima.

Empresas de manufatura geralmente mantêm grandes estoques de matéria-prima para garantir que possam atender à demanda de seus clientes sem interrupções. Podem ser indústrias alimentícias, têxteis, automotivas e eletrônicas, entre outras.

Além disso, empresas que dependem de matérias-primas sazonais, como a indústria agrícola, também precisam gerenciar seus estoques de matéria-prima de forma eficaz. Desse modo, pode-se garantir suprimentos suficientes durante a época de colheita e evitar possíveis escassez e aumento nos preços.

Estoque consignado: 

É quando uma empresa coloca seus produtos em estoque em uma loja ou distribuidor e só paga pelo que for vendido, evitando o risco de ter produtos encalhados.

Estoque de proteção: 

É um estoque extra mantido para cobrir eventuais atrasos na entrega de fornecedores ou imprevistos na produção.

Uma loja de eletrônicos que mantém um estoque extra de televisores populares durante a Black Friday, para cobrir possíveis atrasos na entrega dos fornecedores ou demanda inesperada dos clientes é um exemplo de estoque de proteção. 

Estoque em trânsito: 

São os produtos que estão em transporte entre fornecedores, centros de distribuição ou pontos de venda.

Uma empresa de e-commerce que mantém um estoque em trânsito de produtos importados da China, que estão a caminho do centro de distribuição no Brasil pode contar com um estoque de trânsito.

Estoque em quarentena: 

São os produtos que foram recebidos, mas que precisam passar por algum tipo de inspeção ou análise antes de serem disponibilizados para venda.

Um exemplo disso seria um fabricante de produtos farmacêuticos que mantém um estoque em quarentena de medicamentos que precisam passar por testes adicionais de qualidade antes de serem disponibilizados para venda.

Estoque em conserto: 

São os produtos que precisam de reparos ou ajustes antes de serem vendidos, como itens devolvidos ou com defeitos de fabricação.

Para exemplificar, seria como uma loja de eletrônicos que mantém um estoque em conserto de celulares com defeitos de fábrica, que precisam ser reparados antes de serem vendidos novamente.

9 dicas de como otimizar o controle de estoque

1. Automatize o processo: adote sistemas de gerenciamento de estoque, como um software WMS (Warehouse Management System) ou um sistema ERP (Enterprise Resource Planning),para automatizar a gestão de estoque e reduzir erros manuais.
2. Faça previsões precisas de demanda: utilize técnicas de previsão de demanda para entender melhor as necessidades dos clientes e ajustar os níveis de estoque de acordo, evitando excesso ou falta de estoque.
3. Faça uma auditoria regular do estoque: faça auditorias regulares do estoque para garantir que os níveis de estoque estejam corretos e que não haja itens obsoletos ou fora de validade.
4. Otimize o espaço de armazenamento: otimize o espaço de armazenamento para maximizar a capacidade de armazenamento e reduzir os custos associados.
5. Gerencie fornecedores: trabalhe em parceria com fornecedores confiáveis e estabeleça acordos contratuais para garantir prazos de entrega, qualidade e preço competitivo.
6. Estabeleça indicadores de desempenho: estabeleça KPIs (Key Performance Indicators) para monitorar o desempenho do estoque e identificar áreas de melhoria.
7. Treine a equipe: treine a equipe para entender a importância da gestão de estoque e como utilizar ferramentas de gestão de estoque, a fim de aumentar a eficiência e eficácia do processo.
8. Integre processos: integre os processos de compra, produção e venda para garantir que todos os envolvidos tenham acesso às informações relevantes e possam tomar decisões informadas.
9. Analise dados: utilize dados e análises para identificar tendências e padrões, e tomar decisões informadas para otimizar a gestão de estoque.

Quais são os maiores desafios do controle de estoque?

Falta de visibilidade

A falta de visibilidade e integração de informações é um dos maiores desafios enfrentados pelas empresas na hora de realizar o controle de estoque. Esse problema é o principal desencadeador de vários outros desafios que você verá na continuidade desse artigo. 

Sem ter informações precisas e em tempo real sobre a quantidade de produtos em estoque, fica impossível gerenciar o giro de estoque corretamente, identificar gargalos e tomar decisões assertivas. 

E, como você já sabe, o excesso de estoque pode levar a custos elevados de armazenamento e obsolescência, já que os produtos podem perder valor com o tempo. Por outro lado, a falta de estoque pode resultar em atrasos na entrega de produtos aos clientes, insatisfação do cliente e perda de vendas.

Esse problema geralmente acontece quando não há assertividade no controle de inventário ou quando o sistema de gerenciamento está sendo ineficaz, sem fazer a integração do estoque com o setor de vendas, por exemplo. 

Por isso, é essencial que as empresas invistam em processos eficientes de controle de inventário, gerenciamento de estoque e sistemas de gestão que integrem todos esses processos, dando acesso fácil a informações importantes sobre a empresa.

Sendo assim, pode incluir:

• Adoção de sistemas de gerenciamento de estoque avançados; 
• Contagem de estoque regular;
• Uso de tecnologias como códigos de barras e RFID (identificação por radiofrequência) para rastrear o movimento de produtos em tempo real. 

Com uma visibilidade completa do estoque, as empresas podem tomar decisões informadas sobre como gerenciar seu estoque e atender às necessidades dos clientes de forma mais eficiente.

Complexidade da cadeia de suprimentos

A cadeia de suprimentos é uma rede complexa de empresas, fornecedores e clientes que estão envolvidos na criação e entrega de um produto ou serviço. Ela começa com a aquisição de matérias-primas e se estende até a entrega final do produto ao cliente.

Desse modo, a cadeia se torna complexa, pois cada elo envolvido tem seus próprios processos e sistemas de gerenciamento, além da variedade de produtos e serviços oferecidos. Cada produto pode ter diferentes matérias-primas, prazos de entrega, requisitos de armazenamento e transporte, o que pode dificultar o gerenciamento do estoque.

Para enfrentar esses desafios, as empresas precisam implementar processos eficazes de gerenciamento de estoque e ter visibilidade completa de sua cadeia de suprimentos. Portanto, pode incluir a adoção de tecnologias avançadas de gerenciamento de estoque e rastreamento de inventário em tempo real para garantir que as informações sejam compartilhadas com todas as partes envolvidas na cadeia de suprimentos. 

Também pode envolver a colaboração mais estreita entre fornecedores, fabricantes e distribuidores para garantir que todos estejam trabalhando em conjunto para atender às necessidades dos clientes de forma mais eficiente.

Custos elevados

Como você viu anteriormente, o controle de estoque está diretamente relacionado à saúde financeira da sua empresa. 

O principal erro do empresário é acreditar que conseguirá fazer a gestão do seu estoque manualmente, sem a ajuda de tecnologias. Com uma microempresa, o trabalho será complexo, porém possível. O problema é que essa limitação também limita o crescimento do seu negócio. Conforme ele evolui, a necessidade do investimento em controle de estoque se torna ainda mais indispensável.

Por isso, a principal dica é: invista no controle de estoque da sua empresa preventivamente para que não tenha que gastar ainda mais recursos com ações corretivas, depois que algo já tenha saído do controle. 

Assertividade ao fazer o inventário

Garantir que os registros correspondam à realidade do estoque pode ser um desafio, mas é isso que evita excessos ou faltas de produtos. 

Para manter a assertividade do inventário, é preciso contar com bons processos de recebimento, armazenagem, movimentação e expedição de produtos, além de ter uma equipe capacitada para realizar as atividades corretamente. 

Outro detalhe importante é a atualização do inventário em tempo real, sempre mantendo os registros alinhados com as movimentações e vendas da empresa. 

Novamente, a tecnologia é a melhor solução para esse problema. Sistemas de gestão de estoque integrados ao resto da empresa são capazes de manter os dados atuais automaticamente, por exemplo.

E, apesar da tecnologia ser sempre muito menos suscetível a erros, é importante realizar inventários físicos periodicamente para confirmar que os dados estão batendo. 

Portanto, é a melhor forma de evitar divergências e garantir a assertividade do inventário de estoque.

Normas e padronizações de movimentações

Padronização e normatização garantem processos consistentes e divergências na gestão de estoque.

Isso porque, muitas vezes, cada setor ou equipe pode adotar práticas diferentes para gerenciar o estoque, o que pode gerar inconsistências e erros nos registros. 

Além disso, a falta de padronização dificulta a gestão da cadeia de suprimentos como um todo, prejudicando a eficiência operacional e a tomada de decisões estratégicas.

Para superar esse desafio, é importante criar normas e procedimentos claros para a gestão de estoque, definindo processos padronizados para atividades como recebimento, armazenagem, movimentação e expedição de produtos. 

Essas normas devem ser comunicadas a todos os colaboradores envolvidos na gestão de estoque e constantemente revisadas para garantir que estejam atualizadas e adequadas à realidade da empresa.

Por fim, também é muito importante que a empresa cumpra seu papel investindo em treinamentos e capacitação para os colaboradores envolvidos na gestão de estoque, aplicando as normas implementadas de forma eficiente. 

Variações sazonais

Alguns setores passam por alterações significativas de demanda durante o ano. Isso pode acontecer em diversos setores, desde alimentos e bebidas até vestuário e varejo. 

O setor de vestuário é um dos principais exemplos disso, pois roupas de inverno não são demandadas no verão e vice-versa. Se a empresa não se preparar adequadamente para essas variações, pode ter problemas de estoque, como excesso de produtos em um período do ano e falta de produtos em outro.

Para lidar com essas variações sazonais, é importante que a empresa esteja atenta às tendências do mercado e faça previsões de demanda com antecedência. Assim pode garantir que o estoque esteja devidamente abastecido antes dos períodos de alta demanda. Além disso, é importante que a empresa trabalhe com fornecedores confiáveis, para garantir o fornecimento de produtos mesmo em períodos de alta demanda.

Também é importante que a empresa esteja preparada para lidar com a gestão de estoque durante esses períodos, por meio do uso de tecnologias avançadas de gestão de estoque, como sistemas WMS e RFID, que permitem um controle mais preciso e eficiente do estoque.

Com essas medidas, a empresa pode minimizar os impactos das variações sazonais na gestão de estoque e garantir que seus clientes sejam atendidos adequadamente, independentemente das flutuações na demanda ao longo do ano.

Falta de integração

Você já deve ter percebido que a integração aparece em diversos momentos como um fator importante no controle de estoque, certo?

Isso pode acontecer quando diferentes áreas da empresa operam em silos e não compartilham informações sobre a gestão de estoque, levando a problemas como falta de visibilidade e ineficiências operacionais.

Por exemplo, a área de compras pode não estar alinhada com a área de vendas em relação à demanda e ao estoque de produtos, o que pode levar a excesso ou falta de produtos no estoque. 

Além disso, a falta de integração também pode causar problemas de comunicação entre as áreas envolvidas na gestão de estoque, dificultando o compartilhamento de informações importantes, como níveis de estoque, prazos de entrega e previsões de demanda.

Para superar esse desafio, é importante que a empresa adote uma abordagem integrada para a gestão de estoque, garantindo que todas as áreas envolvidas trabalhem juntas em um sistema integrado e transparente. 

A solução mais indicada é sempre um Sistema de Gestão Integrada, os famosos ERPs. Essa ferramenta será capaz de integrar não só todos os processos da sua gestão de estoque, como todo o restante da sua empresa, desde a emissão de notas fiscais, produção, compras, vendas e logística.

Como o Viasoft Korp ERP pode ajudar no seu controle de estoque?

Por ser um ERP especialista, a Viasoft Korp conhece os processos de controle de estoque a fundo para desenvolver soluções que realmente façam sentido na rotina industrial.

Por isso, o controle de estoque está atrelado a diversos módulos do sistema, desde as projeções de matérias-primas necessárias para produção realizadas pelo MRP I, até as expedições e armazenagem de produtos do sistema WMS. 

Duas funcionalidades podem ser consideradas destaques para o controle de estoque, o sistema MRP e o WMS. Entenda melhor a aplicação de cada um deles:

Material Requirement Planning (MRP I):

O sistema MRP pode ser considerado o coração do controle de estoque, por isso essa ferramenta é altamente otimizada no ERP Viasoft Korp.

Imagine, se uma indústria não tiver o produto acabado disponível em estoque, o MRP analisa a estrutura do produto para fazer a projeção das quantidades de materiais necessários para sua fabricação. Tudo isso considerando estoques mínimos/máximos, lotes econômicos e diversos outros fatores que poderão ser parametrizados no sistema.

Com base nessa projeção de estoque realizada, o sistema também aponta quando deve ser realizada uma nova compra de matérias-primas/materiais, indicando, inclusive, caso você já esteja atrasado para essa compra, o que pode ser um problema para a rotina fabril que depende da disponibilidade da matéria prima.

Além do benefício causado no estoque e na produção, contar com as funcionalidades oferecidas pelo MRP também influencia o fluxo de caixa da empresa, que terá seu planejamento de movimentações mantido, garantindo a organização financeira da empresa.

Caso esse planejamento de compra saia do controle, todo o resto da cadeia de estoque poderá ser desregulada, gerando o principal problema a ser evitado: excessos. Por isso, o sistema MRP pode ser considerado a base para toda a gestão eficiente do estoque. Se ele estiver operando corretamente, as chances do seu estoque ter um desempenho eficiente é alta. 

Sistema de Gerenciamento de Armazéns:

O WMS funciona como uma solução simplificada de controle de estoque. 

Ele auxilia na gestão de múltiplos espaços, identificando e organizando setores, departamentos e posições, além de ser o principal aliado da assertividade na hora de realizar separações. 

O Viasoft Korp WMS conta com diversos tipos de pickings (termo utilizado para separações), como:

• Picking por pedido
• Picking sem pedido
• Picking por lote
• Picking de expedição
• Picking de requisição de serviço
• Picking de produção

Tudo isso contando com um sistema de conferência de expedição, impressão de etiquetas e um sistema programado para garantir a assertividade das separações. 

Para você entender melhor, imagine que você está fazendo a separação de itens para fabricação de um produto e na hora de bipar item por item, você se confunde e passa um material errado. O próprio WMS já identifica o erro e não permite que você continue o processo erroneamente.

Essa inteligência auxilia diretamente a diminuir a margem de erros e evitar retrabalhos. 

Mas além disso, o ERP da Viasoft Korp ainda oferece uma série de funcionalidades de controle de estoque como:

• Planejamento e recebimento de materiais
• Inventário de estoque
• Monitoramento de nível de estoque
• Análises de desempenho
• Gerenciamento de múltiplos tipos de estoque (estoque de quarentena, de matéria-prima, de produtos acabados, de produtos em processo, de obsoletos, estoque em trânsito, etc).
• Estoque consignado 
• Relatórios de rastreabilidade completos
• Controle de séries e lotes de produção

Agora que você sabe mais sobre a gestão do estoque e como automatizá-la, que tal conhecer as soluções do Viasoft Korp ERP?

Veja em detalhes os módulos do ERP que vão otimizar a sua indústria!