Inventário de estoque: o que é e como fazer

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Letícia GuimarãesLetícia Guimarães

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07 de novembro de 2022

O inventário de estoque é a lista de todos os produtos que estão armazenados no estoque de uma empresa. Sendo assim, se tudo estiver atualizado, é possível garantir a eficiência dos processos diários do negócio.

Entretanto, a tarefa pode ser mais complicada do que parece. Afinal, muitas empresas trabalham com um volume muito alto de matérias primas e produtos, tornando difícil saber a quantidade exata de mercadorias. 

Por isso, abordaremos o inventário de estoque. Ele pode ser a solução que você precisa para evitar riscos e chegar a uma excelente gestão. Vamos tirar as principais dúvidas sobre o tema, como:

  1. O que é inventário de estoque?
  2. Quais são os sinais de que a empresa precisa de um inventário de estoque?
  3. Tipos de inventário de estoque
  4. Passo a passo para fazer um inventário de estoque
  5. Como um sistema de gestão pode te auxiliar nesta tarefa?

O que é inventário de estoque?

Ter um inventário de estoque atualizado proporciona a organização dos processos e a satisfação dos clientes. Dessa forma, todos conseguem visualizar o que a indústria armazena.

Ele é um sistema que identifica, classifica e conta os produtos em armazenamento. Resumindo, constitui uma listagem de todos os materiais à disposição. No Brasil, as Normas Brasileiras de Contabilidade regulamentam a criação do inventário.

O inventário de estoque funciona como um meio de garantir que a sua empresa sabe o que de fato possui. Sendo assim, o sistema inclui dados úteis para a tomada de decisão. Por exemplo, o inventário identifica a compra de produtos em excesso ou ainda a ocorrência de extravios para a sua equipe resolver problemas com agilidade. Portanto, torna-se fundamental para a gestão, pois ajuda a administração a aperfeiçoar os processos de compra em qualquer empresa. Isso significa que é uma forma de garantir o abastecimento e evitar risco, como furtos e deterioração de produtos.

Você também precisa lembrar que a organização fundamental também é muito importante pois desalinhamentos entre o inventário e a área contábil podem gerar multas aplicadas pelo fisco.

Quais são os sinais de que a empresa precisa de um inventário de estoque?

inventário-de-estoque

 

Qualquer empresa que possui estoque de mercadorias precisa realizar o inventário de estoque. Também pode ser necessário refazê-lo nos momentos em que começam a surgir falhas nas atividades dos setores envolvidos. Se você ainda não investiu neste sistema, talvez consiga identificar alguns sinais de que essa é uma medida urgente. Confira alguns deles!

Você identifica muitas aquisições erradas e compras de urgência

Com frequência, sua equipe não tem assertividade para saber os materiais que precisam ser comprados. Nesse caso, às vezes acontecem aquisições incorretas e até compras de urgência. Além disso, você percebe erros de comunicação entre os setores, como o de compras e o almoxarifado. Com um inventário, as compras imprecisas podem ser evitadas e os processos se tornam mais transparentes.

Os produtos extraviam com frequência

Em alguns casos, a empresa possui um volume muito grande de matérias-primas e produtos, o que pode gerar o extravio acidental ou não de mercadorias. Claro que isso pode acontecer uma ou outra vez em um ano. Mas se você percebe que os produtos estão extraviando com maior fraqueza, é importante estar alerta e realizar o inventário de estoque.

As entregas atrasam por falta de produtos

A falta de controle pode causar atrasos nas entregas. Você já passou por uma situação em que o cliente fez um pedido e, apenas em seguida, percebeu que o produto não estava em estoque? O inventário de estoque vem para evitar esse tipo de situação.

Tipos de inventário de estoque

Existem várias maneiras de realizar o inventário de estoque. Portanto, a decisão varia de acordo com as necessidades de cada negócio. Abaixo, apresentamos quatro maneiras conhecidas de fazer esta ação. Confira!

Rotativo

No inventário de estoque rotativo, você conta os itens em intervalos pré-definidos, como dias, semanas, meses, bimestres etc. Sendo assim, a definição acontece de acordo com a necessidade da sua empresa.

Cíclico

O inventário ciclo também acontece em períodos pré-definidos. Entretanto, os seus objetivos são diferentes do rotativo, pois a contagem dos itens é mais complexa, podendo acontecer em turnos do dia, para verificar se a quantidade permanece correta. É um método válido para empresas que possuem grande movimentação de mercadorias.

Periódico

Quanto ao periódico, a empresa escolhe um período final para a realização do inventário, por exemplo o último dia do mês. Com isso, atualiza o controle para corrigir problemas e detalhar os demonstrativos financeiros.

Permanente

No inventário de estoque permanente, a contagem é feita de forma automatizada. Desse modo, as atualizações acontecem conforme as movimentações. Não é necessário definir um período, uma vez que a tecnologia colabora para agilizar os processos.

Passo a passo para fazer um inventário de estoque

Agora que você já conhece os principais conceitos que envolvem o inventário de estoque, é hora de pôr a mão na massa. Conheça o passo a passo para realizar o inventário na sua empresa!

1. Classificar os produtos

Em primeiro lugar, sua equipe precisa identificar as classificações que serão utilizadas para todos os itens do estoque. Dessa forma, vale dividi-los em grupos e conjuntos para agilizar essa atividade. Para otimizar o processo, também é importante possuir um código de barras para listar os produtos e matérias-primas.

2. Identificar a rotatividade do estoque

Em seguida, entenda em que momentos o seu estoque é utilizado e quando precisa ser posto. Este passo envolve definir a rotatividade do estoque para os diferentes setores da empresa trabalharem de forma assertiva.

3. Estabelecer a periodicidade

Depois que vocês já entenderam qual é a rotatividade do estoque, é importante entender de quanto em quanto tempo o inventário de estoque vai ser realizado. Neste momento, você pode escolher entre um dos tipos de inventário que já mencionamos aqui.

4. Checar os dados e sistemas utilizados

Em caso de contagem manual, é necessário estabelecer ao menos dois colaboradores para realizarem o trabalho. Afinal, se os dois chegarem ao mesmo número de produtos há mais segurança no processo.

Porém, o processo se torna mais eficiente ao contar com um sistema integrado de gestão. Assim, reduzimos as falhas humanas e garantimos agilidade ao dia a dia da empresa.

Como um sistema de gestão pode te auxiliar nesta tarefa?

Você já deve ter se perguntado como agilizar o inventário de produtos e melhorar o dia a dia da sua equipe. O lado bom é que já existe uma solução para isso.

Um sistema integrado de gestão (ERP) facilita o controle dos dados e o uso da tecnologia a seu favor. O módulo de Inventário do Korp ERP auxilia nesta tarefa de controle de estoque, garantindo transparência nos saldos da sua empresa.

Conheça a solução aqui!

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Letícia Guimarães é professora, publicitária e mestre em Comunicação (UFPR).

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