Contas a pagar e receber: como fazer o controle?

Os brasileiros ainda demonstram dificuldade quando o assunto principal é o controle de contas a pagar e receber. Prova disso é que quase 78% da população do país se encontra endividada. É o que aponta a Pesquisa de Endividamento e Inadimplência do Consumidor, conduzida pela Confederação Nacional do Comércio de Bens, Serviços e Turismo no primeiro semestre de 2022. 

Porém, não é apenas no contexto pessoal que essa dificuldade afeta o brasileiro. De acordo com dados do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE),a falta de um planejamento econômico adequado foi a principal causa das empresas fecharem as portas durante a pandemia. Segundo o estudo, quatro de dez empreendimentos encerraram as atividades no período por conta de dificuldades na gestão.

Para evitar que essas e outras situações aconteçam com você e o seu negócio, preparamos um conteúdo especial, que abordará desde conceitos básicos como fluxo de caixa, plano orçamentário até a gestão das contas a pagar e receber. Vamos aprender juntos?

O que é o fluxo de caixa?

Podemos entender o fluxo de caixa, de forma básica, como as movimentações financeiras de uma empresa. Em outras palavras, a diferença entre o que a sua empresa ganha e o que ela “perde” para manter o negócio funcionando.

Mas não se engane: não existe fluxo de caixa saudável sem um planejamento detalhado e atenção constante às ações da empresa. Ou melhor: não adianta confiar nos lucros de hoje e esquecer dos compromissos das próximas semanas, meses ou anos.

Importância do fluxo de caixa

Para manter o seu negócio financeiramente saudável, é essencial acompanhar de forma detalhada todos os ganhos e gastos. Aqui, todos os valores importam, já que muitas vezes são estes valores “discretos” que influenciarão diretamente no desenvolvimento da sua empresa. 

Então, contar com uma boa gestão do fluxo de caixa é obter uma visão do todo. O acompanhamento diário destes detalhes evita a ilusão de crescimento artificial durante picos de vendas ou mesmo a falsa sensação de que a empresa está lucrando muito quando a data dos dividendos está distante. 

Para alcançar este objetivo, é indispensável investir em sistemas de gestão modernos, que automatizem diversas ações e possibilitem acompanhar resultados e relatórios praticamente a qualquer momento. Depois de abordarmos a função e importância do fluxo de caixa, vamos falar de outro elemento fundamental neste contexto: o plano orçamentário.

O que é o plano orçamentário?

Como o próprio nome indica, podemos entender o plano orçamentário como o planejamento financeiro de uma empresa para os próximos meses ou anos. Em outras palavras, ele funciona como uma ferramenta de controle econômico, na qual são projetados os cenários futuros.

Cabe lembrar que este planejamento não ocorre de forma aleatória e/ou desordenada, tendo como base as metas e histórico da empresa para projeções confiáveis e detalhadas sobre cada passo. 

Na prática, funciona como uma simulação completa das movimentações do caixa de um negócio para antecipar obstáculos e oferecer o máximo de segurança e estabilidade para os empreendedores nos passos seguintes. 

Mesmo que sejam personalizadas e atendam demandas e expectativas diferentes de acordo com a empresa, os planos orçamentários são compostos, em sua forma básica, por:

• Planejamento de vendas; 
• Orçamento dos custos de produção; 
• Gastos com colaboradores; 
• Despesas operacionais; 
• Projeção de investimentos, entre outros.

Assim como no fluxo de caixa, esse maior cuidado e atenção ao plano orçamentário permite ao empreendedor obter um diagnóstico mais preciso a respeito do dinheiro que tem disponível para aproveitar potenciais oportunidades de negócio no mercado com segurança. Em outras palavras, ajuda a evitar o famoso “passo maior do que a perna”. 

Gestão de contas a pagar e receber

As dificuldades no próprio negócio muitas vezes acontecem nos pequenos detalhes, como a ausência de alguns ajustes como o controle efetivo das contas a pagar e receber da empresa. Todas essas movimentações devem ser acompanhadas diariamente, contribuindo diretamente para o desenvolvimento saudável do negócio.

Na teoria, pode parecer simples, mas administrar essas tarefas está entre as coisas mais complexas em um empreendimento. Afinal, como a administração das contas afeta o sucesso ou fracasso de uma empresa? E de que forma podemos otimizar essa gestão?

Contas a pagar

Podemos entender as contas a pagar como as despesas básicas de um empreendimento. Se referem aos pagamentos que a empresa deve realizar com relação às contas de consumo (luz, água, internet, etc),folha de pagamento dos colaboradores, gastos fixos e variáveis com fornecedores, impostos, entre outros.

Dessa forma, são realizadas as seguintes ações: 

• Verificação e aprovação do pagamento; 
• Agendamento e gestão dos prazos e valores; 
• Autorização e realização da operação;
• E, por fim, a baixa no documento.

É importante manter um controle efetivo nas contas a pagar para manter o funcionamento mínimo da empresa. Além do compromisso ético e legal de ter as contas em dia, o empreendimento conserva a credibilidade no mercado,contando com profissionais motivados para impulsionar as atividades comerciais.

Contas a receber

Se no tópico anterior abordamos alguns detalhes sobre as contas a pagar, neste iremos apresentar um pouco da ação inversa: o recebimento de contas. Como o próprio nome indica, estas operações indicam os pagamentos que a empresa obtém a partir de compromissos firmados com os clientes ou parceiros comerciais, por exemplo.

Sendo assim, boa parte das contas a receber podem ser traduzidas como vendas a prazo realizadas pela empresa. Elas ampliam as possibilidades de negócios, além de fortalecer o relacionamento e confiança com os clientes. Porém, de forma similar às contas a pagar, o recebimento de contas deve ser gerido com cuidado para garantir a saúde financeira do seu negócio. 

Podemos classificar as contas a receber em três categorias distintas: contas previstas; contas recebidas; e contas provisionadas. 

Contas previstas

Nesta categoria se encontram as contas com dados específicos “de quando” e “do quanto” a empresa irá receber pelo dividendo. Ou seja, nesta seção são organizados os serviços já prestados ou produtos já vendidos para clientes, com valores e datas específicas para o recebimento. Através de boletos e outras ferramentas de gestão é possível acompanhar e realizar todo o controle do dinheiro que deve ser recebido.

Contas recebidas

Já em “contas recebidas” estão todos os valores que a empresa já recebeu pelas operações com clientes e parceiros. Portanto, após o acerto financeiro de uma “conta prevista”, ela passa a integrar o grupo de “contas recebidas”. É importante, nestes casos, acompanhar todo o processo, evitando o mau hábito de “contar com um dinheiro” que já está no caixa da empresa. 

Contas provisionadas

Por fim, nas contas provisionadas encontram-se valores “não exatos”, mas que são estimados de acordo com o histórico e as atividades da empresa no mercado. Ou seja, trata-se de “um passivo de prazo ou de valor incerto”. Desse modo, contas que sabemos que serão pagas cujos valores são estimados por experiências anteriores, como a provisão para Imposto de Renda, por exemplo.

Tipos de pagamento

Além de entender um pouco mais sobre as contas a pagar e a receber, conhecer as principais modalidades de pagamento é fundamental para fazer o seu negócio dar certo. Isso é necessário para entender as principais características de cada modelo, facilitando a gestão no dia a dia, além de evitar possíveis dores de cabeça em todos os processos financeiros, incluindo o fluxo de caixa..   

CNAB

Entre as modalidades de pagamento mais utilizadas no Brasil está o Centro Nacional de Automação Bancária, mais conhecido como CNAB. Essa ferramenta digital automatiza a gestão dos pagamentos, permitindo a troca de informações financeiras entre empresas, bancos e clientes de forma rápida e segura. Para melhor usufruir da tecnologia, muitas empresas investem em um software de gestão inteligente, integrando todas essas funcionalidades ao sistema interno. 

Depósito identificado

O depósito identificado também é uma modalidade de uso comum no Brasil. Através deste serviço, a empresa recebe transferências (em dinheiro, cheque ou ambos) de usuários reconhecidos nominalmente. Assim, permite o acompanhamento do depósito, além de contribuir para a redução dos custos operacionais internos.

DDA

Já o Débito Direto Autorizado (DDA) é o quarto meio de pagamento mais utilizado no país. O nome pode parecer estranho no primeiro contato, mas não se engane: trata-se da versão digital do tradicional boleto bancário. Por meio do rastreio do CPF ou CNPJ, é possível visualizar todos os boletos do emissor, centralizando o controle das finanças. Com o objetivo de oferecer maior proteção, o DDA requer autorização do usuário para que o pagamento seja autorizado. 

PIX

Outro método de pagamento bastante popular no país é o PIX. Criado em 2020 pelo Banco Central, a modalidade permite a transferência de recursos entre contas de forma instantânea, a qualquer hora ou dia da semana (com limitações no período noturno por fatores de segurança). Considerado o mais recente meio de pagamento do Sistema Brasileiro, o PIX já havia registrado 51 milhões de usuários em março deste ano. 

Links de pagamento

No contexto atual de digitalização, os links de pagamento também ganham cada vez mais espaço no mercado. Através deste modelo, é possível efetuar uma venda sem a necessidade de atendimento em uma loja física, por exemplo. Através do link, que pode ser enviado via redes sociais ou mensagem instantânea, o usuário pode escolher o melhor método de pagamento (cartão de crédito, entre outros) para finalizar a compra do produto ou serviço. 

Importância da gestão de contas a pagar e receber nos negócios

Dessa forma, atualmente há muitas opções que permitem a transferência de recursos entre as empresas e os clientes. Proporcionalmente, também crescem os riscos de organizar essas operações de forma manual, o que muitas vezes ocasiona em falhas humanas. 

Você já leu neste artigo mas não custa repetir: a saúde financeira de um negócio depende diretamente da boa gestão de contas e pagamentos. Sem esse cuidado, o caixa da empresa pode ficar suscetível a situações negativas, influenciando em todo o funcionamento do empreendimento, além de provocar perdas financeiras significativas ou até mesmo falência. 

Com demandas cada vez mais complexas e um volume significativo de dados para serem analisados, as planilhas manuais estão dando lugar aos sofisticados sistemas integrados de gestão empresarial (ERP). Eles oferecem maior segurança e assertividade em todos os processos financeiros, incluindo a gestão de contas e pagamentos.

Essa administração automatizada influencia, por exemplo, para saber o melhor momento de investir em novos projetos, na ampliação do próprio negócio ou indicar riscos para o empreendimento.

Como um ERP pode ajudar no controle das contas a pagar e receber? 

Um sistema integrado de gestão empresarial (ERP) reúne informações de diversos setores da empresa como financeiro, áreas de compras e vendas, logística, produção, recursos humanos, entre outros. Essa unificação permite uma organização mais eficiente e precisa, além de proporcionar uma melhor fluidez dos dados internos da empresa. 

A partir da integração de todas essas informações, é possível visualizar a empresa desde um ponto de vista macro. Portanto, analisando o desempenho e custos de cada departamento, para traçar estratégias para enxugar gastos ou mesmo otimizar a saúde financeira do empreendimento no formato atual. 

Além do controle mais efetivo e automatizado das contas a receber e a pagar, com o auxílio de um ERP é possível desenhar planos orçamentários mais próximos da realidade. Sendo assim, tendo como base os dados internos para projeções mais precisas e com redução considerável nos riscos. 

A gestão do fluxo de caixa também é simplificada, possibilitando maior segurança em todas as ações financeiras. Além de otimizar o tempo gasto no processo, essa funcionalidade permite emitir gráficos e relatórios detalhados a qualquer momento, contribuindo para tomadas de decisões mais ágeis e assertivas.

Integração entre os módulos do ERP

Todos esses benefícios são alcançados graças à integração entre módulos e soluções do ERP. Na indústria, um ERP especialista trabalha desde as compras de insumos e organização de atividades de Back Office, passa pela produção e todo o processo de chão de fábrica e chega até a armazenagem e distribuição dos produtos. Isso garante que todos os dados da indústria fiquem centralizados em um só lugar, dialogando entre si, além de permitir uma visão panorâmica da empresa. 

Em um ERP, a extração dos dados que compõem o sistema de contas a pagar e receber pode vir de diversos outros módulos do sistema que concentram essas informações. 

Diferenciais do ERP da Korp

Um grande diferencial para fazer com que o sistema de contas a pagar e a receber de uma empresa funcione e não deixe furos é conseguir visualizar todas essas informações de forma panorâmica. Desse modo, possibilitando ao usuário entender o que está acontecendo, acessando históricos e determinando as tomadas de decisões através desses dados concretos.

É exatamente isso que o Korp Analytics, a ferramenta de Business Intelligence da Korp faz. Ele extrai os dados do ERP e transforma-os em dashboards visuais e altamente analíticos. Com isso, transforma um monte de dados em insights essenciais para que o usuário entenda o que está acontecendo dentro da empresa e tenha capacidade de identificar falhas e até mesmo oportunidades a partir disso. 

Além de oferecer todas as ferramentas que uma empresa precisa para gerir seus processos de contas a pagar e a receber, centralizar e integrar essas informações entre setores e garantir o bom fluxo financeiro, o ERP da Korp também oferece uma solução que transforma esses dados em informações valiosas para que o cliente consiga otimizar cada vez mais esse setor, saindo da estagnação e tendo a oportunidade de se manter atualizado dentro de um mercado competitivo. 

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