Como realizar o controle eficiente das contas a pagar e receber?

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15 de dezembro de 2020

Você quer melhorar a saúde financeira do seu negócio? Então, trabalhe por uma gestão e controle eficientes das contas a pagar e receber. Desse modo, manter o planejamento em dia fica mais fácil, assim como a gestão dos lucros.Administrar as contas a pagar e receber pode parecer algo simples, mas muitas instituições não sabem como melhorar esse controle e, por isso, acabam comprometendo a saúde financeira.

As contas servem como um indicador do nível de estabilidade financeira da organização. Portanto, busque conhecimento nessa área, e aplique boas práticas que auxiliem no controle financeiro.

No artigo, vamos explicar a diferença entre as contas a pagar e receber, além de dar algumas dicas para você realizar o controle eficiente do seu negócio. Vamos lá?

O que são contas a pagar e receber?

As contas a pagar e receber ajudam o gestor a compreender a saúde da empresa, por meio dos recursos que são direcionados a fornecedores e impostos, além dos recebimentos que vêm de clientes.

Sendo assim, controlar essas informações permite a continuidade da produção e o planejamento do futuro da organização. 

Contas a pagar

As contas a pagar saem do seu caixa, de forma fixa ou variável. Desse modo, podem acontecer todos os meses ou em ocasiões específicas. 

Toda empresa precisa quitar seus débitos com diferentes partes, como os fornecedores e colaboradores, mas também na forma de impostos.

Há ainda outros exemplos de contas a pagar, como os custos com matérias-primas e manutenções de máquinas e equipamentos.

O fato é que se as contas não forem pagas em dia podem gerar dívidas e trazer problemas sérios ao departamento financeiro e à empresa como um todo.

Contas a receber

As contas a receber são os valores que entram no caixa por meio de valores de vendas de produtos e serviços. Também podem envolver promissórias, vendas a prazo e títulos de crédito a favor da empresa. Elas precisam ser maiores que os valores das contas a pagar para o equilíbrio do fluxo de caixa.

Dicas para equilibrar as contas da sua empresa

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Registre todas as operações

A gestão das contas a pagar e receber é uma tarefa operacional. Sendo assim, menos complexa do que um planejamento financeiro. Inicialmente, é necessário registrar todo o fluxo de caixa, entradas e saídas, e conferir se estão programadas, conforme planejado. Nesse sentido, o mais importante é ser cuidadoso e preciso. Qualquer erro, pode gerar um desencontro e provocar um desequilíbrio nas contas.

Portanto, nada pode passar despercebido nos registros realizados. Essa é a única maneira de evitar equívocos e conflitos na apuração do fluxo de caixa.

Gerencie a inadimplência dos clientes

Tenha sob controle todos os clientes inadimplentes. Dessa maneira, é possível prever todas as contas a receber pendentes. Para isso, utilize a régua de cobrança.

A régua de cobrança impede que sua empresa esqueça as faturas pendentes, pelo contrário, inicia o controle antes mesmo do vencimento. Então, por meio dela, acompanhe os consumidores devedores e mantenha contato via e-mail, ligação ou SMS. Envie mensagens específicas de cobrança, lembretes de faturas pendentes, etc.

Esse controle não é fácil para ser realizado manualmente. Então, conte com a ajuda de algumas ferramentas de gestão, como um sistema ERP ou CRM.

Monitore o fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma ferramenta essencial no controle das contas a pagar e receber, pois ele permite o monitoramento das entradas e saídas. A depender do porte da empresa, essa verificação precisa acontecer diariamente. Por isso, vale a pena contar com um sistema de gestão empresarial para emitir relatórios com agilidade e em tempo real.

Organize centros de custos

Para aprimorar o seu controle de gastos, pode utilizar a técnica de centros de custos. Desse modo, você precisa montar uma estrutura com divisões de gastos, por separação de setores, como logística, produção, vendas, tecnologia, entre outros. 

Outras formas de divisão podem incluir a separação dos centros de custos por matriz e filiais, deixando a sua análise mais detalhada. Com isso, você pode analisar de onde vem os maiores gastos e monitorar o desempenho de cada departamento.

Automatize tarefas repetitivas

Os processos financeiros costumam ser manuais, aumentando o risco de erros humanos. Por isso, automatizar as tarefas repetitivas pode reduzir as possibilidades de erros no negócio.

Além disso, a sua equipe pode se motivar trabalhando em atividades mais estratégicas, deixando as repetitivas para a tecnologia. 

O sistema pode verificar os balanços automaticamente, para que você detecte erros com mais agilidade, caso ocorram. Isso também ajuda a minimizar o risco de fraudes na organização.

Por que utilizar o ERP para controlar as contas a pagar e receber?

O ERP é a solução ideal para realizar o controle eficiente das contas a pagar e receber. Esse sistema integra os diferentes setores do seu negócio e automatiza tarefas repetitivas para melhorar a produtividade e garantir a eficiência da sua empresa.

Implantar o sistema ERP, proporciona a ampliação do controle, e a integração entre os departamentos da empresa. Dessa forma, o ERP auxilia ainda na automatização de processos e na redução de erros ou desatenção operacional. 

Além disso, ajuda os gestores com a tomada de decisões por meio de relatórios personalizados, que trazem uma visão geral do fluxo de caixa, registros e contatos dos clientes.

Aplicar essas práticas, juntamente ao planejamento financeiro, permite que o seu negócio tenha um controle das contas a pagar e receber mais assertivo. Com isso, é possível alcançar bons resultados diante do mercado e concorrência.

Conheça as possibilidades do Viasoft Korp ERP, e realize o controle das contas a pagar e receber da sua empresa:

  • Automatização das operações financeiras;
  • Gestão das contas a pagar e receber, contas fixas, previsões de compras e de vendas;
  • Adiantamentos de compras e vendas;
  • Fluxo de caixa com e sem provisões vinculados a planos de contas gerenciais e centros de custos;
  • Recibo de pagamento de autônomos – RPA;
  • Controles de recibos e prestações de contas;
  • Integrações com DDA, CNAB e importação de extratos;
  • Emissões de boletos;
  • Controles de cheques;
  • Relatórios gerenciais.

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