O que é ERP: extraia o melhor deste poderoso sistema de gestão

Você sabe o que é ERP? A sigla, em inglês, faz referência à Enterprise Resource Planning que, quando traduzida, podemos entender por Planejamento de Recursos Corporativos.

Para esclarecer dúvidas sobre o ERP, preparamos um artigo  sobre o tema, abordando conceitos, integrações, automações e as vantagens de aquisição para a gestão de processos empresariais. Confira abaixo!

1. O que é ERP?
2. A importância do ERP para a sua empresa
3. Como escolher um ERP

O que é ERP?

Podemos entender o ERP como uma solução tecnológica para o gerenciamento estratégico e operacional de uma organização. Ele tem como propósito o controle total de informações, integrando, gerenciando dados e automatizando processos para tomada de decisões. Tudo isso em um único ambiente. 

Ou seja, o ERP é responsável por oferecer visibilidade sistêmica do negócio e de cada detalhe da organização em tempo real. Ele confere poder de controle em todas as rotinas organizacionais, de forma totalmente integrada. Isso possibilita que os gestores da empresa tenham embasamento para tomarem decisões assertivas e fazerem ajustes estratégicos de forma ágil e eficiente.

A importância do ERP para a sua empresa 

O ERP, além de favorecer essa visão estratégica sobre o negócio, também é uma solução que possibilita a integração de todos os processos da empresa. Portanto, ele une todo processos, como:

• vendas;
• compras; 
• planejamento de produção (MRP I e II); 
• sequenciamento de produção (APS); 
• engenharia; 
• manutenção; 
• qualidade, fiscal/contábil; 
• logística da empresa.

Um bom sistema de gestão oferece uma série de benefícios para empresas que almejam crescimento e produtividade. Para garantir esse desenvolvimento, a complexidade dos processos aumenta, o que também aumenta a necessidade de contar com um ERP robusto. 

Ter essa potente ferramenta a favor do negócio é a principal estratégia para ocupar um espaço de competitividade no mercado. Além disso, possibilita a identificação de oportunidades. Sendo assim, reflete diretamente na inovação dos negócios da empresa. Conheça abaixo algumas das vantagens do ERP nas empresas!

1. Aumento da produtividade, controle e otimização de processos.

Ter um bom ERP torna os procedimentos operacionais mais eficazes. Desse modo, possibilita a automatização de tarefas diárias. Isso auxilia na definição de etapas essenciais, elimina atividades desnecessárias e diminui tempo e gastos com recursos ou subutilização destes.

Além da automatização, determinados processos exigem otimização de tempo e diminuição de custo para verdadeiramente tornar a organização competitiva e rentável.

O Advanced Planning & Scheduling é um exemplo disto. 

Advanced Planning & Scheduling

O APS, ou Planejamento Avançado de Recursos, em português, é uma ferramenta utilizada para otimização do sequenciamento da linha de produção de uma indústria. Ele é capaz de gerar a programação completa da fábrica em segundos, definindo a melhor estratégia de produção de acordo com as necessidades da empresa, sempre através de um algoritmo que determina a melhor opção de sequência de produção.

Saindo da produção, outro exemplo de automatização de processos indispensável em qualquer empresa é o processo de faturamento integrado ao processo de vendas. Dentro da estrutura de venda de uma empresa, existem diversos fatores como condições e formas de pagamentos, que exigem agilidade na formação do preço de venda. 

Um sistema de gestão eficiente conta com automações no cálculo instantâneo e seguro do valor final. Ele leva em consideração a incidência de tributos, principalmente aqueles que não somam ao valor a ser pago pelo cliente, mas sim aos custos da empresa, por exemplo. Todo esse cálculo precisa acontecer eficientemente, com o mínimo de intervenção humana para evitar erros operacionais e agilizar o processo.

A automação de atividades pode aparecer em diversas rotinas da empresa. Quando presente, representa aumento de produtividade e otimização. A automatização de tarefas tem vários benefícios, como:

• elimina a mão de obra desnecessária; 
• garante consistência de dados, transparência, e segurança das informações; 
• reduz fraudes;
• economiza tempo de operação que poderia ser realocado para atividades que realmente precisam do trabalho humano. 

A soma desses benefícios resulta no controle absoluto de operações e processos. Também permite o acompanhamento de indicadores de performance, garantindo a eficiência organizacional da empresa.

2. Padronização de Procedimentos Operacionais 

Uma das grandes vantagens na utilização de um ERP é a padronização dos procedimentos em cada setor, seja de ordem estrutural ou operacional. Principalmente quando há matriz e filiais ou de um grupo empresarial com várias empresas, que torna a necessidade de gestão e controle ainda mais apurada. 

A padronização de procedimentos relaciona-se diretamente com a qualidade do produto ou serviço, Desse modo, interfere positivamente ou negativamente em resultados esperados dentro de determinado tempo. Quando há retrabalhos ou quando esses resultados não são atingidos, a rentabilidade da empresa é diretamente comprometida também.

Benefícios da padronização de processos

A implantação de um ERP integrado e voltado a processos favorece e fortalece a unificação e homogeneização da informação e gestão segura das atividades operacionais.

Outro benefício da padronização é a minimização de ruídos de comunicação interna. Principalmente os de cunho semântico, que podem ser tão graves a ponto de comprometer a entrega de um serviço ou produto.

Durante a implantação do ERP, é comum que sejam notadas execuções de tarefas em duplicidade por setores diferentes. Além disso, atividades sendo realizadas sem nenhum objetivo visível que ofereça benefício para a corporação. Esse tipo de tarefa pode ser identificado ao perceber que os colaboradores a realizam sem nem mesmo entender o motivo, ou seja, os funcionários gastam tempo produtivo em atividades feitas no automático, sem propósito ou objetivo evidentes.

Um exemplo disso é o tempo utilizado para arquivamento de documentos físicos como extratos e comprovantes. Afinal, no futuro nem será possível ler o que está escrito, porque as marcas da impressão serão perdidas ao longo do tempo. 

O ERP tem fundamental importância na otimização de rotinas e precisa estar embasado por procedimentos operacionais em todas as áreas. Por isso, é preciso ter propósito e objetivo bem definidos para garantir o aproveitamento do tempo e esforço em rotinas que realmente façam sentido para a empresa.

3. Eficiência no controle de estoque 

No atual cenário brasileiro, a instabilidade econômica favorece o método Just in time para fornecimento de produtos e serviços na quantidade e locais corretos. Mas nem todo nicho de negócio permite isso. Logo, a gestão eficiente e monitoramento do estoque desde a entrada até a saída, passando pela movimentação dentro da empresa, é uma premissa básica para seu crescimento.

O sistema ERP ajuda a encontrar o ponto de equilíbrio para aquisição ou manufatura de itens de revenda,  matérias-primas, insumos e semi-elaborados. Ele se baseia em:

• séries históricas de vendas; 
• ponto de pedido; 
• lote ideal; 
• estoque de segurança;
•  estoque máximo e mínimo; 
• indicadores de sazonalidade; 
• giro de estoque;
• lead time de entrega e disponibilidade. 

Todos estes dados são trabalhados e calculados num bom ERP de forma a reduzir a imprevisibilidade da necessidade de estoque e tempo de permanência dele na empresa. Obviamente, evitando “perder dinheiro” com produtos fora da validade ou parados.

4. Diminuição de custos, aumento lucratividade e rentabilidade

A redução de custos, além de uma estratégia em momentos de crise, é também a obtenção de recursos para novos investimentos e inovação. Pesquisas realizadas ao longo dos anos mostram que o retorno em soluções de ERP são recuperadas e alcançam um ROI de mais de 200%.

A adoção de um eficiente sistema de ERP reflete a transparência de toda operação. Afinal, ele centraliza informações de custos diretos e indiretos na composição da mercadoria vendida em uma cadeia automatizada. Além disso, faz o apontamento de etapas de operações, desperdícios e retrabalhos em tempo real, o que atualmente é sinônimo de sobrevivência e concorrência no mundo corporativo.

Não é possível obter precificação adequada sem conhecer o limite entre margem líquida satisfatória e ganho da oportunidade do concorrente por preço, sem calcular a tributação na venda e aproveitamento de créditos tributários na compra, além dos custos da operação.

Muito mais que saber o quanto o negócio é rentável, é saber quais os produtos oferecem maior lucratividade e rentabilidade de forma ágil em tempo hábil para tomada de decisão e definição ou mudança de ações estratégicas quando necessário.

E como escolher um ERP?

A escolha de um ERP é tão importante quanto sua implantação. O software fará parte da vida na sua empresa, funcionando como um casamento entre o fornecedor do sistema de gestão e o seu negócio.

Considerando que a implantação de um novo ERP é complexo e interfere em todas as rotinas. Por isso, o relacionamento deverá ser longo e duradouro. Portanto analise seu fornecedor nos seguintes quesitos!

1. Garanta que haverá proximidade e relacionamento direto entre os decisores da empresa e do fornecedor de ERP.
2. Avalie se as soluções essenciais ao seu negócio são nativas do produto e não terceirizadas com integrações. Ou seja, procure saber se o seu fornecedor é o fabricante direto das soluções. Quando surgem problemas com integrações é mais fácil o fornecedor responsabilizar um terceiro com o qual sua empresa precisará atuar do que resolver rapidamente.
3. Tenha certeza de que não haverá necessidade de trocar a solução em caso de expansão do seu negócio. O ideal é uma solução que permita a utilização das funcionalidades conforme sua estrutura de crescimento, escalando junto com a empresa.
4. Procure um fornecedor que seja inovador, oferecendo melhorias de sistema sem custo adicional. Isso demonstra naturalmente a cultura de melhoria contínua do seu produto, assegurando que ele irá acompanhar as novas tendências e tecnologias desenvolvidas.

Além desses quesitos, alguns passos são necessários durante o processo de compra de um ERP:

1. Defina objetivos

A empresa precisa saber exatamente os motivos ou deficiências dos processos que precisam ser sanados. Ou seja, quais os motivadores que estão levando a aquisição ou substituição de um ERP. Tenha isso claro. Pontue em detalhes as limitações. Saber exatamente qual o objetivo e onde a empresa precisa chegar com o novo ERP é um fator importante que pode garantir o sucesso dessa parceria. 

Tenha ciência do que seu negócio precisa em detalhes, se são alterações e melhorias de processos, maior controle e organização da empresa, redução de estoques ou custos, efetividade de entregas no prazo ou aumento de produtividade, por exemplo. 

É preciso ter esses objetivos principais bem definidos e alinhados para que o fornecedor de ERP também trabalhe para que as soluções atendam essas necessidades.

Para definir esses objetivos, é preciso estudar com cautela toda a estrutura da empresa. Portanto, ouvindo colaboradores tanto operacionais quanto gerenciais.

Alguns problemas de origem operacional exigem que o ERP tenha uma funcionalidade nativa para implantação imediata. Um exemplo disso seria uma ruptura de estoque que incide na queda das vendas. As causas para isso são inúmeras, como:

• falta de gerenciamento de estoque;
• ineficácia na logística;
• abastecimento de estoques;
• falta de planejamento;
• critérios mínimos estabelecidos para ponto de reposição, ou em função de sazonalidades de demanda.

Um bom ERP seria capaz de solucionar todos esses problemas com soluções nativas e prontas para serem implementadas.

2. Defina o orçamento 

A aquisição do ERP envolve, além do sistema, a implantação dele e a infraestrutura necessária para suportar a aplicação. Então, é preciso avaliar seu orçamento disponível para entender que tipo de soluções ele irá comportar. Há soluções em nuvem que tendem a baratear o custo de infra, por exemplo. 

Um ERP completo irá oferecer diversas soluções e, eventualmente, haverá necessidade de integração com outros aplicativos ou plataforma e-commerce ou outros. Por isso, é preciso analisar o custo das soluções como um todo.

Evite uma solução com muitas integrações de fornecedores distintos, isso ao longo do processo onera enormemente custos.

3. Faça um mapeamento dos processos

Antes de comprar um sistema de gestão, fazer um mapeamento detalhado é essencial. É preciso entender toda a estrutura da empresa e analisar a maturidade de cada setor em termos de processos e regras de negócio. Para garantir que o ERP irá atender a todas as necessidades da empresa, é preciso listar cada processo presente no dia a dia do negócio. Assim, o fornecedor de software consegue visualizar e mapear cada solução que corresponda a necessidade da empresa.

Esse mapeamento é uma via de mão dupla, tanto para o fornecedor do ERP entender quais soluções precisam ser implantadas, quanto para que a empresa esteja preparada para receber as melhorias que o ERP irá oferecer. 

Em casos de automações, por exemplo, não é possível automatizar processos não funcionais e desadequados. É preciso primeiramente fazer todos os ajustes para que a automação funcione com efetividade.

4. Faça análises de aderência detalhadas e setorizadas

A análise de aderência é uma ação importantíssima para a seleção do ERP. É essa análise que fará a comparação do mapeamento dos processos da sua empresa com as funcionalidades nativas contidas no ERP escolhido.

Para auxiliar neste processo utilize uma RFP (Request for Proposal)  e envie aos fornecedores. O Pedido de Proposta, em português, trata-se de uma ferramenta para descrever o detalhamento dos processos críticos do seu negócio que devem ser atendidos pelo ERP. É isso que definirá o escopo a ser implantado.

Quanto mais os processos forem detalhados, maior a probabilidade de sucesso da escolha. A estrutura da RFP deve permitir que os riscos e benefícios possam ser identificados claramente. 

Além disso, outro ponto importante é garantir que esse documento de proposta faça parte do contrato com o fornecedor. Dessa forma, você consegue assegurar que todas essas necessidades sejam supridas pelo ERP. 

É comum que neste tipo de negociação esses descritivos aprofundados dos processos não sejam feitos da forma correta, o que poderá acarretar em problemas após a aquisição do ERP. Por consequência, gerando customizações do software para se adaptar às necessidades reais da empresa que não foram citadas anteriormente.

Isso gerará custos não previstos, além de gasto de tempo para desenvolvimento e implantação das soluções faltantes para pleno funcionamento dos processos da empresa junto com ERP.

5. Procure ERP especialista no seu negócio

Esse é um ponto essencial na hora de escolher o ERP ideal para a sua empresa. Atualmente, é comum ver empresas de softwares de gestão aderindo aos mais diferentes tipos de segmentos. Mas além de fugir do foco do seu segmento, essa prática geralmente também é sinônimo de integrações terceirizadas. Como você já viu neste artigo, não são a prática ideal para empresas que buscam economia e efetividade das operações.

Além disso, a implantação e desenvolvimento de um software como um ERP envolve conhecimento profundo da regra de negócio da empresa. Quando a solução é especialista no segmento de atuação, a adesão aos processos tendem a ser cada vez maiores.

Isso acontece porque uma empresa especializada no seu segmento conhecerá de dentro para fora as reais necessidades do negócio. Assim, contará com soluções que façam sentido e atendam a essas questões mais específicas. Enquanto isso, um ERP genérico irá oferecer soluções básicas de gestão, sem entender a regra por trás da operação da sua empresa. 

Outro motivo relevante é que o processo de mapeamento torna-se mais barato e rápido. O fornecedor normalmente conhece as principais dores, necessidades e gargalos do seu negócio. Assim, ele saberá exatamente por onde começar a resolver essas questões, contando com soluções nativas que sanem os problemas e anseios da empresa.

Normalmente, customizações e integrações são sinônimos de custos maiores, e ter soluções nativas garantem que esse desperdício de dinheiro não aconteça.

6. Assista a apresentação técnica 

A principal oportunidade de avaliar o potencial do ERP que você pretende contratar é participar da apresentação técnica do produto. Nessa reunião, diretores, proprietários e os principais gestores deverão participar para analisarem em conjunto as funcionalidades ligadas à gestão da empresa. 

Caso haja supervisores de TI, também seria importante que estes estivessem presentes para analisar a infraestrutura necessária para implantação do sistema, assim como necessidades relacionadas a atualizações de versões, suporte e treinamento dos usuários que usarão o sistema, para garantir que as funcionalidades operacionais serão aderentes às suas tarefas diárias.

Uma empresa funciona como uma grande engrenagem. Um setor depende do outro para funcionar. Entender quais áreas estão interligadas representa entender onde a limitação de uma interfere na outra. Por isso, a escolha de um ERP envolve a análise por todos os tomadores de decisões envolvidos na empresa. Assim, garantimos que os setores estejam de acordo e as integrações realizadas pelo ERP funcionem de forma efetiva.

Todo o processo de implantação de ERP na Korp é feito com a escuta das necessidades do cliente e muita transparência. Oferecemos soluções para produção, back-office, logística, fiscal/contábil e além de outros desenvolvimentos tecnológicos, para atingir os principais pontos de atenção da sua empresa. Afinal, um único sistema pode te oferecer múltiplas possibilidades.

Deseja melhorar a produtividade da sua empresa com um ERP? Fale com a Korp!