O que é WMS: como funciona e vantagens

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01 de julho de 2022

Quem sabe o que é WMS (Warehouse Management System) tem muito mais instrumentos para potencializar a performance de sua empresa. Afinal, a solução vem como uma resposta às exigências de consumidores do ambiente online, dando conta das novas demandas do mundo digital.

Por isso, um mercado volátil precisa de medidas à altura para atender às expectativas dos clientes. É necessário muito mais que uma entrega rápida para fidelizar compradores. Desse modo, a supply chain deve ser repensada para melhorar vários processos internos.

Em um mundo cada vez mais conectado e dinâmico, a otimização do tempo é vista como um dos principais ativos de qualquer empresa no mercado. Além disso, os consumidores hoje dispõem de uma grande variedade de opções na hora de efetuar a compra, tendo o e-commerce como um poderoso aliado nestes processos. 

Da facilidade no pagamento à urgência de entrega, todas as etapas são pensadas para oferecer ao consumidor o máximo de comodidade e eficiência. 

Quando falamos de agilidade nas grandes indústrias, um segmento se destaca como o grande “pulmão” para fazer tudo acontecer da melhor maneira possível: a logística. Infraestrutura e tecnologia devem estar em perfeita sintonia, oferecendo ao cliente uma experiência de compra impecável. Em expansão, o setor privado em transporte e logística deve receber até R$ 124,3 bilhões em investimentos entre 2022 e 2026, de acordo com estudo da Associação Brasileira da Infraestrutura e Indústrias de Base (Abdib).

Com um WMS, isso é possível com mais agilidade, pois a tecnologia colabora para o bem do seu negócio. Neste artigo, explicaremos o que é o sistema, como funciona e suas vantagens. Confira!

O que é WMS?

wms

 

Neste contexto de modernização da cadeia logística, um conjunto de soluções tecnológicas se torna imprescindível na indústria, entre elas o WMS (Warehouse Management System, em inglês). A tecnologia, que em português poderia ser traduzido como “Sistema de Gerenciamento de Estoque”, visa auxiliar na gestão e automação dos locais de armazenamento dos produtos em larga escala. 

Esse sistema, desenvolvido para atender médias e grandes empresas, auxilia no controle do estoque, provendo informações em tempo real e notificando os gestores sobre todas as movimentações realizadas no estoque. Dessa forma, O software centraliza todos os processos em um grande banco de dados, fornecendo relatórios detalhados sobre a condição, identificação e rastreabilidade de cada item

Conforme a Logistics Management, em 2018, sistemas WMS já faziam parte da realidade de 90% das empresas. Sendo assim, trata-se de uma ferramenta que garante eficiência ao centralizar operações que antes eram divididas entre vários funcionários sem controle adequado. Várias atividades podem se beneficiar da solução, como:

  • Manufatura: estoque, picking, impressão de etiquetas, etc.
  • Distribuição: pré-inventário, notas fiscais, shelf life, armazenagem, entre outras.
  • Logística: cross docking, ship from store, gestão do estoque.

Como surgiram os primeiros sistemas WMS?

Certamente, o WMS desempenhou um papel fundamental na transformação da perspectiva dos gestores em relação às suas cadeias de suprimentos, mas não foi a primeira solução a alcançar tal feito. Sua origem tornou-se possível devido à existência de um sistema precursor que já utilizava informações para estrategicamente organizar o fluxo de armazenagem: o WCS — Warehouse Control System (em tradução livre, Sistema de Controle de Armazém).

A distinção principal, no entanto, pode ser observada na própria nomenclatura.

WCS – Sistema de Controle de Armazém

Permite apenas o controle das entradas e saídas de estoque, bem como a dedução de produtos.

WMS – Sistema de Gerenciamento de Armazém

Vai além, oferecendo um gerenciamento abrangente do fluxo de armazenagem.

Como funciona o WMS?

Através de um sistema WMS, é possível configurar ou redesenhar totalmente o espaço nos estoques, além de otimizar tarefas que demandam bastante tempo, como a verificação completa do inventário. Isso inclui:

  • Definir áreas de armazenagem temporárias e permanentes;
  • Configurar regras de localizações fixas e variáveis para produtos;
  • Definir grupo de localizações estabelecendo o peso máximo permitido, quantidade comportada, etc;
  • Realizar ciclos de auditoria de localizações (produto x localização x lote x quantidade);
  • Realizar movimentações e realocações internas (transferências entre localizações para reagrupamento);
  • Baixar itens danificados. 

Com a adoção da tecnologia, o recebimento e separação de mercadorias são agilizados, oferecendo maior segurança e transparência para os gestores que trabalham diretamente no setor. Portanto, entre as possibilidades estão:

  • Importar o XML do fornecedor direto da SEFAZ;
  • Converter os códigos das mercadorias do fornecedor para os códigos internos;
  • Conferir as quantidades, preços, condições, codificações fiscais, cálculos tributários, frete;
  • Fracionar embalagens quando necessário;
  • Alocar as mercadorias ou lotes seguindo regras de menor fracionamento;
  • Emitir ordens de separação de mercadorias individuais para cada pedido de venda ou agrupadas por critério (produto, cliente, zona de depósito).

Já nas etapas de preparação e embarque, as empresas ganham praticidade com a automação de processos que antes demandava a supervisão de profissionais nos depósitos. Por conseguinte, com a adoção do WMS é possível simplificar e realizar as seguintes ações:

  • Embalar as mercadorias formando os volumes (paletes, caixas, fardos, etc);
  • Emitir as etiquetas para identificar os volumes com dados do cliente, produtos ou lote;
  • Emitir o roteiro de entrega;
  • Emitir a nota fiscal eletrônica e boleto de cobrança;
  • Enviar documentos eletrônicos para o e-mail do cliente;
  • Conferir os volumes embarcados através de aplicativo mobile ou coletor de dados.

Quais são as vantagens do WMS?

vantagens-wms

 

Com a automatização dessas atividades na empresa, é possível favorecer a cadeia logística como um todo, pois se tratam de ações ligadas diretamente com a entrada, saída e controle das mercadorias. Desse modo, entre as vantagens a curto prazo, destacam-se: 

  • Maior agilidade nas cargas, descargas e trocas; 
  • Estocagem mais assertiva; 
  • Redução do tempo de espera;
  • Melhor aproveitamento do espaço físico; 
  • Mais segurança no fluxo de produtos; 
  • Redução nos custos de mão de obra;
  • Maior controle dos produtos armazenados;
  • Redução de movimentações dos estoques e de perdas materiais; 
  • Otimização nos prazos de frete. 

Somadas, essas vantagens se traduzem em diversos benefícios a longo prazo para a empresa. Além de reduzir os custos operacionais com retrabalho e ações imprecisas, a adoção de um sistema WMS favorece a tomada de decisões estratégicas, tendo como base os relatórios detalhados que são gerados pelo software. 

Do outro lado do balcão, o cliente também contará com uma experiência de compra mais   completa. Com uma margem de erro menor com relação ao fluxo de produtos, a empresa agregará valor e credibilidade junto ao mercado, possibilitando uma cobertura mais efetiva da marca e dos seus serviços no território nacional.  

O que pode acontecer se minha empresa não tiver um WMS?

Aumento de Despesas 

O uso inadequado do espaço de estoque, processos morosos e uma maior probabilidade de erros operacionais são resultados diretos da ausência de um WMS, impactando negativamente no crescimento financeiro da empresa.

Menor Eficiência 

Na ausência de processos automatizados e integrados, a gestão ocorre de maneira lenta e rudimentar. Os colaboradores dedicam seu tempo a tarefas manuais, os prazos não são cumpridos e o estoque não é movimentado de acordo com as necessidades.

Qualidade Inferior 

Conforme indicado por estudos da Robotic Business Review, armazéns automatizados têm uma probabilidade 76% maior de aprimorar sua eficiência de inventário para 99% ou mais.

Quais são as distinções entre os sistemas WMS, TMS e YMS? 

Ao buscar soluções para otimizar a logística e a distribuição, é comum deparar-se com diferentes sistemas, nomeadamente TMS, YMS e WMS.

Entretanto, existem diferenças significativas entre essas soluções que é importante compreender antes de tomar uma decisão de investimento.

  • TMS: O Sistema de Gestão de Transporte auxilia no controle das mercadorias em trânsito. Ele possibilita o rastreamento do movimento de carga, bem como o gerenciamento de veículos de transporte e a documentação legal e financeira associada.
  • YMS: O Sistema de Gestão de Pátio permite o monitoramento de caminhões e reboques dentro das instalações da fábrica, depósito e armazém. Sua função é facilitar o agendamento de docas e a gestão de pátios em centros logísticos.
  • WMS: O Sistema de Gestão de Armazém é uma solução abrangente que auxilia no gerenciamento completo do estoque. Em outras palavras, possibilita o controle de todas as mercadorias desde o momento em que são recebidas e armazenadas até o seu envio.

Papel do estoque na logística

Em um sistema eficiente de logística, é fundamental pensar os estoques como espaços de vantagem estratégica. Muito além de um local de armazenamento, eles simbolizam parte de um capital investido das empresas, que podem ser aproveitados para gerar diferenciais de mercado. 

Entre as atividades desenvolvidas dentro de um estoque estão: o recebimento físico e fiscal de mercadorias; preparação e armazenagem de itens diversos; conferência do carregamento; emissão de documentos de faturamento e transporte; entre outros. Além disso, a implementação de um sistema moderno e automatizado de armazenagem gera ganhos na logística, otimizando de forma significativa o atendimento nestes locais de serviço. 

Como escolher um sistema WMS adequado para a sua empresa?

Encontrar o sistema ideal para a sua empresa é uma questão de saber como identificá-lo e escolher o fornecedor mais adequado. A relação entre a sua empresa e o desenvolvedor da solução não deve ser unilateral e pontual, mas sim uma parceria comercial que compartilhe dos seus objetivos e potencialize o poder estratégico.

Ao buscar um sistema e um fornecedor, é crucial considerar o seguinte:

  • Funcionalidades: Pesquise e compreenda as principais plataformas do mercado para garantir que o sistema atenda às necessidades específicas da sua empresa e suporte a demanda do seu negócio.
  • Atualização do Sistema: Verifique o cronograma de atualizações e avalie o comprometimento do desenvolvedor com a sua empresa. A solução deve ser mantida atualizada para garantir seu funcionamento eficaz.
  • Integração com Outros Softwares: Escolha fornecedores que priorizem a capacidade de integração, ofereçam uma suíte completa e facilitem o processo, independentemente dos sistemas que você utiliza.
  • Implementação: Opte por um sistema flexível e dinâmico, fácil de usar, e cujo treinamento não impacte negativamente na sua rotina. Certifique-se de que a empresa oferece o suporte necessário para uma implementação bem-sucedida.
  • ROI (Retorno sobre Investimento): A ferramenta deve gerar resultados mensuráveis que possam ser analisados constantemente para a tomada de decisões estratégicas.

O custo de um Warehouse Management System depende de diversos fatores, tornando difícil estipular um valor médio. A empresa deve avaliar o investimento inicial, a expertise da desenvolvedora e, principalmente, o retorno sobre o investimento esperado. Esse cálculo proporcionará uma visão baseada no custo-benefício, em vez de focar apenas no custo.

Além disso, é fundamental escolher uma solução que seja constantemente atualizada, reconhecida no mercado, integrável a diferentes sistemas de gestão e que tenha casos de sucesso comprovados.

WMS e ERP podem trabalhar juntos?

Integrado a outras plataformas, como o ERP (Enterprise Resource Planning, em inglês),sigla utilizada pelos Sistemas Integrados de Gestão Empresarial, o WMS garante ainda mais vantagens. Portanto, ao contrário do que alguns podem pensar, os programas não competem entre si. Pelo contrário, já que podem compartilhar informações e assim viabilizar operações mais precisas de controle de vendas, expedição de pedidos e cobertura adequada nos estoques.

WMS Korp

O ERP Korp inclui o sistema WMS como funcionalidade para garantir a eficiência operacional. Com o WMS da Korp, você consegue gerenciar múltiplos depósitos, especificar a capacidade de peso/volume, número de paletes e dimensões das localizações, além de otimizar as operações do depósito e racionalizar o aproveitamento dos espaços.

wms-korp

Com a Korp, o WMS ainda é integrado a um poderoso software de gestão, focado em otimizar todos os processos das indústrias. Aumente a agilidade no final da cadeia produtiva e potencialize seus negócios com a gente. Fale com um consultor!

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A Viasoft Korp nasceu na indústria em 1999 e se tornou o maior especialista em sistemas de gestão para o segmento industrial e de distribuição. Além do ERP, desenvolve diversas outras soluções com foco em lucro e produtividade.

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