OTIF: descubra o que é o indicador e como calcular

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19 de Agosto de 2022

O indicador OTIF é uma métrica que ajuda a acompanhar a qualidade das entregas de um produto. Por isso, é um KPI que sempre precisa estar no radar dos gestores de uma empresa.

Os KPIs são métricas relevantes para mensurar a performance de uma estratégia ou dos procedimentos de gestão. Portanto, o Key Performance Indicator (Indicador-chave de Desempenho),ajuda no controle da indústria e nas tomadas de decisão. Sendo assim, é necessário que cada setor da empresa tenha seus KPIs para avaliação. Com base em dados concretos e atualizados, você pode criar um planejamento condizente com a realidade, além de implementar melhorias corretivas e preventivas.

A seguir, entenda o que é indicador OTIF, seus objetivos e vantagens. Além disso, descubra como ele transforma o dia a dia das empresas e como a tecnologia pode auxiliar na sua implementação. Continue a leitura e saiba mais!

O que é indicador OTIF?

 

A sigla OTIF significa “On Time In Full” e é um indicador de performance que ajuda os profissionais no acompanhamento da qualidade das entregas de produtos. Ou seja, o seu objetivo é melhorar continuamente a satisfação dos clientes em relação aos produtos e serviços realizados pela indústria.

“On Time” se refere ao prazo (tanto data quanto horário) e local combinados previamente com o cliente para a entrega de um produto. Dessa forma, a primeira etapa para calcular o indicador é analisar a pontualidade das entregas. 

Enquanto isso, o “In Full” está relacionado à concretização da expectativa do consumidor. Isso significa que o item precisa ser entregue de acordo com especificações enviadas aos clientes no fechamento da compra. Alguns exemplos de atributos são: tamanho, quantidade, qualidade etc.

Nesse sentido, o indicador OTIF auxilia a equipe a se aproximar do pedido ideal. Isto é, fazer as entregas no prazo e cumprindo as expectativas dos clientes. Ao encontrar esse ponto “perfeito”, a indústria consegue aumentar os níveis de satisfação e, consequentemente, a fidelização dos consumidores. 

Vantagens de usar o indicador OTIF na indústria

Além disso, o KPI traz mais transparência ao negócio e melhora os planejamentos futuros, bem como as decisões estratégicas, pois passarão a ter embasamento em dados e estatísticas.

Em resumo, a análise do indicador OTIF abarca o desempenho das entregas e dos processos logísticos. Ele toma como base a quantidade de entregas realizadas dentro do prazo previsto, de acordo com as especificações dos clientes (sem atrasos ou devoluções).

Com o objetivo de melhorar o potencial produtivo e o gerenciamento de processos, as indústrias precisam avaliar os KPIs. O OTIF é um exemplo de indicador que deve fazer parte do radar dos gestores. Afinal, ele ajuda a:

  • Avaliar a eficiência da logística;
  • Analisar a qualidade do serviço das transportadoras envolvidas;
  • Melhorar a compreensão do desempenho das entregas;
  • Identificar possíveis gargalos;
  • Diminuir custos logísticos desnecessários;
  • Otimizar a satisfação dos consumidores.

Saiba como calcular e aplicar o OTIF

Antes de entender o cálculo, saiba que, para fazer o rastreamento desse indicador, o gestor deve elaborar a avaliação de cada elemento separadamente. Então, On Time de um lado e In Full do outro. Veja um exemplo desta situação, logo abaixo:

Imagine que a indústria faz 98% das entregas conforme o prazo estabelecido. Portanto, o On Time equivale a 0,98.

Enquanto isso, o número de encomendas entregues dentro das especificações, sem avarias, erros, e outras falhas, é de 85%. Aqui, o In Full é de 0,85.

Portanto, com essas informações, o percentual de pedidos ideias enviados aos clientes é de:

OTIF = 0,98 x 0,85 = 0,833 = 83,3%

Obs.: a meta de toda empresa é alcançar 100% de entregas On Time In Full.

O que as indústrias precisam fazer para avaliar o indicador de maneira eficaz?

otif

 

Para que haja a possibilidade de fazer estes cálculos, é necessário obter fontes acuradas a respeito de atividades logísticas. Por exemplo: quantidade de pedidos, registro de devoluções, entre outras.

A fim de controlar esse e outros indicadores de performance, a indústria precisa de pessoas responsáveis para tais atividades diárias. Isso significa que há a necessidade de uma cultura corporativa voltada ao controle e levantamento de dados. Além disso, investir na precisão dessas informações deve fazer parte dos planos de gestores industriais, levando em conta os percentuais exatos, bem como as frequências, status, entre outros critérios.

O sistema integrado de gestão empresarial (Enterprise Resource Planning – ERP) é uma tecnologia que ajuda as indústrias a ganhar precisão nas informações e arquivos, já que integra os setores e automatiza algumas tarefas. Portanto, elimina grande parte dos erros humanos, como as falhas de digitação. Também traz funcionalidades que melhoram a visibilidade dos dados e processos.

Aplicando o indicador OTIF nas indústrias

Se o intuito da sua empresa é implementar o indicador OTIF nas operações, é importante entender alguns pontos. Primeiramente, conforme já mencionado, é imprescindível construir uma cultura que compactua com a avaliação de KPIs de modo contínuo.

Outrossim, os gestores precisam definir a metodologia que será aplicada nas avaliações. Em seguida, com o método definido, chega o momento de determinar os dados que farão parte da análise, os períodos de apuração, entre outras informações que a companhia considerar pertinente.

Depois disso, o time precisa gerar relatórios que mostrem o desempenho relacionados às entregas, por parte das transportadoras. Reforçando a ideia da tecnologia como aliada da indústria, certamente, todo esse fluxo de trabalho é otimizado ao contar com um sistema ERP.

Como usar um sistema ERP para acompanhar indicadores?

Além da integração de informações e departamentos, o software ERP ajuda em várias funções essenciais no cálculo do OTIF. Por exemplo: 

  • Metrologia,
  • Rastreio de itens, 
  • Monitoramento e controle de estoque, 
  • Máquinas e fluxos, entre outros pontos.

Deixar de avaliar e acompanhar alguns KPIs, como o OTIF, pode gerar uma operação abaixo do seu máximo potencial. Sem avaliação e controle, também não existe a condição de melhoria contínua e a identificação das causas de erros nos fluxos industriais. Tudo isso diminui a chance de evolução do processo produtivo e da empresa de modo geral.

O ERP da Viasoft Korp atua há mais de 20 anos em indústrias de diferentes segmentos, levando tecnologia de ponta, controle e evolução às companhias. Sendo assim, é uma ferramenta para elevar níveis de qualidade, faturamento e gestão de forma contínua.

Se você ainda tem dúvidas sobre o indicador OTIF aplicado nas indústrias ou sobre outro KPI logístico, envie sua mensagem em nossas redes sociais. Aproveite para conversar com um de nossos especialistas sobre a sua empresa e saiba de que modo o sistema Viasoft Korp ERP pode ajudar na gestão e execução de trabalhos diários.

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A Viasoft Korp nasceu na indústria em 1999 e se tornou o maior especialista em sistemas de gestão para o segmento industrial e de distribuição. Além do ERP, desenvolve diversas outras soluções com foco em lucro e produtividade.

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