Lead time: veja como calcular e otimizar

Lead time é o tempo necessário para concluir um processo ou tarefa, desde o início até a entrega final. É comumente utilizado em gerenciamento de projetos e produção, e pode incluir diferentes etapas, desde a concepção do projeto até a entrega do produto final ao cliente.

O lead time pode variar significativamente dependendo do tipo de projeto ou processo, bem como do setor ou indústria envolvida. Em alguns casos, o lead time pode ser relativamente curto, como no caso de produtos de consumo em massa, enquanto em outros pode ser muito longo, como no caso de projetos de construção civil ou de desenvolvimento de novos produtos.

Por isso, o gerenciamento adequado do lead time é essencial para concluir os projetos dentro do prazo e do orçamento. Isso pode envolver a identificação e eliminação de gargalos no processo, bem como a adoção de práticas eficientes de gerenciamento de tempo e recursos.

Vamos explicar o que é o lead time, como calculá-lo e otimizar os processos da sua empresa. Continue a leitura!

O que é o lead time na produção industrial?

Na manufatura, o lead time também aparece como um fator muito importante para se levar em consideração. Dentro desse segmento, ele representa o tempo necessário para completar um ciclo de produção de um produto.

Desse modo, o lead time na produção industrial é o tempo que o pedido leva desde o momento em que é feito, até a entrega final ao cliente. Portanto, inclui o tempo de processamento do pedido, envio da ordem de produção, fabricação em si, inspeções de qualidade, armazenamento, preparação de envio e transporte até chegar ao seu destino final. 

Lembrando que essas etapas do lead time podem variar dependendo dos processos presentes na sua empresa. Por isso, é importante avaliar todos os fatores do seu negócio para medir o lead time com assertividade. 

Na indústria, o lead time é um indicador importante, pois interfere diretamente na capacidade da empresa em atender as demandas dos clientes e manter os níveis de estoque desejáveis.

Portanto, uma gestão eficaz do lead time na produção industrial pode ajudar a reduzir o tempo de espera do cliente, melhorar a satisfação e aumentar a eficiência operacional da empresa.

O objetivo é sempre a redução do lead time. Na manufatura, essa redução pode ser alcançada por meio de inúmeras estratégias como:

• Otimização do processo de fabricação;
• Implementação de um sistema eficiente de gerenciamento da cadeia de suprimentos;
• Uso de tecnologias avançadas (como automação e robótica);
• Adoção de metodologias de gestão enxuta (como o lean manufacturing).

Como calcular o Lead Time?

A primeira coisa que você precisa entender é que o cálculo do lead time pode variar de empresa para empresa e/ou de produto para produto. Mas, no geral, o lead time é calculado com base em dois componentes principais: o tempo de processamento e o tempo de espera. Então, entenda melhor:

• O tempo de processamento é o tempo que leva para executar as etapas do processo, como produção, inspeção de qualidade e embalagem, por exemplo.

• O tempo de espera é o tempo que um item aguarda para ser processado, como o tempo que um produto fica em estoque antes de ser produzido ou o tempo que um produto fica em transporte antes de chegar ao cliente.
  

Apesar do cálculo do lead time variar conforme os processos específicos da sua empresa, é possível ter uma base para aplicá-lo à sua realidade. Confira o passo a passo:

Identifique as etapas do processo: 

Este é o momento de listar as etapas que fazem parte do processo da sua empresa, desde a entrada do pedido até a entrega do produto. Confira alguns exemplos de etapas comuns:

• Recebimento de matéria-prima: Etapa de recebimento e inspeção das matérias-primas para garantir sua qualidade e conformidade com as especificações.
• Armazenamento de matérias-primas: Etapa de armazenamento das matérias-primas em estoque, aguardando o início da produção.
• Preparação da produção: Etapa de organização e preparação dos materiais e recursos necessários para a produção.
• Processo de produção: Etapa de transformação das matérias-primas em produtos acabados através de diversas etapas como mistura, corte, usinagem, soldagem, montagem, entre outras.
• Inspeção de qualidade: Etapa de inspeção do produto para garantir que atenda às especificações de qualidade e segurança.
• Embalagem: Etapa em que o produto é embalado e etiquetado para o transporte e armazenamento.
• Armazenamento do produto acabado: Etapa em que o produto acabado é armazenado em estoque, aguardando a expedição.
• Expedição: Etapa em que o produto é enviado para o cliente final ou para o centro de distribuição.

Essas são algumas etapas comuns do processo que podem ser listadas, mas é importante lembrar que cada indústria ou processo pode ter etapas adicionais ou diferentes, dependendo das necessidades específicas do produto ou processo.

Determine o tempo de processamento: 

Para cada etapa do processo, determine o tempo necessário para executá-la. Aqui, será preciso fazer uma medição precisa do tempo que cada etapa exige para ser concluída.

Determine o tempo de espera: 

Identifique os pontos do processo em que os itens precisam esperar antes de serem processados. Além disso, determine o tempo que os itens aguardam em cada ponto do processo. Veja alguns exemplos possíveis de processos que terão tempo de espera:

• Recebimento de matéria-prima: Se a indústria precisa receber matérias-primas de fornecedores externos, os itens podem precisar esperar no estoque antes de serem processados.
• Fabricação: Durante o processo de fabricação, os itens podem precisar esperar em uma fila ou em uma esteira antes de serem processados na próxima etapa.
• Inspeção de qualidade: Após a fabricação, os itens podem precisar esperar para serem inspecionados para garantir que atendam aos padrões de qualidade.
• Embalagem:Após a inspeção, os itens podem precisar esperar na área de embalagem antes do embalo e preparo para envio.
• Transporte:Depois de embalados, os itens podem precisar esperar no estoque antes de serem transportados para o cliente.

Some o tempo de processamento e o tempo de espera:

 Nesta etapa, você deve somar o tempo necessário para executar cada etapa do processo com o tempo que o item aguarda em cada ponto. Isso irá fornecer o tempo total necessário para concluir o processo e entregar o produto ao cliente.

Refine o cálculo: 

Após a determinação do tempo de processamento e o tempo de espera, é possível refinar o cálculo para incluir fatores como a variabilidade no tempo de processamento ou possíveis atrasos no processo. Dessa forma, você deve adicionar uma margem de segurança ao cálculo do lead time.

Por que você precisa conhecer o Lead Time da sua empresa?

Antes de qualquer coisa, você precisa saber o lead time da sua empresa porque saber exatamente como os processos acontecem e quanto tempo eles levam até chegar ao seu cliente final são um requisito oficial se você deseja otimizar esses processos. Mas, além disso, saber o lead time do seu negócio também pode trazer inúmeros outros benefícios. Confira: 

Melhoria da satisfação do cliente: 

Com o bom gerenciamento do lead time, a indústria pode entregar os produtos dentro do prazo, ou até mesmo diminuir o prazo médio de entrega por meio de otimizações que você identificar ao ter conhecimento do lead time dos processos.

Com isso, você garante que o cliente fique satisfeito com a experiência, tendo suas expectativas atendidas ou até superadas.

Aumento da eficiência operacional: 

Com o gerenciamento assertivo do lead time, a indústria pode identificar gargalos no processo e tomar medidas para melhorar a eficiência operacional, eliminando atrasos e reduzindo o tempo de ciclo.

Redução de custos:

Um lead time bem gerenciado pode ajudar a reduzir o custo de produção, eliminando o desperdício e reduzindo o tempo de espera de estoque.

Melhoria da qualidade: 

A indústria pode implementar processos de inspeção de qualidade mais rigorosos, garantindo que os produtos atendam aos padrões de qualidade estabelecidos.

Melhoria da previsibilidade: 

A indústria também pode prever com maior precisão o tempo necessário para produzir e entregar os produtos, facilitando o planejamento e a tomada de decisão.

Dicas de otimização do lead time

Agora que você já descobriu qual o lead time dos processos da sua empresa, está na hora de descobrir como otimizá-lo de uma vez por todas.

Dica 1: Dedique tempo para análise

Uma vez que você fez todo o processo de entendimento dos fatores que influenciam no seu lead time, chegou a hora de parar para analisar as informações coletadas. 

Se preciso, reúna sua equipe de gestão para um brainstorming. Então, repasse cada etapa dos seus processos e dedique tempo para entender como eles funcionam, como melhorar, o que pode se tornar um gargalo, etc. 

Portanto, é nesse momento que você poderá mapear cada etapa e identificar pontos críticos, por exemplo. 

Dica 2: Invista em tecnologia

Sua otimização nunca estará em sua máxima capacidade se você não contar com sistemas tecnológicos para te auxiliar a fazer esse trabalho com assertividade.

Um exemplo prático disso é a automação. Imagine que sua indústria faz o processo de embalagem dos produtos acabados manualmente, exigindo tempo e mão de obra humana para finalizá-lo.

A solução mais otimizada para isso seria investir em equipamentos tecnológicos que fossem capazes de automatizar essa tarefa por você, economizando tempo e até mesmo dinheiro a médio e/ou longo prazo.

O mesmo se aplica para atividades de gestão. Imagine que você gerencia seu estoque manualmente, por meio de planilhas que precisam de alimentação constante dos seus funcionários.

Não preciso nem falar que contar com um Sistema de Gestão de Armazéns (WMS) iria reduzir o lead time de expedição, além de reduzir a margem de erros e centralizar as informações de estoque, inventário e movimentações em um só lugar, né? 

Dica 3: Tenha um bom relacionamento com seus fornecedores

Sua indústria não vai funcionar se seu fornecedor de matéria-prima atrasar uma semana para fazer uma entrega.

Por isso, trabalhar em colaboração, manter o bom contato e ter em mente uma carteira confiável de fornecedores é uma receita de sucesso para que seus prazos não tenham imprevistos indesejáveis no meio do caminho. 

Sendo assim, mantenha uma boa comunicação e sempre busque estreitar laços para conseguir, inclusive, condições especiais e privilégios na hora de fazer seus pedidos. 

Dica 4: Padronize os processos

Faça testes para descobrir a melhor forma de passar pelas etapas dos processos da sua empresa. Quando você descobrir a maneira ideal, torne-a um padrão.

Padronização sempre será sinônimo de otimização pois garante organização, qualidade e consistência dos processos e produtos.

Dica 5: Pense na otimização por tipos de lead time

Nós já citamos algumas dicas gerais para garantir a otimização do seu lead time, mas você também precisará trabalhar as estratégias de melhorias por área.

• Otimização de lead time de compra

Você precisará ser assertivo na hora de prever o tempo de entrega das suas matérias primas para garantir que não haverá atrasos na entrega do produto acabado ao seu cliente. Por isso, pense em estratégias para depender menos dos seus fornecedores.

Uma saída para isso é ter um estoque armazenado. Mas, sem exageros. Manter estoque é custoso e trabalhoso, por isso tenha uma reserva para emergências ou para produtos cujo lead time é maior, por exemplo. 

Outra dica nessa etapa do processo é ter uma variedade de fornecedores na carteira também pode ser importante para evitar problemas com imprevistos.

• Otimização de lead time de produção

A primeira dica aqui é identificar qual a etapa de produção com maior lead time para pensar em otimizações específicas para ela.

Outra estratégia comum é manter um estoque, afinal, você não precisará se preocupar com lead time se o produto estiver disponível a pronta entrega. Mas, novamente, manter grandes estoques exige dinheiro, espaço e mão de obra, por isso, é preciso avaliar quais produtos seriam valorosos de se terem em estoque.

Neste caso, o estoque de produtos semi-acabados também poderia ser uma forma de otimização, pois quando o pedido chegasse, ele já teria alguns de seus componentes prontos para montagem, por exemplo.

Para finalizar, ter um sistema de gestão especialista em indústria certamente será uma boa estratégia para aumentar a capacidade produtiva do chão de fábrica, dando mais performance e, consequentemente, diminuindo o lead time.

• Otimização de lead time de expedição

Tempo de entrega e valor do frete são fatores que os clientes valorizam muito. Por isso, você não pode deixar de pensar em otimizações para melhorar continuamente esses pontos.

Se a sua empresa não terceiriza as entregas, você precisa pensar em soluções tecnológicas para otimização máxima da rota de entrega. Nós temos um artigo completo sobre isso para te ajudar.

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