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BPMN é uma sigla que significa Business Process Model and Notation e tem sido muito utilizada como um padrão para a modelagem orientada a objetos.
Desse modo, trata-se de representações gráficas que auxiliam na visualização de fluxos e mapeamento de processos, facilitando o gerenciamento do seu negócio.
Todos sabem que gerir uma empresa não é uma tarefa fácil e exige a sincronia entre lideranças, equipes e setores. Por isso, contar com ferramentas como o BPMN ajuda a organizar o dia a dia, para que ninguém se perca no meio das dezenas ou centenas de ações que vão acontecer semanalmente.
À medida que seu negócio crescer, você precisa investir em metodologias mais avançadas para a execução do seu planejamento. Sendo assim, é a hora de abandonar as planilhas e começar a utilizar soluções que permitam uma visão mais clara dos seus processos.
Então, conheça o BPMN, para que ele serve e como fazer na sua empresa. Continue a leitura?
O que é BPMN – Notação de Modelagem de Processos de Negócio?
A BPMN é uma representação gráfica dos processos de negócio, que utiliza símbolos padronizados para representar as diferentes etapas do fluxo operacional.
A notação de modelagem de processos de negócio é uma peça-chave para gerir planejamentos, pois detalha a sequência de atividades que uma empresa precisa seguir para concluir seus processos. Portanto, tem impactos diretos na eficiência e no ganho de vantagem competitiva.
Um dos grandes benefícios da metodologia é a possibilidade de garantir uma visão ampla dos processos, independentemente da língua do profissional. Por exemplo, no caso da indústria, você pode estabelecer nomenclaturas para as diferentes etapas:
- T01: produção
- T02: estocagem
- T03: entrega
Assim, com um padrão codificado de reconhecimento mundial, facilita-se a diagramação dos processos e o entendimento da dinâmica de um fluxo operacional.
A BPM se destina a todas as partes interessadas de um processo de negócio, oferecendo uma linguagem compreensível a equipes técnicas e não técnicas, por exemplo, analistas de negócios, gerentes, desenvolvedores e consultores externos. Além disso, a notação facilita o intercâmbio de informações com documentos XML.
Breve histórico da BPMN
A BPMN foi criada pela Business Process Management Initiative (BPMI),no início dos anos 2000, com o objetivo de padronizar processos comuns a uma variedade de negócios.
Desde 2004, a Object Management Group (OMG) é a mantenedora da notação, desde a sua fundição à BPMI. Atualmente, já existe a BPMN 2.0, que pode ser conferida neste guia rápido divulgado pela OMG.
Diferença entre BPM e BPMN
A Notação de Modelagem de Processos de Negócio (BPMN) se difere da Gestão de Processos de Negócios (BPM). Esta última indica os processos de uma empresa com o objetivo de padronizar, treinar funcionários e realizar a gestão da qualidade.
O principal objetivo da BPM é ajudar a empresa a alcançar os seu objetivos estratégicos, por meio do aprimoramento dos métodos, técnicas e ferramentas que analisam e controlam os processos de todos os setores. Com isso, proporciona um olhar para a organização como um todo. De acordo com o glossário da Gartner, consultoria na área de negócios, podemos definir BPM como:
“A modelagem de processos de negócios vincula a estratégia de negócios ao desenvolvimento de sistemas de TI para garantir o valor do negócio. Ele combina visualizações de processos/fluxo de trabalho, funcionais, organizacionais e de dados/recursos com métricas subjacentes, como custos, tempos de ciclo e responsabilidades, para fornecer uma base para analisar cadeias de valor, custos baseados em atividades, gargalos, caminhos críticos e ineficiências”.
Por sua vez, a BPMN é um sistema de representação que representa fluxos de processos por meio de ícones e símbolos. O seu uso nas organizações garante uma melhor compreensão das atividades em comparação à utilização de textos narrativos, sendo uma comunicação universal que torna a tomada de decisões mais assertiva.
Qual é a diferença entre BPMN e fluxograma?
Apesar de possuir muitas semelhanças em relação a um fluxograma, a BPMN é uma ferramenta esquemática dos processos, sendo muito mais complexas.
Os fluxogramas, por sua vez, são muito mais simples, tendo seu uso em sprints de design thinking e outras metodologias de gestão. Dessa forma, eles não possuem regras e símbolos padrões, dificultando o seu uso entre organizações e setores distintos.
Portanto, com a BPMN, uma empresa pode padronizar processos completos, incluindo exceções, decisões e eventos, entre outras formas de notação.
Como funciona a Notação de Modelagem de Processos de Negócios?
Como mencionamos, a BPMN é parecida com um fluxograma, mas possui os seus padrões de informações, por meio de símbolos que completam a comunicação. Para aprender a aplicar na sua empresa, é necessário reservar um tempo para aprender o básico, como se estivesse aprendendo a programar em uma linguagem de desenvolvimento.
Sendo assim, podemos usar a ferramenta para descrever diferentes processos de um negócio e representá-los visualmente, como no exemplo abaixo, coletado no site da plataforma Camunda, tratando dos processos por trás de uma análise de crédito:
Qualquer processo pode ser estruturado visualmente e de uma forma padronizada ao redor do mundo. Dessa forma, a ferramenta serve para melhorar a eficiência operacional de um negócio, otimizar resultados e promover transparência estratégica.
Outro benefício é motivar a cultura de inovação dentro de uma organização, permitindo o rápido ajuste de operações, garantindo mais flexibilidade à corporação.
Quais são os elementos da BPMN?
Existem quatro tipos de elementos para os diagramas de processos de negócios:
- Objetos de fluxo
- Objetos de conexão
- Piscina e Raias
- Artefatos
Dentro de cada uma dessas categorias, há elementos individuais que ajudam a definir os processos de negócios. Então, conheça cada um deles!
Objetos de fluxo
Eventos
Os eventos são acionadoresque iniciam, modificam ou completam um processo. Sendo assim, alguns tipos podem ser: mensagem, tempo, erro, compensação, sinal, cancelamento, encaminhamento, link, entre outros. Representamos os eventos por meio de círculos que contém símbolos de acordo com cada tipo de evento. Além disso, a depender de seu objetivo, podem se classificar como “throwing” ou “catching”.
Atividade
Este objeto de fluxo se refere às tarefas realizadas por pessoas ou sistemas. A sua representação gráfica corresponde a um retângulo com contornos arredondados e pode apresentar detalhamentos de acordo com subprocessos e outras características.
Porta de entrada ou gateway
Este é um ponto que pode indicar o caminho conforme determinadas condições ou eventos. Na BPM, é representada por diamantes e pode ser dividida em exclusiva ou inclusiva, paralela, complexa ou baseada em dados ou eventos.
Objetos de conexão
Fluxo de sequência
O fluxo de sequência tem o objetivo de demonstrar a ordem das atividades que você precisa realizar. Desse modo, utiliza-se uma linha reta com uma seta, indicando um fluxo condicional ou um fluxo padrão.
Fluxo de mensagens
Este objeto de conexão descreve as mensagens que fluem na organização, por exemplo, entre departamentos. Para representar, utilizamos uma linha tracejada com um círculo no início e uma seta no fim.
Associação
A associação tem como representação gráfica uma linha pontilhada e serve para associar um artefato ou texto a um evento, atividade ou gateway.
Piscina e raias
A piscina evidencia os principais participantes do processo. Dentro dela, encontram-se as rais que determinam as atividades e fluxos de um participante, demonstrando os seus responsáveis.
Artefatos
Os artefatos são as informações adicionais que os desenvolvedores acrescentam aos detalhes do diagrama. Dessa forma, existem três tipos: objetos de dados, grupo ou anotação.
Principais vantagens de usar BPMN na sua empresa
Como você já viu, padronizar a notação de processos pode gerar uma série de benefícios ao seu negócio. Conheça mais algumas vantagens:
- Comunicação clara e objetiva: como se trata de uma ferramenta reconhecida mundialmente, pode facilitar a compreensão entre todas as partes envolvidas no seu negócio.
- Alta adaptabilidade: a metodologia é versátil, podendo se aplicar a processos administrativos, financeiros, operacionais, entre outros.
- Otimização da organização: ao visualizar todas as informações em um único quadro, também facilita a organização do gestor e suas tomadas de decisão.
- Economia de recursos: com processos padronizados e organizados, é mais fácil enxergar possíveis gargalos no seu negócio.
- Automação de processos: com a ferramenta, você pode identificar rapidamente tarefas que podem ser automatizadas e otimizar o seu tempo.
Continue aprendendo sobre soluções tecnológicas para a sua empresa
Agora que você sabe um pouco mais sobre o BPMN, continue estudando sobre as ferramentas e outras soluções que podem ser incorporadas para otimizar a produtividade da sua organização.
Afinal, você pode impulsionar o seu negócio por meio do conhecimento e da transformação digital.
No blog Korp, você tem acesso a dezenas de artigos sobre gestão de processos e tecnologia, para dar este próximo passo:
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