Quadro Kanban: entenda o que é

PUBLICADO POR:

Letícia GuimarãesLetícia Guimarães

ATUALIZADO EM:

28 de Fevereiro de 2023

O quadro Kanban é um termo japonês que significa cartão ou quadro de sinais, nomeado para um sistema de controle e gestão do fluxo de produção em empresas e projetos. Também pode receber o nome de gestão visual, em razão do uso de sinalizadores que registram as ações.

Você provavelmente já ouviu falar no método Kanban, certo? O objetivo desse sistema é aumentar a eficiência da produção de uma empresa ou projeto, que é essencial nos dias de hoje e pode transformar a sua empresa.

Desenvolvido pela Toyota na década de 40, e colocada em prática em 1953, a simplicidade que proporciona, fez desse método um dos mais famosos e utilizados em empresas de todos os segmentos, trazendo resultados rápidos.

Se você ainda não conhece e deseja aprender mais sobre essa técnica, não deixe de conferir este artigo! Podemos começar? Prossiga com a leitura e tenha acesso a tudo que precisa saber sobre o método Kanban!

O que é o quadro Kanban?

Conforme mencionamos acima, o quadro kanban foi desenvolvido pela Toyota e, resumidamente, é uma forma de registrar tarefas e ações por meio de simbologias visuais, que busca conduzir cada tarefa por um fluxo pré definido de trabalho.

Conheça as principais definições:

  • Cartões ou cards: que descrevem o trabalho e transitem pelo quadro de processo.
  • Sistema visual: definido em um quadro com colunas e separações, que permite dividir o trabalho em etapas, segmentos e profissionais. Pode fixar as tarefas em um cartão e serem adicionadas em colunas apropriadas para indicar onde se encontra no fluxo de trabalho.
  • Limitação do trabalho em andamento: limitando a quantidade de itens em andamento em cada segundo ou estado do fluxo de trabalho.

Ou seja, o fluxo de trabalho segue por etapas de forma enxuta. Portanto, um pensamento que segue muito a metodologia Lean, que já vimos em outro artigo e visa evitar desperdícios.

A ideia do método é muito simples, e o material utilizado é de fácil acesso, já bem difundido no cotidiano corporativo. No Brasil, já é usado há várias décadas em vários empreendimentos, além de indústrias, que desejam alcançar excelência em suas atividades.

Onde aplicar o quadro Kanban?

Mesmo tendo origem industrial, por seu uso na manufatura, o quadro Kanban passou a ser incorporado por empresas de desenvolvimento de software e utilizado tanto por indústrias, como por empresas de tecnologia.

Então, não pense que o método só se aplica a indústrias, o quadro Kanban é útil para qualquer projeto. Desse modo, não importa se é corporativo, independente do nicho e do setor interno, tanto no escritório, como em chão de fábrica, setor de vendas, ou até mesmo no pessoal.

Quais são os tipos de quadro Kanban?

Assim como o conceito do lean manufacturing, o quadro Kanban não se limita a apenas um estilo de implementação ou atuação.

Trata-se de uma excelente metodologia para organizar um fluxo de trabalho com responsabilidade e transparência. Você pode mover as tarefas em diferentes estágios de acordo com as finalidades e datas.

Existem alguns tipos de quadro Kanban, sendo 2 principais: o de movimentação e, o mais utilizado em quadro empresarial, o de produção. Por isso, confira detalhadamente como funciona cada um e o que pode adotar, a seguir!

De movimentação

É utilizado em equipes ou departamentos envolvidos em tarefas, onde recebem uma notificação para dar início a uma produção ou aguardar um alerta para realizá-la.

De produção

No quadro Kanban de produção, todos os colaboradores envolvidos visualizam a sequência do projeto através de murais ou softwares. Dessa forma, os murais normalmente são divididos em três partes:

  • To do: o que deve ser feito;
  • Doing: tarefas em execução;
  • Done: tarefas concluídas.

Todas as atividades a serem executadas são anexadas em seções, com uma descrição resumida da tarefa, horário de início, e limite do colaborador responsável, até a finalização do projeto.

O E-Kanban

O quadro Kanban no meio digital segue com o mesmo conceito. Porém, os cartões coloridos passaram a ser substituídos por um painel eletrônico, dentro de um software de gestão.

O sistema é capaz de calcular de forma automática as fichas de acordo com a demanda. Dessa forma, a própria tecnologia computa a quantidade de produtos disponíveis com base nos itens finais de produção. A gestão passa a ter acesso a relatórios por sequência, status e transporte.

Com o uso da digitalização, as informações e dados fluem de forma mais eficiente, segura e rápida. Além disso, tudo fica disponibilizado online, garantindo agilidade nas decisões e confiabilidade em todo o processo.

Todo esse processo pode ser um caminho sem volta. Isso porque todo o mercado está adquirindo o método para tornar suas empresas mais eficazes e competitivas. Com isso, eliminar os processos manuais é uma das grandes prioridades para tornar uma empresa mais moderna, o que faz o método tradicional passar a ser um perigoso costume para o seu negócio.

Como funciona o quadro Kanban?

Após entender a essência do quadro Kanban, é interessante saber como o processo funciona.

Por ser uma referência de trabalho visual, com todas as etapas envolvidas, o objetivo é identificar, gerenciar e otimizar os processos, para que o trabalho dentro da empresa flua de forma eficaz.

A facilidade de visualização e interpretação das tarefas, faz com que a comunicação entre os profissionais seja mais inclusiva e efetiva, uma vez que todos sabem exatamente as tarefas a serem realizadas e as que já foram concluídas.

Quais os princípios do quadro Kanban?

A metodologia tem foco em ajudar as empresas a encontrarem o fim de seus projetos, alcançando suas metas. Conheça na prática os princípios que vão tornar o seu projeto mais eficaz!

Versatilidade

Se você já possui um método de trabalho, o quadro Kanban tem versatilidade, podendo ser aplicado em qualquer negócio, independente do estágio de trabalho que se encontra.

Além de facilitar a visualização do que já foi feito, nada é interrompido, e você pode continuar de onde parou com o processo fluindo muito melhor e ajustando pontos críticos que podem existir.

Evolução constante

A excelente consequência ao adquirir o quadro Kanban é que os seus projetos estarão em constante evolução, sendo impulsionados por mudanças e novas soluções ao longo do processo.

Conforme o tempo passa, é possível mensurar resultados positivos, de forma a estimular os envolvidos a utilizar a ferramenta.

Respeito aos processos

Já que o trabalho é dividido em etapas, o método respeita processos e hierarquias de cada tarefa, resultando em um ótimo trabalho em conjunto.

O equilíbrio entre o respeito e os processos permite mudanças estruturais focando na melhor entrega.

Atos de liderança

O quadro Kanban também tem como reflexo a adoção do Kaizen, estimulando pequenos e grandes atos de liderança no dia a dia, seja nos que trabalham na linha de frente operacional, como nos gerentes do projeto e seu time.

O quadro Kanban na prática

Vou utilizar um exemplo para que você entenda melhor como o quadro Kanban funciona na prática. Portanto, vamos usar o método de produção.

Imagine uma linha de produção de um determinado produto em que o operador deve alimentar uma máquina com matéria prima para que produza os produtos. A quantidade de matéria prima que alimenta a linha de produção será identificada por cartões. 

Imagine uma indústria que produz 100 produtos e precisa alimentar a máquina com 100 matérias primas por hora. Se a matéria não for reposta no tempo certo, a produção será afetada. 

O operador pode sinalizar os processos de produção com cartões coloridos, por exemplo, verde, amarelo e vermelho. Quando inicia a produção, retira o cartão verde do quadro geral. Quando continua o trabalho, e cada vez que alimenta a máquina, retira um cartão de cor correspondente para sinalizar as etapas de produção.

Isso de forma manual com certeza é mais trabalhoso. Por isso, o ideal é que as empresas tenham um software automatizado para diminuir as falhas e facilitar a aplicação do método de forma eficaz.

Cases de sucesso no método Kanban

Uma empresa que conta com o quadro Kanban nunca poderá alegar que não teve todos os benefícios possíveis com o método, além de ser uma melhoria contínua que nunca irá acabar. 

Eu trouxe dois exemplos de cases de sucesso que mostram que usar Kanban para passar um sistema de gestão de trabalho empurrado para puxado, pode provocar mudanças notáveis, confira!

Jaguar

A comparação feita por um gerente de projeto da marca automobilística Jaguar, Hamish McMinn, mostra que a implementação do método Kanban pode reduzir o tempo e os custos dentro de uma empresa. Afinal, em relação às peças automobilísticas, os atrasos de produtos e defeitos de qualidade podem ser imensos e custar caro.

A Ford perde cerca de um bilhão de dólares por ano com atrasos de produtos e defeitos. Por esse motivo, quando o gerente de projetos implementou o método Kanban dentro da empresa, mostrou que a técnica pode reduzir significativamente o tempo de colocação no mercado para novos designs de produto.

A marca Jaguar costumava levar ao menos 12 semanas para ter feedbacks sobre designs e conceitos, e isso era considerável a espera para que ocorresse cada atualização. Com a metodologia, puderam reduzir o tamanho dos lotes enviados para feedback, através de lotes pequenos. Com isso, os ciclos de feedbacks que levavam 12 semanas, passaram a levar dias.

O sucesso do projeto com a técnica foi tão grande que, com a aplicação em 2014, ao final de 2016, a Jaguar já tinha 10 programas operando com o quadro Kanban. Além da melhora de tempo, teve melhorias na qualidade, por conta da redução em 30% das atividades repetitivas nas equipes de design.. Durante o processo de trabalho dentro do quadro de trabalho Kanban, as equipes focavam em guiar o fluxo de trabalho.

E não parou por aí. A Jaguar passou a examinar todo o seu fluxo de trabalho através da experiência Lean e passou a oferecer a vários empresários visitantes, como se beneficiar com a metodologia. Um verdadeiro case de sucesso.

Phase 2 

A empresa Phase 2, que hoje é NextPhase Medical Devices, era uma fabricante de dispositivos médicos. Tinha como objetivo melhorar o processo de fabricação, diminuindo tempo e aumentando qualidade, mas sempre mantendo preços competitivos. 

Com o sucesso através da iniciativa, tiveram uma grande demanda de produtos, estando muito presente dentro da metodologia Lean. Por isso, a indústria precisou repensar em como aumentar seu espaço de armazenamento, uma vez que tinha aumentado significativamente, através da otimização de fluxo.

O sistema de ERP da empresa era o grande desafio, uma vez que trabalhava em oposição ao sistema Kanban. Sendo assim, a Phase 2 contratou uma desenvolvedora de software para integrar os dois sistemas em um painel de controle compartilhado, isso porque um sistema de ERP sugere lotes grandes, e o quadro Kanban lotes menores, focando na demanda.

A rotina diária da empresa, com apresentação de cópias do painel de controle, assegurava sempre a realização dos pedidos certos. Como resultado, houve o aumento de fluxo do armazém, permitindo reduzir a redução de espaço de armazenamento em 33% e tornando desnecessário manter o armazenamento adicional.

Conclusão 

Neste artigo, conhecemos todos os benefícios que as empresas adquirem ao implementarem o método Kanban, uma estratégia utilizada há quase meio século, que aumenta a eficiência dos processos e permite maior flexibilidade nos setores.

Cada uma dessas empresas que utilizam do quadro Kanban como case de sucesso, passaram a melhorar suas condições de trabalho e a qualidade de seus produtos, sem aumentar a carga horária de seus funcionários. E suas melhorias são contínuas.

Desse modo, alguns dos benefícios que essas companhias alcançaram pelo uso do quadro Kanban foram:

  • Redução do tempo de espera e do tempo de colocação no mercado;
  • Aumento nas vendas;
  • Aumento das taxas de rendimento da primeira passagem;
  • Incremento na adesão e confiança do cliente;
  • Aumento da inovação;
  • Redução da variabilidade de produção;
  • Redução dos defeitos e custos associados;
  • Até 100% de aumento no cumprimento de prazos prometidos aos clientes;
  • Redução das horas extras;
  • Aumento do ROI, por meio da redução nas despesas de capital;
  • Melhoria em saúde e segurança;
  • Redução do tempo de retorno;
  • Redução do impacto ambiental;
  • Funcionários mais satisfeitos e produtivos.

E para o seu negócio, que tal aproveitar dos benefícios desse método incrível?

Os sistemas de gestão da Korp permitem o controle de atividades por kanban. Dessa forma, você pode criar atividades de compromissos, tarefas, ligações ou e-mails indicando a pessoa responsável e os outros participantes. Ademais, você pode vincular subtarefas e monitorar o tempo de execução de cada uma, praticando uma gestão responsável.

Se esse conteúdo foi útil para você e tem se identificado com nossos artigos do blog, continue acompanhando e confira as próximas leituras que podem ajudar a sua empresa:

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Letícia Guimarães é professora, publicitária e mestre em Comunicação (UFPR).

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