Gráfico de Gantt: o que é e como montar

Para realizar um projeto, é necessário organizar as atividades. Tudo isso envolve etapas de desenvolvimento, prazos, sequências e etc. Portanto, ferramentas visuais como o gráfico de Gantt podem ajudar a facilitar os processos.

Realizar essa tarefa e visualizar todos os marcos que envolvem um projeto não é uma tarefa fácil. Existem formas de operar esses processos, e é sobre isso que eu vim conversar com você hoje.

O Gráfico de Gantt será o tema principal do nosso conteúdo. Com essa ferramenta, você poderá ter informações de forma mais visual, com o objetivo de controlar o fluxo de trabalho no seu projeto.

Se você nunca ouviu falar sobre o gráfico de Gantt, eu trouxe um artigo bem completo para te explicar o que é e como ele funciona. Não deixe de conferir!  

O que é um gráfico de Gantt?

Também conhecido como Diagrama de Gantt, essa é uma ferramenta para visualizar e controlar, do início à conclusão, um cronograma de projeto ou programação de produto.

Se essas etapas são apenas listadas, o trabalho se torna mais difícil, principalmente quando falamos de projetos maiores, com mais complexidade e tarefas simultâneas. Além disso, o gráfico ajuda a controlar os prazos de entrega e a análise de recursos críticos.

Você e toda a sua equipe podem estabelecer e acompanhar tarefas, dependências, propriedades, duração das tarefas e estimativa do projeto como um todo. Tudo isso de forma clara e responsável por todos os participantes do projeto.

Essa visualização e programação ocorre através de um gráfico, que pode ser utilizado para acompanhar o andamento das ordens de produção, em especial de indústrias com produção sob encomenda com muitos níveis e que precisam acompanhar o atravessamento de ordens.

O gráfico de Gantt também acompanha as operações já programadas em cada máquina de fábrica, de forma a entender os gargalos e máquinas ociosas.

Neste artigo, vou explicar um pouco da história do Gráfico de Gantt, listar os benefícios, mostrar exemplos e finalmente explicar como montar o seu. Descubra!

Qual é a origem do Gráfico de Gantt?

Criado no início do século XIX, pelo engenheiro polonês Karol Adamieck, o gráfico de Gantt era conhecido como Harmonogram. Esse era um documento capaz de acompanhar de forma visual o fluxo de trabalho nas empresas.

Um século depois, no século XX, o Gráfico de Gantt foi desenvolvido por um norte americano, Henry Gantt, que se inspirou no modelo criado por Adamieck, com a finalidade de evitar atrasos na produção das fábricas americanas.

Com o decorrer dos anos, a ferramenta teve adaptações e novos objetivos. Hoje, é utilizada no gerenciamento de projetos e na gestão de programação da produção por diversos tipos de empresas e indústrias.

Vantagens e desvantagens do gráfico de Gantt

Acima, contei para você o objetivo principal para utilizar o gráfico de Gantt na sua empresa. Esse objetivo é traçado através da linha do tempo, mostrando a duração das tarefas do projeto, tempo total para finalização ou a própria fabricação de um produto.

Desse modo, utilizar o gráfico pode oferecer muitas vantagens e benefícios para uma empresa ou indústria, porém não tem utilidade em todo tipo de projeto e gestão.

Abaixo, eu vou listar as principais vantagens do gráfico de Gantt e, na sequência, te contar sobre as desvantagens com relação a determinados projetos se decidir usá-lo.

Vantagens

• O gráfico de Gantt é uma ótima ferramenta para definição de prazos, seja de uma equipe ou de uma produção;
• Excelente para identificar soluções de problemas;
• Gerando um acompanhamento de andamento, o cronograma de Gantt pode ser usado para manter as partes interessadas e os clientes informados sobre prazos e desenvolvimento de produção, tudo conforme o projeto;
• Gráficos de Gantt também oferecem uma visão ampla e bem detalhada dos requisitos de um projeto;
• Permite que gerentes e colaboradores do projeto visualizem dependências de forma a criar estratégias para que se torne mais eficaz;
• Fornece informações bem detalhadas para os gerentes de projetos e membros da equipe, atribuindo responsabilidades de conclusão das tarefas à indivíduos. É possível segmentar as tarefas de forma simples e criando interdependência de atividades.

Desvantagens

Se você trabalha com grandes projetos, de maior complexidade, o gráfico de Gantt pode ser uma ferramenta complexa para lidar com um grande número de tarefas;

Conforme as tarefas vão sendo concluídas, o gráfico exige atualizações constantes, podendo ser exaustivo para quem o gerencia;

Se você não utilizar um software profissional, você pode sobrecarregar a visualização dos dados.

Pode parecer complexo, mas eu garanto que pode ser bem fácil de entender e ainda montar o seu próprio gráfico de Gantt. 

Você já consegue definir se ele seria uma boa escolha para sua empresa? Entenda melhor no próximo tópico!

Quem usa o gráfico de Gantt?

Qualquer pessoa que trabalha com uma lista de tarefas com datas de início e término.

O gráfico de Gantt pode ser mais usado por gestores de projetos, mas como os softwares de diagramação o tornaram mais acessível, diversos setores podem usar suas funções para criar um projeto organizado.

Confira!

• Diretores: Utilizam para monitorar o andamento do projeto em toda a organização.
• Gerentes de projetos: Podem criar propriedade em tarefas, referências detalhadas em cronogramas, e ainda utilizar em mais de um projeto.
• Gerentes de operações: Usam os gráficos para melhorar a eficácia operacional. 
• Gerentes de marketing: Podem criar um planejamento para acompanhar as campanhas de marketing e demais tarefas.
• Gerentes de programação: Usa os gráficos de Gantt para organizar a agenda dos funcionários. 
• Consultores: Podem rastrear e dividir tarefas entre a sua equipe, a do cliente e dos prestadores de serviço.
• Líderes de equipes: Conseguem acompanhar se todos os colaboradores estão cumprindo suas tarefas e utilizando a ferramenta.

O que é preciso para montar um gráfico de Gantt?

Já vimos que é possível montar o seu próprio gráfico de Gantt. Existem diversas formas de controlar o cronograma de um projeto, como um ERP de gestão integrada para gerá-lo automaticamente, ferramentas online ou criação pelo próprio excel.

Independente da forma que escolher, você precisa basicamente:

• Listar as atividades do projeto; 
• Identificar a relação entre as tarefas;  
• Determinar prazos e responsáveis.  

Portanto, recorrer a plataformas digitais pode ser um grande aliado e até um diferencial para organizar todas essas informações.Separei abaixo algumas opções para criar o seu gráfico de Gantt:

Gráfico de Gantt integrado a um ERP:

Tudo depende do software de ERP que você utiliza. Sendo assim, é possível integrar os tempos de produção já cadastrados dentro do software e montar um gráfico de Gantt automaticamente.

Ferramentas online:

Se você não tem muita prática com Excel e quer usar o método somente às vezes, existem ferramentas online que permitem criar o seu gráfico de forma rápida e sem precisar de uma ferramenta mais complexa como um ERP.

Com o Team Gantt ou Canva, de forma simples, você pode criar o seu gráfico de Gantt.

A desvantagem é que normalmente estas ferramentas são limitadas e normalmente acabam gerindo retrabalho por não serem integradas.

No Excel:

É necessário um esforço considerável para criar um Gráfico de Gantt no Excel. No entanto, se ele for feito corretamente, pode ser um recurso muito importante para planejar e concluir seu projeto. Portanto, confira as etapas para criar o Gráfico de Gantt!

Identifique as tarefas

Identificar as tarefas e subtarefas requer mais tempo e atenção, afinal, elas serão necessárias para concluir seu projeto. Você pode usar uma estrutura de detalhamento do trabalho ou envolver os colaboradores da equipe para determinar com mais precisão quais atividades são essenciais para seu projeto.

Determine os relacionamentos entre as tarefas

Depois de listar todas as tarefas, é preciso determinar a relação entre tarefas e subtarefas. Depois de entender quais dependem uma da outra, você consegue visualizar quais podem ser concluídas ao mesmo tempo e quais precisam acontecer uma depois da outra.

Crie uma linha do tempo de atividades

Defina prazos para a conclusão de tarefas, considerando o tempo necessário para tarefas individuais, atraso e prazos. Organize em ordem correta para não apresentar falhas e gerar dependências, de forma a se tornar um método eficaz para a sua empresa.

Inserindo informações

Com um software ou modelo de Gráficos de Gantt, insira as informações do seu projeto no gráfico. Certifique-se de que seu gráfico contenha todas as tarefas e dependências, e considere adicionar uma legenda no gráfico para indicar o significado das diferentes formas, setas e cores. 

Distribua as tarefas em equipes ou individualmente

Atribua cada tarefa a uma equipe ou indivíduo, para que todos entendam claramente seu papel no projeto e estejam atentos aos prazos mais importantes. 

Atualize o gráfico de Gantt conforme o andamento da equipe

Com o Gráfico de Gantt, você pode organizar de forma flexível as tarefas concluídas, prazos revisados ou a propriedade da tarefa. Um gráfico atualizado ajudará sua equipe a se adaptar de forma eficaz de acordo com o andamento do projeto.

Agora você já conhece os conceitos básicos do gráfico de Gantt, suas funções, benefícios e aplicações. Conta pra gente se essa ferramenta se aplica ao seu negócio e se o nosso conteúdo te ajudou até aqui!

O ERP Korp é um sistema integrado de gestão que pode te ajudar a organizar tarefas entre diferentes setores. Ele possui funcionalidades que rastreiam as etapas de produção da sua indústria, facilitando a construção de ferramentas de visualização de dados, como o Gráfico de Gantt.

Veja como o ERP pode te ajudar a organizar tarefas e aumentar a produtividade da sua equipe!