SIPOC: o que é e como utilizar na sua empresa

SIPOC é uma abreviação para cinco palavras: supplier (fornecedor),input (entrada),process (processo),output (saída) e customer (cliente). Essas palavras fazem parte de um diagrama para seus processos, visando gerar a melhor qualidade possível.

Neste artigo, vamos explicar em mais detalhes o que é SIPOC, as suas vantagens e como você pode implementá-lo no seu negócio. Vamos lá?

O que é SIPOC?

diagrama sipoc

A definição do CBOK 4.0 explica que SIPOC é uma ferramenta que significa: fornecedor, entrada, processo, saída e cliente. Trata-se de uma ferramenta de Six Sigma, uma metodologia da área de qualidade que possui como pilar os dados e análises estatísticas. Sendo assim, faz parte da etapa de “definir” dessa metodologia maior, auxiliando na definição do escopo do projeto. Com base em cada etapa, é possível criar um diagrama para validar se as entradas do processo correspondem às saídas dos anteriores de forma contínua.

O principal objetivo do diagrama SIPOC é ter uma visão ampla do processo, permitindo um olhar sobre a alocação de esforços. Assim, proporciona a criação de uma mapa que identifica fornecedores, entradas, saídas e clientes. Com isso, você consegue analisar os elementos relevantes para o gerenciamento das necessidades e oportunidades de melhoria, além de eliminar tarefas desnecessárias.

Sendo assim, ele é indicado para quando a gestão de processos está sendo iniciada ou quando você precisa de uma visão ampla da questão. Ela não vai entrar nos detalhes das tarefas, mas vai ajudar no entendimento de quem está envolvido e do que precisa ser feito.

A estrutura ajuda a descrever estruturas de áreas e operações. Aliás, a família de normas ISO (9001, 14001, 22000, entre outras) exige o conhecimento da estrutura dos processos, assim como entradas, saídas e sequências. Geralmente, ferramentas como o SIPOC e o Diagrama de Tartaruga são utilizadas para documentar tais informações.

Quais são as vantagens do diagrama SIPOC?

Montar um diagrama SIPOC pode trazer vários benefícios ao seu negócio, independentemente do seu setor. Afinal, este método oferece flexibilidade, permitindo a análise de toda a operação ou até de processos pontuais. Você pode fazer um diagrama desde a entrada do pedido até a entrega do cliente, ou pensando apenas no processo de compras, por exemplo.

Quais são as desvantagens do diagrama SIPOC?

Esta técnica serve para o entendimento dos processos de um modo geral, mas não para compreender cada passo ou detalhe de uma tarefa. Ou seja, o diagrama não é recomendado para quando você precisa avaliar esses detalhamentos em uma automatização, por exemplo.

Como preparar o diagrama SIPOC?

Em primeiro lugar, é importante avaliar a situação em que o diagrama será aplicado. Você pode utilizar o SIPOC nos seguintes casos:

Melhoria de processos;
Visualização de processos para novos funcionários;
Entendendimento superficial e rápido de um processo;
Análise do que o processo recebe e o que entrega;
Identificação dos seus fornecedores;
Compreensão da missão de um processo;
Mapeamento do início de um processo;
Análise da qualidade das entradas e saídas.

Desse modo, o SIPOC possibilita uma visão macro da finalidade do seu processo. No dia a dia, realizamos várias atividades que não são percebidas pelo cliente e podem atrapalhar a eficiência do trabalho. A ferramenta ajuda a visualizar rapidamente algum gargalo que pode estar acontecendo. É só pegar uma folha de papel e começar a diagramar para encontrar soluções.

Então, você não precisa de um manual cheio de ícones, como o BPMN. Basta criar cinco colunas, como demonstraremos a seguir!

Coluna S

Para começar, crie a coluna S (Supplier). Nela, você deve listar os seus fornecedores, a depender dos processos que você escolheu analisar. Nesse sentido, precisam constar tanto os fornecedores externos quanto internos.

Coluna I

Em seguida, é o momento de desenhar a coluna I (Input),destinada à descrição do que faz o seu processo iniciar. Desse modo, pode ser uma tarefa, uma solicitação, a chegada de um material, um evento. Enfim, anote o que gera a entrada do seu processo.

Coluna P

Depois, a coluna P (Process) vai tratar do processo em si, dentro do contexto em que você está analisando. Muitas pessoas criam o diagrama pensando no próprio departamento, que pode se compor de vários processos. Aí é necessário realizar as anotações.

Um exemplo é o departamento financeiro que possui uma série de tarefas, como realizar pagamentos e faturamentos.

Coluna O

A coluna O (Output) trata da saída do processo. Após a atividade, o que será entregue? Ainda seguindo o exemplo do departamento financeiro, podemos responder: contas pagas, faturamento encerrado, entre outras respostas.

Coluna C

Por fim, a coluna C (Customer) envolve anotar quem é o cliente daquele processo. Para quem você executou a atividade? Aqui, podemos abordar clientes internos, cliente final, fornecedores, além de outras possibilidades.

Exemplo da aplicação do diagrama SIPOC na indústria

Um exemplo da aplicação do diagrama SIPOC pode acontecer na indústria. Pode ser que você trabalhe de forma recorrente com a aquisição de peças para a produção e precise ter uma visualização geral do processo.

Nesse sentido, na coluna S (Supplier),você precisa identificar o seu principal fornecedor, provavelmente, uma empresa parceira na área de metal mecânica, que fornecerá as peças para a sua produção. Além disso, há fornecedores internos em jogo, como a área de compras, que auxiliará com vários documentos.

Na coluna I (Input),anotaremos que o trabalho vai começar com o cadastro do fornecedor no sistema ERP da companhia e a solicitação da nota fiscal para a realização da compra.

A coluna P (Process) inclui as atividades comerciais, de receber a nota fiscal, validá-la e pagá-la.

Na coluna O (Output),precisamos registrar o que será entregue, ou seja, o fabricante de peças precisa entregar o seu produto e o departamento de compras precisa entregar os documentos de compra revisados.

Por fim, na coluna C (Customer),sintetizamos os clientes de todo esse processo. No caso, a compra por peças atende a um cliente interno, que vai recebê-las para dar continuidade à produção, criando novas etapas no negócio.

Após uma análise de cada coluna, você deve se capacitar a responder a algumas perguntas para otimizar as atividades do seu negócio:

Que atividades não deveriam passar por você?
Quanto tempo você dedica a esse processo?
Quais tarefas são as mais importantes para resultados mais eficientes?

Sendo assim, você consegue definir o que gera valor para o seu negócio e o que pode estar travando toda a sua equipe. Por consequência, é possível realizar melhorias, analisando dados para tomar decisões mais assertivas.

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