Ciclo PDCA: entenda a metodologia

O ciclo PDCA é uma metodologia que tem por objetivo garantir a melhoria de processos por meio do planejamento e controle dos resultados. A sigla significa plan-do-check-act, ou seja, trata-se de uma técnica de gestão que busca realizar esses quatro passos para melhorar a produtividade do negócio.

Garantir a melhoria contínua é uma das ações necessárias para manter a sua empresa competitiva no mercado. Sendo assim, esta metodologia pode ser uma tática de fácil implementação para otimizar os seus processos e melhorar as entregas do seu negócio.

No artigo, vamos explicar o que é o ciclo PDCA, em que contextos ele funciona e como você pode aplicar na sua empresa. Vamos lá?

O que é o ciclo PDCA?

A sigla PDCA significa plan-do-check-act ou plan-do-check-adjust, que podemos traduzir por planejar-fazer-verificar-agir ou planejar-fazer-verificar-ajustar. Porém, o mais comum é escutarmos o uso da sigla, uma vez que facilita a memorização do processo.

Esta é uma técnica de gestão interativa que busca implementar os quatro passos para a melhoria contínua de produtos ou serviços. Também podemos denominá-la ciclo de Shewhart ou ciclo de Deming, devido à atribuição de sua criação ao professor William Edwards Deming e ao engenheiro Walter Shewhart.

Além disso, é possível notar que os preceitos do método se relacionam à metodologia japonesa Kaizen, que tem como princípio a melhoria contínua. Portanto, a finalidade do PDCA é aperfeiçoar os processos do negócio, por meio da identificação de problemas, causas e soluções.

Como surgiu o ciclo PDCA?

ciclo-pdca

O ciclo PDCA foi criado em 1920, por Walter Shewhart, mas apenas se popularizou em 1950, no Japão, por meio do trabalho de William Deming, também conhecido como pai do controle de qualidade nos processos produtivos.

Os criadores se inspiraram na escola filosófica do pragmatismo, principalmente, por meio da obra de Clarence Irving Lewis e John Dewey. Este último filósofo refletiu sobre a solução de problemas em 5 passos, que influenciaram diretamente o ciclo PDCA:

Perceber a dificuldade;
Identificar o problema;
Delimitar o problema;
Sugerir soluções;
Observar a aplicação das soluções, que levam à aceitação ou rejeição.

Sendo assim, o ciclo PDCA foi criado para ser uma ferramenta de qualidade para o aprimoramento contínuo dos produtos e serviços da empresa. Hoje, ela auxilia também na compreensão do processo administrativo e solução de problemas.

Como utilizar o ciclo PDCA em uma empresa?

Como se trata de um ciclo, é importante entender cada etapa e as atividades que precisam acontecer de forma recorrente. Desse modo, o ciclo respeita a ordem da sigla, e vamos explicar os passos a seguir!

Plan (planejar)

No primeiro passo, de planejamento, é necessário elaborar um plano. Então, você precisa desenvolver uma estratégia para resolver os problemas, de acordo com as diretrizes e políticas da sua empresa.

Assim, você foca em três atividades fundamentais: a definição dos objetivos do ciclo, a escolha do caminho para atingimento dos objetivos e a seleção do método que vai ser utilizado. Além disso, também precisa montar a equipe e os líderes do processo.

Essas atividades podem ser divididas em 4 fases:

Identificação do problema: questionamento do que está acontecendo por meio de um levantamento histórico do problema. Pode-se usar relatórios, gráficos, fotos ou táticas de ideação, como o brainstorming.
Observação do problema: é necessário se aproximar do problema para identificar todas as suas características e os locais em que acontece.
Análise do problema: busca-se encontrar as causas dos problemas e colocá-las em ordem de relevância.
Plano de ação: chega a hora de criar ações para resolver a questão. Ferramentas como o 5W2H podem ajudar nesse momento.

Do (fazer)

A partir de um planejamento bem detalhado, chega o momento de colocá-lo em prática. Para isso, sua equipe precisa passar pelo treinamento necessário a fim de pôr a mão na massa. Por isso, esta etapa é vital para o sucesso do seu ciclo.

Check (verificar)

O próximo passo se refere à verificação dos resultados proporcionados pelos coletados. Dessa forma, pode-se desenrolar essa etapa enquanto se executa o plano para entender se tudo está acontecendo do jeito certo. Após a execução, chega o momento de realizar as análises e relatórios para verificar o andamento de todos os itens, para identificar erros e falhas.

Act ou adjust (agir ou ajustar)

Na última fase, toma-se decisões com base nas verificações. Portanto, chega a hora de corrigir as falhas encontradas no processo. Depois, é possível agir para solucionar os problemas, reiniciando o ciclo de melhoria contínua.

Nesta etapa, o time precisa refletir sobre o caminho percorrido para chegar a um novo giro do PDCA. Você pode dividir esta etapa em duas partes:

Padronização: aquilo que deu certo no plano de ação precisa ser padronizado para evitar que o problema apareça mais uma vez. Para isso, é necessário documentar os pontos positivos e comunicar a empresa nos seus veículos de comunicação interna.
Conclusão: trata-se da reflexão dos resultados e sintetizar o aprendizado de todos neste ciclo.

Quais são os benefícios do ciclo PDCA?

Há várias vantagens que o ciclo PDCA pode trazer às empresas. Conheça algumas delas:

Melhoria contínua: esse é o principal objetivo e benefício do ciclo PDCA. Assim, é possível encontrar e solucionar problemas com eficácia.
Solução de problemas: os gestores podem aplicar a metodologia para encontrar a raíz do problema e criar soluções com agilidade, melhorando a qualidade dos processos.
Aumento de eficiência: com a identificação de gargalos em processos com mais rapidez, a empresa melhora a eficiência do negócio.
Maior envolvimento da equipe: com o ciclo PDCA, é possível motivar a equipe a melhorar continuamente, em um ambiente de trabalho mais colaborativo.
Tomada de decisão assertiva: a metodologia auxilia o embasamento em dados para tomar decisões mais efetivas.

Continue aprendendo sobre qualidade na indústria

Como você viu, a melhoria contínua é uma grande preocupação de diversas empresas, principalmente, na indústria. Por isso, você precisa conhecer as principais metodologias de qualidade para aplicá-las no seu negócio.

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