Workflow: o que é e como utilizar na indústria?

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Letícia GuimarãesLetícia Guimarães

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22 de agosto de 2023

O workflow na indústria se trata da forma como a empresa organiza os seus processos em todas as áreas, da produção ao administrativo. Assim, é um mecanismo que auxilia no alcance dos objetivos estratégicos do negócio.

A fim de ganhar mais eficácia nas operações, você precisa ter processos e atividades organizados, compreendendo a ordem de realização de cada tarefa. Por isso, o workflow impacta tanto na produtividade: ele organiza os seus fluxos de trabalho.

Neste artigo, abordaremos o que é o workflow e como utilizá-lo para gerenciar o seu negócio. Para saber mais, continue a leitura!

O que é workflow?

Do inglês, workflow significa fluxo de trabalho. Sendo assim, é um conceito chave para o mundo corporativo, pois faz parte das dinâmicas de gerenciamento do negócio. 

Um dos grandes problemas no gerenciamento de indústrias é a falta de clareza no controle de tarefas e na visualização das atividades em execução. Por isso, torna-se necessário recorrer a soluções que facilitem a gestão das atribuições de cada setor, permitindo que os gestores possam automatizar e aprimorar o fluxo de trabalho, quando necessário.

A incorporação de um workflow é uma atividade essencial para garantir a produtividade nas suas operações. Ele inclui técnicas e ferramentas para organizar o fluxo de trabalho em uma empresa ou departamento. Como consequência, gera alinhamento entre as equipes para sincronizar as suas tarefas, aumentando a eficiência e a lucratividade.

Qual é a diferença entre workflow e processo?

workflow

Existe uma diferença importante entre workflow e processo, embora muitas pessoas confundam os dois conceitos. 

Segundo a ISO 9001, norma que estabelece regras para a gestão de qualidade, o processo é um “ conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que utilizam entradas para entregar um resultado”.

Os processos são os detalhamentos de tarefas em sequência. Por outro lado, o workflow não apenas cita o sequenciamento, mas também incorpora medidas para tornar as tarefas mais eficientes e produtivas. 

Além disso, nem todo processo pode passar por automação, enquanto os softwares de workflow visam automatizar tarefas para a melhor performance possível. Também podemos dizer que os processos podem se organizar de maneira intuitiva e o workflow é tem um planejamento intencional para atingir objetivos e metas na indústria.

Quais são as vantagens do workflow na indústria?

O setor industrial possui uma produção detalhadamente planejada, com o fim de produzir bens e serviços. Desse modo, é essencial ter foco no sequenciamento de tarefas para monitorar a execução de cada etapa.

O workflow é uma medida para otimizar a utilização de recursos e aumentar a lucratividade do negócio. Portanto, traz uma série de benefícios aos segmentos industriais. Veja alguns deles!

Visibilidade das atividades

Os softwares de workflow permitem que os gestores tenham uma visão sistêmica das atividades em andamento na fábrica. Com isso, os gerentes têm pleno conhecimento sobre o que acontece em cada etapa da produção, podendo monitorar pontos críticos e sugerir mudanças com mais agilidade.

Melhor aproveitamento dos recursos

Com a automação dos fluxos de trabalho, pode-se reduzir o tempo gasto nas atividades, assim como os erros humanos decorrentes de atividades mecânicas e manuais. Além disso, as atividades se tornam mais seguras, reduzindo o risco de acidentes e desperdícios, o que impacta diretamente na estrutura de custos da indústria. Os recursos são melhor aproveitados, com menos retrabalho, sinistros ou perdas, sendo melhor direcionados para o crescimento do negócio.

Maior velocidade de resposta

Com o workflow, as empresas podem responder mais rápido às mudanças do mercado e inovar na sua produção. Com o controle fácil por meio do sistema, é possível implementar a melhoria contínua de cada processo.

Aumento da escalabilidade

Por fim, o aumento da escalabilidade é outro benefício dessa ferramenta. Afinal, a organização pode se preparar para eventuais aumentos na escala de produção, como no caso do atendimento a novos mercados e a ampliação da sua fatia de participação nos segmentos em que já atua.

Como montar um workflow na prática?

Em primeiro lugar, você precisa identificar as atividades que demandam a codificação em fluxos. Dessa forma, comece estudando as rotinas, tarefas e necessidades dos colaboradores.

Depois, crie a documentação do fluxo de trabalho. Nesse momento, você deve descrever os processos em detalhes e mapeá-los para que a equipe possa discutir seus aprimoramentos.

Além disso, é imprescindível pensar em que tipo de workflow faz mais sentido para o seu negócio. Conheça alguns deles!

  • Ad Hoc: o modelo mais simples e flexível, permitindo a alteração dos procedimentos sempre que houver necessidade, mesmo após o início do fluxo.
  • Administrativo: inclui as rotinas mais burocráticas, sendo que muitas delas possuem baixo nível de complexidade, podendo usar ferramentas para automatizar vários processos.
  • Produtivo: voltado para atividades da produção, exige mais atenção e cuidado, mas a automatização pode ser uma alternativa fundamental para o trabalho em larga escala.

Tendo tudo isso em vista, a indústria pode contratar um software, como o ERP, para concluir o workflow. Essa etapa pode exigir treinamentos antes da operação pelo time para que todos saibam como lidar com a nova ferramenta.

Como utilizar um workflow na indústria?

Uma pesquisa da consultoria McKinsey revela que 50% das tarefas feitas por humanos podem ser automatizadas nas empresas. Com o investimento em automação, o tempo dos colaboradores pode ser valorizado, pois passam a se concentrar em tarefas mais estratégicas em vez de perder horas em atividades mecânicas e passíveis de erro.

Por isso, contar com um workflow para automatizar tarefas é uma importante ação para a indústria, que precisa garantir um alto controle de qualidade nas suas entregas. Desse modo, a equipe pode se motivar mais à medida que o gestor se torna capaz de gerir melhor os recursos para atingir os objetivos de curto, médio e longo prazo.

Com o Viasoft Korp ERP, você consegue criar workflows em uma solução que é especialista no segmento industrial. 

O Flow é uma solução de automação avançada que permite a criação de fluxos de trabalho sem a ajuda de um programador. A ferramenta possui interface intuitiva para que qualquer pessoa consiga trabalhar clicando e arrastando blocos. 

Sendo assim, você pode configurar o fluxo de acordo com as necessidades de cada setor da empresa. Veja as principais funcionalidades:

  • Mapeamento: integração com ERP para trazer mais assertividade aos fluxos.
  • Agendamentos: criação de agendamentos de atividades, tarefas e alertas.
  • Arquivos: adição dos arquivos necessários para o fluxo de trabalho.
  • Código: possibilidade de trabalhar em low-code por meio de expressões simples.
  • Mensagens: automações para o disparo de mensagens no Telegram, e-mail ou Microsoft Teams.
  • Enviar para aprovação: automações para a aprovação de processos e pedidos.
  • Eventos: criação de eventos de vendas, compras, faturamento, logística e qualidade.

Assista ao vídeo e saiba mais sobre a ferramenta:

Se você precisa melhorar os fluxos de trabalho do seu negócio, saiba mais sobre o Viasoft Korp ERP!

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Letícia Guimarães é professora, publicitária e mestre em Comunicação (UFPR).

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