O que é EDI e qual seu papel na logística?

Entender o que é EDI pode fazer toda a diferença para a sua empresa. Em resumo, ele é um modelo de troca de informações entre sistemas computacionais de duas ou mais entidades. Então, enquanto o e-mail é uma forma de comunicação destinada às pessoas, ele envolve organizações.

Existem EDIs para comércio, indústria, farmacêutica, entre vários outros segmentos. Sem ele, cada empresa trocaria dados em formatos diferentes, dificultando a compreensão e uso destas informações. No artigo, vamos te explicar o que é EDI, as suas vantagens e o seu papel na logística!

O que é EDI?

O EDI é uma sigla que significa Electronic Data Interchange (Intercâmbio Eletrônico de Dados, em português). Surgiu na década de 1960, quando empresas buscavam uma solução para dificuldades relacionadas às atividades comerciais que, na época, dependiam exclusivamente do trabalho humano. 

Para tornar a troca de informações mais precisa e reduzir o custo de mão-de-obra, várias indústrias já haviam desenvolvido ferramentas semelhantes ao EDI. Na década de 1970, destacavam-se a ORDERNET (do setor farmacêutico) e a IVANS (focado no setor de seguros de propriedades e acidentes). No entanto, estes sistemas ainda não conseguiam conversar com outros tipos de indústrias.

Ao longo dos anos, foram realizados vários esforços de entidades no mundo todo para resultar finalmente no EDI que conhecemos hoje. Em suma, se formos comparar com quaisquer outros meios de comunicações eletrônicas que fazem ponte entre parceiros de negócio, os maiores diferenciais no uso do EDI são:

• Maior velocidade no envio e recebimento de dados;
• Maior compreensão e transparência sobre as informações trocadas;
• Melhor controle e eficiência dos processos da logística, transporte e produção.

Por isso, o principal objetivo do EDI é padronizar a linguagem de informações enviadas e recebidas pelas empresas, como: 

• pedidos de compras; 
• estoques de fornecedores;  
• catálogos de produtos; 
• preços; 
• programação de entregas etc. 

Dessa forma, esta tecnologia permite ler e entender os documentos de múltiplas áreas do negócio com uma linguagem padrão, de maneira automatizada. 

O EDI na logística

Antigamente, as demandas na indústria eram solicitadas por “ordens de compra”. Então, elas eram cadastradas de forma manual, o que retardava o processamento dos documentos e induzia falhas na logística.

Não eram incomuns casos em que as pessoas responsáveis por este registro cometiam erros de digitação ou até mesmo se esqueciam de adicionar a venda no sistema da empresa. Sendo assim. eram comuns atrasos ou problemas no processo de produção – como a troca equivocada da quantidade de produtos pedidos ou valor de orçamento.

 Não é difícil de imaginar que estas situações, muitas vezes, acabavam prejudicando a credibilidade da empresa na visão do cliente. Portanto, o negócio enfrentava a diminuição de vendas. Neste contexto, o EDI começou a ser usado na logística das indústrias como uma forma de aumentar a eficiência e evitar que equívocos humanos pudessem atrapalhar o crescimento da empresa. 

Ao trocar documentos físicos por documentos eletrônicos automatizados, o EDI se torna fundamental para a logística nas indústrias, que desfrutam de outros grandes benefícios.

Vantagens do EDI na logística

A adoção do EDI traz várias vantagens na logística ecadeia de suprimento das indústrias. Entenda abaixo alguns destes benefícios, além dos já citados anteriormente!

Comunicação mais ágil e eficiente

O EDI é usado para trocar uma grande quantidade de informações entre vários setores internos e empresas parceiras. Por isso, a comunicação se torna mais rápida e rastreável. Faturas, ordens de compra, solicitações de cotações, entre outros dados podem ser consultados em tempo real. Assim, você não precisa aguardar a entrega de documentos por motoboys e outros serviços presenciais ou a necessidade de digitação (transcrição) dos documentos recebidos via email.

Possibilita o rastreamento de pedidos

A integração com esta tecnologia melhora a rastreabilidade de pedidos, já que ela permite acompanhar o seu status desde a sua expedição até a entrega do produto. Neste meio tempo, o cliente pode consultar a hora de emissão da nota fiscal, quando o pedido deixou o galpão, onde se encontra o veículo da transportadora e qual é a previsão de chegada. Todas as etapas ficam registradas, possibilitando também a elaboração de relatórios mais completos.

Redução de custos e tempo

Com o uso do EDI, tornam-se desnecessários gastos com impressão de papel e telefonia. Afinal, tudo pode ser feito eletronicamente, através do sistema. Ao mesmo tempo, pode diminuir o tempo gasto pela equipe interna, uma vez que você recebe os dados em tempo real.

Melhor relacionamento com clientes e parceiros

O relacionamento entre empresa, clientes e parceiros de negócios se fortalece com a utilização do EDI. Além de oferecer um processo mais rápido, transparente e seguro a todos os envolvidos, a própria indústria acaba ganhando mais eficiência, entregando um desempenho superior no processo produtivo.

Alimentação direta nos ERPs

O EDI permite a alimentação direta de dados nos ERPs das empresas envolvidas. Estes sistemas integrados de gestão empresarial funcionam com objetivo de gerenciar os recursos internos e externos da organização. Aumentam a produtividade e melhoram a tomada de decisões com base em dados. Desse modo, o ERP e o EDI trabalham juntos para tornar as operações nas indústrias mais eficientes não apenas no gerenciamento da cadeia de suprimentos, como também em todos os setores da empresa.

Critérios para começar a utilizar o EDI

Você precisa ter atenção ao implementar o intercâmbio de dados, para que a tecnologia seja efetiva na sua empresa. Um dos desafios éescolher uma plataforma de gestão, como o ERP (Enterprise Resource Planning).

Ao escolher a ferramenta, fique de olho nas particularidades de cada processo. Cada negócio possui seus critérios e o provedor da solução precisa estar atento aos parâmetros definidos.

Outro ponto importante é contar com o alinhamento de todo o time e empresas parceiras. Dessa forma, todos os lados precisam estar ajustados para que a solução funcione. Todos os negócios com os quais você troca dados precisam estar no universo digital.

EDI integrado ao ERP da Korp

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