Gestão de ponto: como otimizar na sua empresa

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Letícia GuimarãesLetícia Guimarães

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10 de abril de 2023

Sabia que você pode melhorar a gestão de ponto da sua empresa com tecnologia? Veja no artigo como o ponto eletrônico pode melhorar a gestão de pessoas na sua empresa.

Afinal, organizar as horas de trabalho dos seus funcionários é uma tarefa essencial da sua equipe, uma vez que interfere diretamente na folha de pagamento e no acompanhamento dos custos gerados pelos colaboradores.

Ademais, o assunto é de extrema importância, pois se trata de uma obrigatoriedade de acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Se a sua empresa possui mais de 20 colaboradores precisa controlar as horas trabalhadas de alguma forma.

Viu como você precisa saber mais sobre esse assunto? Siga lendo o artigo para compreender todos os principais fatos sobre a gestão de ponto!

O que é a gestão de ponto?

A fim de registrar as horas trabalhadas pelos trabalhadores, a sua empresa deve possuir um controle de ponto. Em resumo, esta marcação demonstra os horários de entrada, almoço, volta do almoço e saída. 

Quando o mês termina, todos os registros serão a base da folha de pagamento. Sendo assim, você consegue identificar faltas e atrasos, para contabilizar os descontos, assim como as horas extras e noturnas que precisam ser pagas aos funcionários.

Por isso, a gestão de ponto é o controle e registro da jornada de trabalho dos seus colaboradores. Mas vale mencionar que, apesar de parecer uma tarefa mecânica, esta atividade é estratégica, pois garante um melhor gerenciamento da folha de pagamento mensal. 

Dessa forma, controlar o ponto também ajuda a compreender a gestão de benefícios e do banco de horas, além de proporcionar a avaliação de indicadores importantes para a empresa, como o absenteísmo. Um estudo realizado pelo InfoJobs, com mais de 520 profissionais de RH, demonstrou que mais de 61% deles já tomam decisões com base em dados, com o propósito de tornar o setor mais assertivo. Por isso, coletar dados por meio do controle de ponto contribui para a melhoria contínua da área.

A gestão de ponto funciona como uma metodologia para avaliar o cumprimento da jornada de trabalho dos funcionários. Com a coleta de dados sobre os horários de entrada e saída dos trabalhadores, a equipe de recursos humanos consegue:

  • Monitorar a assiduidade dos empregados;
  • Garantir transparências no relacionamento entre a empresa e o colaborador;
  • Identificar problemas de frequência nas diferentes áreas e encontrar soluções;
  • Mapear possíveis gargalos na rotina da empresa.

Como a gestão de ponto deve ser feita?

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A tecnologia já está muito mais avançada e você não precisa mais, literalmente, bater o ponto. Agora, é possível utilizar ferramentas como sites e aplicativos para melhorar o controle das horas trabalhadas.

Porém, é importante que você entenda as etapas e o processo do controle de ponto. Então, veja os principais fluxos utilizados para a gestão de ponto!

Cálculo de horas trabalhadas

Independentemente da modalidade de ponto (mecânico ou eletrônico),a empresa precisa fazer o monitoramento eficiente do registro de horas para estar em conformidade com a lei. Assim, os trabalhadores não poderão ultrapassar a carga horária prevista pela legislação trabalhista. Desse modo, ao fim do mês, você precisa realizar o cálculo das horas de trabalho, para verificar a assiduidade dos colaboradores nos dias de expediente.

Segundo o artigo 58 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT),todo trabalhador no regime deve ter uma jornada de 8 horas diárias. Podem ser acrescidas até duas horas diárias, desde que haja remuneração ou compensação posterior.

Tratamento de ponto

Os dados referentes ao registro de ponto precisam ser tratados, de forma a gerarem indicadores úteis aos recursos humanos. Por exemplo, é possível mapear atrasos, faltas, atestados, horas extras, entre outras informações por meio da otimização da gestão de ponto.

Apontamentos e fechamento da folha de ponto

Depois, é necessário realizar os apontamentos de horas extras, faltas e atrasos, com  o objetivo de encaminhá-los à folha de pagamento. Por fim, os dados coletados permitem a identificação de indicadores que contribuem para a melhoria contínua na área de Recursos Humanos.

Que ferramentas podem ser utilizadas na gestão do ponto?

Existem várias ferramentas que permitem registrar a jornada de trabalho dos seus colaboradores. As soluções mais avançadas também podem gerar relatórios, auxiliando na tomada de decisão estratégica da empresa.

Por isso, recomendamos o investimento em uma ferramenta digital, para que a equipe de gestão de pessoas consiga centralizar a análise do banco de horas, faltas, férias e outras possibilidades. Mas vamos apresentar todas as modalidades possíveis, das mais tradicionais às mais inovadoras. Confira!

  • Ponto manual: a marcação de ponto é anotada manualmente pelos colaboradores. No fim do mês, o RH coleta as folhas para realizar os apontamentos.
  • Ponto mecânico: consiste no uso de cartão de ponto e um equipamento que carimba os horários de entrada e saída. Assim como no ponto manual, a equipe precisa tratar os dados para realizar os apontamentos.
  • Ponto eletrônico: nessa modalidade, a empresa utiliza um sistema de controle de jornada, para que os colaboradores marquem os horários por meio de seus dispositivos digitais, automatizando o processo.
  • Aplicativo de ponto: o trabalhador faz a marcação de ponto usando o seu dispositivo móvel, armazenando os dados na nuvem. A equipe responsável pode acessar os dados em tempo real.

Qual é a melhor maneira de fazer a gestão de ponto?

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O controle de ponto oferece segurança jurídica à empresa e aos colaboradores, além de melhorar a organização da folha de pagamento e garantir dados relevantes ao negócio. Agora que você já entendeu a importância desta atividade, deve estar pensando: qual é a melhor forma de gerir o ponto?

Para você entender a melhor solução para o seu negócio, vamos dar algumas dicas para a implementação do gerenciamento de ponto!

Atenção à legislação trabalhista

Os profissionais de gestão de pessoas precisam estar atentos a todas as exigências da lei que interferem na gestão de ponto. Segundo a Lei nº9.601/1998, a existência do banco de horas é uma possibilidade para compensar horas extras, desde que haja aprovação em convenção ou acordo coletivo. Com tal medida, a empresa pode flexibilizar a jornada de trabalho sem impactar o orçamento na folha de pagamento.

Invista em uma solução de ponto eletrônico

Uma forma de otimizar o uso dos dados de marcação de ponto é investir em uma solução de ponto eletrônico que possa ser integrada com a folha de pagamento. Assim, as informações fornecidas pelos trabalhadores também podem se alinhar à concessão de benefícios e à organização de escalas de trabalho, por exemplo. Portanto, ao investir em tecnologia as lideranças podem tomar decisões mais assertivas e baseadas em dados.

Além disso, é importante que toda a equipe se alinhe quanto à importância de bater o ponto. A comunicação entre as equipes e lideranças precisa ser clara, para que todos se sintam responsáveis e saibam como proceder, por exemplo, tendo o aplicativo do ponto em seus celulares.

Cabe mencionar que os trabalhadores devem trabalhar além da jornada apenas quando uma entrega específica for solicitada e estiver alinhada a objetivos estratégicos da organização.

O que a lei fala sobre o controle de ponto?

Em 2009, o governo brasileiro criou a Portaria 1510, uma nova regulamentação para o uso dos relógios de ponto eletrônico. Sendo assim, o Sistema de Registro de Ponto (SREP) precisa seguir algumas regras importantes. Confira!

  • Não restringir os horários de marcação de ponto.
  • Não permitir marcação de ponto com horários pré-determinados ou segundo o horário contratual.
  • Não exigir a autorização prévia, no caso de marcar a sobrejornada.
  • Não permitir a alteração dos dados por parte do colaborador.
  • Garantir a criação de relatórios fiscais para comparar aos relatórios provenientes diretamente do relógio de ponto.

Ademais, as empresas devem utilizar o Registrador Eletrônico de Ponto (REP),um hardware que também possui as suas regras. Nesse caso, ele precisa garantir a impressão do comprovante de pontos por 5 anos, possuir um meio de armazenamento permanente e a porta USB externa, também chamada de Porta Fiscal, para que o auditor do trabalho possa extrair seus dados. Sobre o REP, existem três categorias:

  • REP-C: registro de ponto convencional.
  • REP-A: equipamentos e programas destinados ao registro das horas de trabalho.
  • REP-P: sistema de registro eletrônico, que inclui marcações, armazenamento e tratamento do ponto.

Conforme as medidas da Portaria 1510, os relógios de ponto precisam passar por uma atualização. A medida está em vigor desde 2012.

Como melhorar a gestão de pessoas com tecnologia?

Como você leu, a gestão de ponto ganha muitos benefícios com a tecnologia, pois ela permite a coleta e centralização de dados, para garantir tomadas de decisão mais assertivas. Desse modo, toda a gestão de pessoas pode evoluir, garantindo maior produtividade e satisfação dos colaboradores. 

Para continuar aprendendo sobre como melhorar a gestão de pessoas com o uso de soluções inovadoras, siga lendo o blog Korp!

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Letícia Guimarães é professora, publicitária e mestre em Comunicação (UFPR).

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