SPED fiscal: o que é e vantagens

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Letícia GuimarãesLetícia Guimarães

ATUALIZADO EM:

11 de Dezembro de 2023

No universo tributário brasileiro, a complexidade é uma constante, e uma das ferramentas que ajudam a lidar com esse desafio é o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). 

Entendemos que toda empresa possui a responsabilidade de detalhar minuciosamente sua movimentação de recursos perante o governo. Desse modo, isso envolve desde pessoas e valores monetários até mercadorias, estoques, serviços e tributos, entre outros.

Para simplificar e oficializar a prestação dessas informações ao governo, surge o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED),uma solução tecnológica que busca padronizar e oficializar os arquivos digitais nas áreas de escrituração fiscal e contábil.

Diversos módulos compõem o SPED, cada um focado em aspectos específicos. Entre eles, destacam-se:

  • SPED Fiscal – ICMS/IPI (EFD);
  • SPED Contribuições (EFD);
  • SPED Contábil (ECD); 
  • Escrituração Contábil Fiscal – ECF;
  • Nota Fiscal Eletrônica – NF-e;
  • E-Social
  • Reinf. 

Cada um desses módulos desempenha um papel crucial na eficiência e conformidade das operações empresariais, garantindo a transparência e a conformidade com as obrigações legais.

Neste artigo, vamos mergulhar no SPED Fiscal, explorando seus fundamentos, importância e como as empresas podem otimizar seus processos fiscais por meio dessa poderosa ferramenta. Vamos lá?

O que é o SPED Fiscal?

O SPED Fiscal é parte integrante do Sistema Público de Escrituração Digital, um projeto do Governo Federal que visa modernizar a relação entre fisco e contribuintes. Desse modo, o SPED Fiscal tem como objetivo principal substituir a escrituração fiscal em papel por arquivos digitais, proporcionando maior agilidade, transparência e controle na fiscalização tributária.

O SPED Fiscal é composto por diversos blocos, cada um destinado a informações específicas. Dentre eles, destacam-se o Bloco 0, que engloba informações gerais, o Bloco C, destinado aos documentos fiscais, e o Bloco K, que trata do controle da produção e do estoque.

Como funciona o SPED fiscal?

Por intermédio do SPED Fiscal, a Receita Federal e os órgãos fazendários estaduais recebem dos contribuintes todas as informações necessárias para a apuração do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).

Dessa forma, o sistema simplifica e facilita a entrega da documentação exigida pelo fisco, eliminando a necessidade de documentos em papel. Portanto, garante a fiscalização por parte do governo e reduz a burocracia associada à entrega desses documentos.

O processo de Escrituração Digital ocorre da seguinte maneira: mensalmente, a empresa envia um arquivo digital contendo toda a escrituração de documentos fiscais e outras informações relevantes para o fisco estadual e a Secretaria da Receita Federal do Brasil. Com isso, o arquivo inclui registros de apuração de impostos relacionados às operações e prestações realizadas pelo contribuinte.

O SPED Fiscal é entregue em formato de arquivo digital (em texto) e precisa ser submetido ao Programa Validador e Assinador (PVA) fornecido pelo próprio SPED. Após essa verificação, o arquivo digital é assinado utilizando uma certificação emitida por uma entidade credenciada.

As informações contidas no SPED Fiscal incluem:

  • Registros fiscais de entrada e saída (mercadorias, transportes, serviços com ICSM);
  • Apuração de impostos;
  • Cadastros de produtos, estabelecimento, clientes e fornecedores;
  • Informações adicionais;
  • Dados de produção (o que foi produzido, o que entrou e o que saiu);
  • Estoque/inventário;
  • CIAP – Controle de Crédito de ICMS (por exemplo, quais equipamentos utilizados na produção geraram crédito para a empresa?);
  • Informações específicas de alguns setores (combustível, energia elétrica, usinas).

Quais são os erros mais comuns no SPED fiscal?

É comum muitas pessoas considerarem o sistema complexo, o que gera uma série de erros no envio do arquivo. De acordo o site do SPED fiscal, os principais problemas são:

  • Falta de preenchimento nos campos obrigatórios.
  • O contador cadastrado não é responsável pelo período da apuração.
  • Falta de ajuste nas configurações da empresa referentes ao regime de apuração de PIS/Cofins;
  • Código do IBGE nos parâmetros da cidade não informado;
  • CST fora da conformidade;
  • Diferença entre número da nota que consta no campo “chave de acesso” e no campo “número da nota de entrada”;
  • PIS e Cofins não configurados nos afretamentos, entre outros.

Quais são as vantagens do SPED fiscal para as empresas?

Estar em conformidade com seus tributos por meio de um uso adequado do SPED fiscal pode gerar várias vantagens para os negócios. Entenda algumas delas!

Redução de custos e agilidade 

A eliminação do papel e a automação dos processos de escrituração fiscal reduzem custos operacionais e proporcionam uma resposta mais rápida às demandas do fisco.

Conformidade fiscal 

O SPED Fiscal ajuda as empresas a estarem em conformidade com as obrigações fiscais, evitando multas e penalidades decorrentes de erros na prestação de contas.

Integração com outros sistemas

A integração do SPED com outros sistemas da empresa facilita a troca de informações, promovendo uma visão mais holística e eficiente dos processos internos.

Maior controle sobre operações 

A digitalização dos documentos fiscais proporciona às empresas um controle mais efetivo sobre suas operações, reduzindo riscos de fraudes e erros.

Como implementar o SPED fiscal?

O SPED Fiscal não é uma iniciativa estática, pois está em constante evolução para atender às demandas de um ambiente de negócios dinâmico. Sendo asism, novas versões e atualizações são lançadas periodicamente, incorporando melhorias e ajustes para tornar o sistema mais eficiente e aderente à realidade fiscal do país.

Veja algumas dicas para uma implementação bem-sucedida!

Realizar o planejamento

Antes de iniciar a implementação do SPED Fiscal, é crucial realizar um planejamento detalhado, considerando todos os aspectos técnicos, operacionais e legais envolvidos.

Capacitar a equipe

Investir na capacitação da equipe é essencial para superar os desafios técnicos e culturais associados à transição para o SPED.

Automação de processos

Utilizar ferramentas de automação de processos facilita a geração e transmissão dos arquivos, reduzindo a possibilidade de erros humanos.

Parceria com especialistas

Contar com o suporte de consultorias e especialistas em SPED Fiscal pode ser fundamental para garantir uma implementação bem-sucedida.

Quais são os desafios na implementação do SPED fiscal?

Apesar dos benefícios, a implementação do SPED Fiscal não está isenta de desafios. Alguns dos obstáculos mais comuns incluem:

  • Complexidade técnica: A geração e transmissão dos arquivos digitais exigem conhecimentos técnicos específicos, o que pode representar um desafio para algumas empresas.
  • Mudança cultural: A transição do papel para o digital requer uma mudança cultural nas organizações, incluindo treinamento de equipes e adaptação de processos.
  • Investimento em tecnologia: A implementação eficaz do SPED Fiscal muitas vezes exige investimentos em infraestrutura e sistemas tecnológicos, o que pode ser um obstáculo para empresas de menor porte.

Conclusão

O SPED Fiscal é uma peça-chave na modernização do ambiente tributário brasileiro, proporcionando benefícios significativos para as empresas que adotam essa ferramenta de forma eficaz. Embora os desafios existam, a superação deles resulta em uma gestão fiscal mais eficiente, transparente e alinhada com as demandas do cenário atual. 

Ao investir no entendimento e na implementação adequada do SPED Fiscal, as empresas não apenas atendem às obrigações legais, mas também posicionam-se estrategicamente para enfrentar os desafios do futuro.

Para continuar aprendendo sobre temas que envolvem a gestão fiscal e tributária na indústria, leia o blog Korp:

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Letícia Guimarães é professora, publicitária e mestre em Comunicação (UFPR).

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