SPED contábil: entenda o que é o sistema

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Letícia GuimarãesLetícia Guimarães

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11 de dezembro de 2023

A contabilidade sempre desempenhou um papel crucial no mundo dos negócios, sendo fundamental para a tomada de decisões e o cumprimento das obrigações legais. Com a ascensão da era digital, o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) Contábil surge como uma ferramenta fundamental para modernizar e agilizar os processos contábeis no Brasil. 

Neste artigo, exploraremos os fundamentos, benefícios e desafios do SPED Contábil, revelando como essa inovação está transformando a maneira como as empresas gerenciam suas informações contábeis. Vamos lá?

O que é o SPED Contábil?

O SPED Contábil é parte integrante do Sistema Público de Escrituração Digital, uma iniciativa governamental que visa informatizar e simplificar as obrigações acessórias relacionadas à contabilidade das empresas. 

Ele é estruturado em blocos, cada um destinado a informações específicas. O Bloco 0, por exemplo, abrange informações sobre a abertura, alterações e encerramento de escrituração contábil, enquanto o Bloco J concentra dados sobre demonstrações contábeis.

Diferentemente do SPED Fiscal, que concentra-se nas informações fiscais, o SPED Contábil concentra-se na escrituração contábil digital, substituindo os livros contábeis tradicionais por arquivos digitais.

Sendo assim, o SPED contábil lida com as transações relacionadas à contabilidade de uma organização. Esta ferramenta visa fortalecer o controle da fiscalização tributária, facilitando o acesso aos dados contábeis das instituições.

Além disso, a exigência do sistema se aplica a empresas enquadradas nos regimes de tributação de Lucro Real e Lucro Presumido. Empresas do Simples Nacional não têm a obrigação de realizar essa entrega.

Como funciona o uso do SPED contábil?

Para empresas de Lucro Real e Lucro Presumido, é gerado um documento assinado pelo profissional responsável, o contador, podendo ser realizado de forma eletrônica e enviado para a empresa.

Após a conclusão do arquivo, o cliente deve baixar o programa validador no site da Receita Federal. Ao abri-lo, deve-se inserir o arquivo e assiná-lo por meio do certificado digital. Em seguida, é necessário reenviá-lo ao contador, que será responsável por resolver quaisquer pendências e encaminhar ao governo.

O Certificado Digital utilizado para o SPED Contábil deve ser do tipo e-CPF, A3. Em caso de dúvidas, é recomendável consultar as Instruções Normativas da Receita Federal para evitar contratempos durante a apresentação das informações.

Além disso, vale ressaltar que contar com o SPED Contábil é vantajoso, pois a transmissão digital substitui o envio em papel, resultando em economia significativa de gastos, redução de tempo e melhor gerenciamento dos dados transmitidos.

Quais são os benefícios do sistema?

O SPED contábil proporciona vários benefícios à contabilidade dos negócios. Conheça alguns deles!

  • Redução de custo e agilidade: A eliminação do papel e a automatização dos processos contábeis resultam em uma considerável redução de custos operacionais e proporcionam uma resposta mais ágil às demandas regulatórias.
  • Transparência e conformidade: O SPED contábil promove a transparência nas informações contábeis das empresas, facilitando a fiscalização e assegurando a conformidade com as normas legais.
  • Integração com outros sistemas: A integração do SPED contábil com outros sistemas empresariais possibilita uma visão mais completa e integrada das operações, contribuindo para uma gestão mais eficiente.
  • Facilidade de acesso às informações: Com a digitalização das informações contábeis, o acesso a relatórios e dados relevantes torna-se mais fácil, proporcionando uma base sólida para a tomada de decisões estratégicas.

Como implementar o SPED contábil?

Assim como o SPED Fiscal, o SPED Contábil está sujeito a atualizações regulares para se adequar às mudanças na legislação e nas necessidades do mercado. A tendência é que novas funcionalidades sejam incorporadas, aprimorando ainda mais a eficiência e a utilidade dessa ferramenta para as empresas.

Desse modo, veja algumas dicas para uma implementação bem-sucedida!

  • Avaliação prévia: Antes de iniciar a implementação do SPED Contábil, é crucial realizar uma avaliação detalhada da infraestrutura tecnológica e dos processos internos da empresa.
  • Capacitação da equipe: Investir na capacitação da equipe contábil é essencial para superar os desafios técnicos e culturais associados à transição para o sistema.
  • Parceria com especialistas: Contar com o suporte de consultorias e especialistas no sistema pode ser fundamental para garantir uma implementação bem-sucedida e manter a conformidade contínua.

Quais são os desafios na implementação do sistema?

  • Complexidade técnica: A geração e transmissão dos arquivos digitais exigem conhecimentos técnicos específicos, sendo um desafio para empresas que não possuem uma infraestrutura tecnológica robusta.
  • Mudança cultural: A transição do registro contábil tradicional para o digital requer uma mudança cultural nas organizações, incluindo treinamento de equipes e adaptação de processos.
  • Atualização constante: O ambiente regulatório está em constante evolução, e as empresas precisam manter-se atualizadas para garantir que suas práticas contábeis estejam alinhadas com as exigências do SPED Contábil.

Quais são as diferenças entre os SPED fiscal e contábil?

Agora que você já entendeu melhor o funcionamento do SPED contábil também é interessante compreender a diferença em relação ao sistema fiscal.

O SPED Fiscal é responsável por substituir a escrituração em papel pela Escrituração Fiscal Digital (EFD). Dessa forma, o sistema é composto por arquivos digitais contendo documentos fiscais e informações relevantes aos fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Fazenda, incluindo registros de apuração de impostos sobre operações e prestações realizadas pelo contribuinte.

Por outro lado, o SPED Contábil substitui a escrituração em papel pela Escrituração Contábil Digital (ECD),transmitindo digitalmente os seguintes livros contábeis:

  • Livro Diário e seus auxiliares;
  • Livro Razão e seus auxiliares;
  • Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

Para assegurar a segurança e validade jurídica das transmissões de arquivos, a Receita Federal recomenda o uso de Certificado Digital: e-CPF para o SPED Contábil e e-CNPJ ou e-CPF para o SPED Fiscal. Além disso, o certificado contribui para a redução de custos operacionais e permite assinaturas digitais em outras operações pela internet.

Conclusão

O SPED Contábil representa um marco significativo na modernização da contabilidade brasileira. Ao adotar essa ferramenta de forma estratégica, as empresas não apenas atendem às obrigações legais, mas também ganham eficiência, transparência e agilidade em seus processos contábeis. 

Embora os desafios existam, as oportunidades proporcionadas pelo sistema posicionam as organizações para um futuro no qual a contabilidade digital não é apenas uma obrigação, mas uma vantagem competitiva.

Entenda mais sobre a contabilidade na indústria por meio do blog Korp:

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Letícia Guimarães é professora, publicitária e mestre em Comunicação (UFPR).

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