Saiba como o BPM pode beneficiar a sua empresa

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Letícia GuimarãesLetícia Guimarães

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21 de setembro de 2022

BPM significa Business Process Management e é uma metodologia da gestão empresarial que trata dos processos da organização. Sendo assim, tem enfoque na sistematização de processos individuais e complexos, tanto dentro quanto fora da empresa.

Afinal, para que uma organização seja competitiva, é importante funcionar com eficiência e agilidade. Portanto, os processos precisam ser sincronizados e integrados. A Gestão de Processos de Negócio surgiu para contribuir com essa necessidade.

Neste artigo, você vai aprender o que é BPM e a sua importância para as empresas. Além disso, contaremos como você pode aplicá-la no seu negócio. Vamos lá?

O que é BPM?

A sigla BPM vem do inglês e significa Business Process Management. Ela pode ser traduzida para o português como “gestão de processos de negócio” e parte da premissa de que os processos são a base de uma organização. Desse modo, seu objetivo é otimizar ao máximo a produtividade dos colaboradores, por consequência, aumentando a competitividade do negócio.

Nesse sentido, é vital contar com o apoio da tecnologia, uma vez que aumenta as possibilidades de análises de dados e tomada de decisão. Com poucos cliques, torna-se possível obter respostas mais rápidas e assertivas. 

Com isso, o BPM se trata de um conjunto de boas práticas com foco na modelagem de processos e melhoria contínua. 

Podemos dizer que o BPM combina automação, controle, análise e otimização dos fluxos corporativos. De acordo com as metas estabelecidas por uma empresa, ele abrange todas as partes envolvidas em sua produção, como:

  • Sistemas;
  • Clientes;
  • Funcionários;
  • Outros stakeholders.

Por isso, é uma disciplina que possui métodos e técnicas para identificar, analisar, padronizar e melhorar processos corporativos. Tais ações são fundamentais para corresponder às exigências da indústria 4.0 e da necessidade de transformação digital das empresas.

O que são processos de negócio?

Os processos são um conjunto de ações que podem ser realizadas por máquinas ou seres humanos com o objetivo de entregar valor para os clientes. Dessa forma, são atividades inter-relacionadas para a resolução de problemas específicos. Alguns tipos de processos são:

  • Primários ou essenciais: agregam valor diretamente ao cliente, como o desenvolvimento de produtos.
  • De suporte ou apoio: apoiam os processos primários, sem o contato direto com o cliente, gerando valor para outros processos. Por exemplo, admissão e pagamento de funcionários.
  • Administrativos ou de gestão: coordenam os processos anterior, para garantir eficiência e eficácia, como a gestão de desempenho e o feedback de colaboradores.

Como surgiu o BPM?

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O Business Process Management não está necessariamente restrito aos dias atuais. Desde a Antiguidade, diferentes povos já criavam processos para gerenciarem os seus impérios. Mas a teoria em si é muito mais recente.

Em 1911, Frederick Taylor publicou um artigo na revista “The Principles of Scientific Management” detalhando como a produtividade poderia ser melhorada com o uso do método científico. Esse é considerado um início de teorização sobre a disciplina.

Já nos anos 1950 e 1960, o BPM intensificou o seu desenvolvimento no decorrer da Terceira Revolução Industrial. Métodos como o Kanban e o Kaizen surgiram para melhorar a gestão do trabalho.

Nos anos 1980, com os avanços tecnológicos, os sistemas de gestão passaram a ganhar notoriedade na área. E, por fim, no início dos anos 2000, a consultoria Gartner passou a utilizar o termo “Business Process Management Suite”, para se referir aos softwares de gestão de processos.

Qual é a importância do Business Process Management para um negócio?

Conforme estudo da McKinsey, empresas poderiam poupar ao menos 30% do tempo gasto em tarefas repetitivas com automação. Portanto, o BPM pode ser um caminho para automatizar, simplificando os fluxos de trabalho.

Sendo assim, além de aumentar a produtividade em um menor período de tempo, ele também propulsiona a transformação digital. Nos dias atuais, alguns aspectos que também precisam de processos bem definidos são:

  • Customer success;
  • Supply chain;
  • Criação de estrutura omnichannel;
  • Experiência da equipe interna, entre outros.

O BPM auxilia o negócio a absorver todas essas novas demandas com clareza quanto ao que cada um deve fazer, de maneira alinhada. Assim, agora que já vimos a importância de se trabalhar com esse conjunto de técnicas, vamos entender como acontece a sua aplicação?

Diferença entre BPM e BPMN

A diferença é que o Business Process Model and Notation (BPMN),conhecido como Modelo e Notação de Processos de Negócio, é um sistema de representação gráfica que ajuda na visualização de fluxos de processos. Enquanto isso, o BPM envolve práticas para a organização de processos.

Dessa forma, o BPMN ajuda a representar de forma visual e em uma linguagem compreensível tudo o que se precisa compreender de um processo. Isso facilita a comunicação e a colaboração entre as partes.

Quais são os estágios de aplicação do BPM?

Os estágios de aplicação do BPM envolvem uma série de etapas, desde o entendimento dos processos ao monitoramento. Com uma implementação assertiva, o time se tornará mais analítico, garantindo tomadas de decisões mais rápidas. Conheça cada uma das seguintes etapas:

  • Mapeamento de processos;
  • Padronização de processos;
  • Melhoria contínua.

Mapeamento de processos

Em primeiro lugar, é necessário realizar a análise de todos os processos que já existem na organização. Assim, você saberá como tudo está funcionando em cada ponta do negócio. 

Além disso, é importante verificar se os processos existentes estão de acordo com os objetivos da empresa. Conheça algumas tarefas que devem ser realizadas nesse primeiro momento:

  1. Documentação dos processos da empresa;
  2. Pesquisa na busca de galhas e gargalos;
  3. Definição de prioridades para criação do cronograma de implementação;
  4. Definição de atividades que serão automatizadas.

Padronização

A etapa de padronização corresponde ao momento de modelagem dos processos, além da implementação deles.

Nesse momento, os colaboradores precisam entender as vantagens de adotarem o BPM, de forma a se comprometerem com as mudanças na organização. Com o apoio de todos, fica garantido o sucesso das novas operações.

Melhoria contínua

A etapa de melhoria contínua também é conhecida como BPI (Business Process Improvement). Desse modo, são feitas as correções nos processos, para serem adotados de maneira mais intuitiva. Para isso, é importante realizar o monitoramento utilizando métricas adequadas para cada processo. Esse estágio inclui:

  1. Estabelecimento de ordem lógica para realização dos processos;
  2. Capacitação técnica da equipe;
  3. Aplicação das alterações realizadas.

Quais são as vantagens do BPM?

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A aplicação do BPM pode gerar benefícios para várias áreas da empresa, como Financeiro, Recursos Humanos, Marketing, entre outras. Portanto, consiste na aplicação de técnicas que garantem maior competitividade ao negócio e benefícios como:

  • Transparência no ambiente de trabalho;
  • Maior controle e acompanhamento de indicadores de desempenho;
  • Ganho de produtividade pela facilitação de fluxos de trabalho;
  • Agilidade por meio da automatização de processos;
  • Entrega de resultados visíveis na organização;
  • Equipes mais eficientes;
  • Redução de custos por meio de aprimoramentos;
  • Segurança das informações dentro da empresa.

Sendo assim, o Business Project Management oferece uma série de vantagens que podem ser potencializadas com o uso de ferramentas tecnológicas de gestão, como o ERP, ou CRM, entre outras.

Agora que você aprendeu sobre a gestão de processos dentro de uma empresa, que tal continuar conhecendo outros temas no blog da Viasoft Korp?

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Letícia Guimarães é professora, publicitária e mestre em Comunicação (UFPR).

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