Gestão de compras: o que é, como fazer e como se aplica a indústria

A gestão de compras é o processo que envolve todas as etapas desde a identificação das necessidades de compra até a entrega e pagamento dos produtos ou serviços adquiridos. 

Por isso, este é um processo fundamental para o sucesso empresarial, especialmente na indústria. 

Neste artigo, você verá:

• O que é gestão de compras;
• Porque ela é tão importante;
• Passo a passo para fazer uma eficiente gestão de compras;
• Como a tecnologia e a inovação podem impulsionar a eficiência na gestão de compras. 

Se você está interessado em melhorar seus processos de compras e aumentar a eficiência em sua empresa, continue a leitura!

O que é gestão de compras?

A gestão de compras é o processo de planejamento, controle e execução das atividades relacionadas à aquisição de produtos e serviços necessários para o funcionamento de uma empresa. 

Dessa forma, é uma área estratégica que envolve desde a identificação das necessidades da organização até a seleção dos fornecedores mais adequados. 

Por isso, o intuito da gestão de compras é criar um processo padronizado dentro da organização. Dessa forma, as atividades de compras se tornam um conjunto de decisões seguindo o que foi determinado no planejamento de compras e avaliação de necessidades da empresa.

Por que gestão de compras é importante? 

A importância da gestão de compras para o sucesso empresarial está relacionada à sua capacidade de otimizar custos, garantir a qualidade dos produtos adquiridos, minimizar riscos e assegurar o cumprimento dos prazos de entrega. Por exemplo, em uma indústria, gerir a compra de matéria-prima é a base do funcionamento de toda a fábrica, demonstrando sua grande relevância na rotina industrial. 

Além disso, uma gestão eficiente permite uma melhor negociação com os fornecedores, resultando em melhores condições comerciais e vantagens competitivas para a empresa. 

Assim, ao adotar práticas de gestão de compras, as empresas podem aumentar sua eficiência operacional, reduzir desperdícios e maximizar seus lucros. Quer descobrir como? Leia abaixo!

Passo a passo: como fazer uma eficiente gestão de compras

Uma eficiente gestão de compras é fundamental para o sucesso de qualquer empresa. Para realizar essa tarefa de forma eficaz, é importante seguir alguns passos essenciais. 

Passo 1: análise das necessidades

O primeiro passo é realizar uma análise detalhada das necessidades de compras da organização. Por isso, leve em consideração o volume, frequência de compras, sazonalidades, demandas futuras e requisitos operacionais. 

Como essa é a base do seu plano de compras, separamos as principais atividades que você deverá realizar:

• Converse com os departamentos da empresa e identifique suas necessidades individuais de compras (matéria-prima, equipamentos, serviços e outros)
• Analise o histórico de compras da empresa para identificar padrões de consumo. Isso ajudará a prever demandas futuras.
• Considere projetos futuros como expansões, lançamentos ou mudanças de processos produtivos.  Identifique os recursos necessários para esses projetos e inclua-os nas necessidades de compras.
• Analise o estoque atual para identificar produtos em falta, em excesso e obsoletos. Isso ajudará a definir prioridades e evitar compras desnecessárias.
• Consulte colaboradores e gestores de diferentes níveis hierárquicos para obter insights sobre as necessidades específicas de suas áreas.
• Leve em consideração as mudanças no ambiente externo que possam afetar as necessidades de compras da empresa, como variações nos preços das commodities, mudanças na legislação ou instabilidades geopolíticas.
• Realize uma análise de benchmarking para comparar as práticas de compras da empresa com as de outras organizações do mesmo setor. Isso pode ajudar a identificar oportunidades de melhoria e aprimoramento.

Passo 2: planejamento de compras

Nesta etapa, elabore um plano de compras considerando as informações que você levantou na etapa anterior. 

Após coletar todas as informações relevantes, está na hora de sintetizar e documentar as necessidades de compras da empresa. Isso inclui uma lista detalhada dos produtos ou serviços necessários, as quantidades requeridas, os prazos de entrega esperados e quaisquer outras especificações relevantes.

Além disso, é essencial realizar uma análise de mercado para entender as tendências, os preços e a disponibilidade dos produtos ou serviços desejados. Isso ajuda a identificar potenciais fornecedores, entender as variações sazonais de preço e antecipar possíveis obstáculos.

Passo 3: seleção de fornecedores

Em seguida, é importante estabelecer critérios claros para a seleção de fornecedores, levando em conta aspectos como qualidade, preço, prazo de entrega, confiabilidade e capacidade de fornecimento.

Pense que a definição de fornecedores é como assinar um contrato de casamento. Ou seja, você deverá escolher com cautela, considerando todos os pontos importantes antes de definir oficialmente. 

Feito isso, é fundamental realizar as cotações e estabelecer um processo de negociação eficiente, buscando sempre obter as melhores condições comerciais.

Passo 4: aquisição

Agora que você já tem o planejamento e fornecedores definidos, está na hora da prática.

Emita os pedidos de compra conforme os acordos negociados, especificando claramente os produtos ou serviços, quantidades, preços e condições de entrega.

Passo 5: gestão de contratos

Também faz parte da gestão de compras acompanhar os contratos fechados. É importante administrar os fornecedores, garantindo o cumprimento dos termos acordados e resolvendo eventuais problemas que possam surgir.

Passo 6: controle de estoques

O controle de estoque é uma etapa crucial da gestão de compras, que envolve definir políticas, implementar sistemas de controle e monitorar as movimentações de produtos. 

Por meio da avaliação do estoque atual e da análise de indicadores de desempenho, as organizações conseguem garantir níveis adequados de produtos disponíveis para atender à demanda dos clientes, evitando excessos que possam resultar em custos desnecessários. 

Além disso, a revisão regular das políticas de estoque e a gestão de produtos obsoletos ou excedentes contribuem para a eficiência operacional e a satisfação do cliente, mantendo o equilíbrio entre disponibilidade de produtos e custos de armazenagem.

Lembre-se, uma gestão de estoque bem feita significa economia de dinheiro e eficiência de produção.

Passo 7: Avaliação de monitoramento de desempenho

Por fim, é crucial monitorar e avaliar constantemente os resultados obtidos, buscando identificar possíveis melhorias e oportunidades de redução de custos. 

Para fazer essa análise de desempenho é essencial contar com ajuda da tecnologia de dados. O ideal é implementar um Business Intelligence que avalia os dados de compras da sua empresa e transforma-os em insights muito fáceis de serem interpretados. Veja na prática:

O BI da Viasoft Korp permite analisar todo o seu desempenho de processo de compras e ainda o transforma em gráficos intuitivos e altamente visuais. 

Com ele, você tem disponível análises gerais, como esta que você viu acima, e muitas outras como:

• Painel de análise de descontos
• Análise ABC por produto
• Análise ABC por fornecedores
• Análise comparativa
• Análise de evolução de preços
• Painel de análise detalhada
• Painel de análise de compras pendentes
• Análise geográfica

Tendo acesso a todas essas informações basta bater o olho para identificar problemas e oportunidades. Assim você consegue ter embasamento para reavaliar a gestão de compras e tomar decisões muito mais assertivas.

As particularidades da gestão de compras na indústria

A gestão de compras na indústria apresenta particularidades que a diferenciam de outros setores. Uma das principais características é a necessidade de lidar com uma ampla variedade de fornecedores, que fornecem matérias-primas, equipamentos e componentes essenciais para a produção. 

Na indústria, a busca por eficiência e redução de custos também é um desafio constante, pois as empresas industriais costumam lidar com grandes volumes de compras. 

Portanto, é essencial que os gestores tenham um conhecimento profundo do mercado fornecedor e sejam capazes de estabelecer parcerias estratégicas que garantam o suprimento contínuo e adequado dos materiais necessários para a produção.

Confira algumas dicas para lidar com a gestão de compras na indústria:

Conheça os processos de produção

Na indústria, é essencial entender os processos de produção, desde a matéria-prima até o produto final. 

É isso que ajudará a identificar as necessidades de compras de forma mais precisa e a otimizar o fluxo de materiais.

Considere a demanda variável

Muitas indústrias enfrentam flutuações na demanda de produtos devido a sazonalidades, ciclos econômicos ou mudanças nas preferências do mercado. 

Por isso, é importante estar preparado para lidar com essa variabilidade ajustando os níveis de estoque e as estratégias de compras conforme necessário.

Priorize a qualidade

Ainda mais do que em qualquer outro setor, a qualidade dos materiais e componentes é fundamental na indústria, pois pode afetar diretamente a qualidade do produto final. 

Dessa forma, certifique-se de trabalhar com fornecedores que atendam aos padrões de qualidade exigidos pela sua empresa.

Gerencie os riscos de fornecimento

Identifique e avalie os riscos associados aos seus fornecedores, como a possibilidade de interrupções na cadeia de suprimentos, instabilidade política ou desastres naturais.

Na indústria, é importante desenvolver planos de contingência para lidar com esses riscos e garantir a continuidade das operações. 

Utilize tecnologia de gestão de compras

Investir em sistemas de gestão de compras pode facilitar e automatizar muitos aspectos do processo de compras na indústria, desde a emissão de pedidos até o monitoramento de estoques e o acompanhamento de fornecedores.

Por isso, um Sistema de Gestão Empresarial (ERP) é crucial para o bom funcionamento e integração da gestão de compras com os demais departamentos.

Tecnologia e inovação: impulsionando a eficiência na gestão de compras

Em um mercado cada vez mais competitivo, investir em tecnologias de inovação e automação já é praticamente obrigação. Se você quer destacar sua empresa no mercado e finalmente avançar para outro patamar, deixar a tecnologia trabalhar para e por você é a solução. 

Por isso, na gestão de compras não tem sido diferente. Com o avanço das soluções digitais, as empresas podem automatizar processos, reduzir erros e otimizar a tomada de decisões. 

Sistemas de gestão em nuvem

Uma das principais inovações nesse campo é o uso de sistemas de gestão de compras baseados em nuvem, que permitem o acesso remoto aos dados e agilizam todo o processo de aquisição de produtos ou serviços. 

Inteligência artificial e análise de dados

A utilização de inteligência artificial e análise de dados está transformando a gestão de compras na indústria. Essas tecnologias permitem identificar tendências de mercado, prever a demanda por produtos, otimizar os níveis de estoque, avaliar riscos de fornecedores e negociar com mais eficácia.

Sendo assim, analisar grandes volumes de dados, as empresas podem tomar decisões mais informadas e estratégicas, economizando custos, melhorando a eficiência operacional e mantendo-se competitivas no mercado.

Sistemas de comunicação integrada

Outro ponto importante é a comunicação integrada entre setores. Na gestão de compras, é muito importante ter acesso a um sistema de gestão que compartilhe informações interdepartamentais. 

Um exemplo disso é o controle de níveis de estoque. É essencial que os responsáveis pela gestão de compras tenham acesso aos dados de estoque para identificarem a necessidade de um novo pedido de compra.

Em resumo, a adoção dessas tecnologias permite que as empresas tenham uma visão mais estratégica das compras, focando em resultados e melhorando a competitividade no mercado. A constante evolução tecnológica oferece oportunidades para impulsionar a eficiência na gestão de compras e alcançar melhores resultados empresariais.

A gestão de compras é um processo contínuo e dinâmico, que exige constante atualização e adaptação às mudanças do mercado. Portanto, cabe às empresas investir em capacitação e recursos tecnológicos para obter resultados cada vez melhores nessa área. 

E você, já parou para refletir sobre como sua empresa pode aprimorar sua gestão de compras?

Se você está tendo dificuldades com isso, entre em contato com um especialista Korp e dê o primeiro passo para evolução da sua gestão de compras.

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