O que é Matriz RICE e como aplicar?

PUBLICADO POR:

Giovanna CipulloGiovanna Cipullo

ATUALIZADO EM:

18 de Junho de 2024

Você já se sentiu tão sobrecarregado de tarefas que não sabia por onde começar? Se a resposta for sim, você não está sozinho e a Matriz RICE pode te ajudar.

Essa é uma situação comum, especialmente para quem ocupa cargos de gestão dentro de uma empresa. Então, a boa notícia é que existe uma ferramenta que pode ajudar a organizar e priorizar suas tarefas de forma eficiente.

Vamos entender o que é a Matriz RICE, como funciona e como pode transformar a gestão de projetos na sua empresa.

O que é a matriz RICE?

matriz RICE

A matriz RICE é uma metodologia criada para ajudar gestores a priorizar projetos de maneira mais analítica e menos intuitiva. O nome RICE é um acrônimo para quatro elementos fundamentais: Reach (Alcance),Impact (Impacto),Confidence (Confiança) e Effort (Esforço).

Sendo assim, cada um desses elementos avalia e classifica projetos, assegurando que as decisões se baseiem em dados concretos e não apenas em intuições ou preferências pessoais.

Reach (Alcance)

Imagine que você está lançando um novo produto. O alcance mede quantas pessoas serão impactadas por esse projeto em um determinado período. Por exemplo, se você espera que 500 novas pessoas assinem sua newsletter por mês graças ao novo produto, o alcance é 500/mês. Simples, não?

Impact (Impacto)

Aqui, a pergunta é: qual será o impacto desse projeto para cada indivíduo? Se você está investindo em anúncios no Google Adwords, por exemplo, quanto isso vai ajudar a converter um lead? O impacto é medido em uma escala de 0.25 (mínimo) a 3 (muito grande). É como dar uma nota para o quanto você acha que o projeto vai “mexer” com as pessoas.

Confidence (Confiança)

Este é o termômetro da sua certeza. Se você acha que o impacto será grande, mas não tem dados para provar, sua confiança não pode ser alta. A confiança é medida em porcentagem: 100% para alta confiança, 80% para média e 50% para baixa. Qualquer coisa abaixo de 50% é como confiar no horóscopo para tomar decisões empresariais — não é uma boa ideia.

Effort (Esforço)

Quanto trabalho será necessário para completar o projeto? O esforço é medido em “pessoa-mês”, ou seja, o trabalho que uma pessoa pode fazer em um mês. Se um projeto exige três meses de trabalho de uma equipe, o esforço é 3 pessoa-mês. Aqui, quanto maior o esforço, pior para o projeto.

Como aplicar a matriz RICE?

A matriz RICE é uma ferramenta extremamente útil para priorizar projetos em qualquer setor. Para entender isso na prática, veja o exemplo abaixo:

Suponha que você seja o gerente de uma fábrica e tenha dois projetos em mãos: Projeto A – implementar um novo sistema de gestão de estoque e Projeto B – adquirir uma nova máquina para aumentar a capacidade de produção.

Passo 1: Avaliar cada elemento

Para cada projeto, avalie os quatro elementos da matriz RICE: Alcance, Impacto, Confiança e Esforço.

  • Alcance: Quantas pessoas serão impactadas pelo projeto em um determinado período?
    No Projeto A, o alcance pode ser o número de funcionários que usarão o novo sistema de gestão de estoque. No Projeto B, o alcance pode ser o número de clientes que se beneficiarão da maior capacidade de produção.
  • Impacto: Qual será o impacto desse projeto para cada indivíduo?
    No Projeto A, podemos medir o impacto pela eficiência aumentada na gestão do estoque. No Projeto B, o impacto pode ser a satisfação do cliente ao receber produtos mais rapidamente.
  • Confiança: Quão certos estamos de que os benefícios previstos serão alcançados?
    Se temos dados sólidos para apoiar nossas previsões para o Projeto A, a confiança pode ser alta. Se o Projeto B é mais incerto, a confiança pode ser menor.
  • Esforço: Quanto trabalho será necessário para completar o projeto?
    O esforço é medido em ‘pessoa/mês’. Se o Projeto A exigir três meses de trabalho de uma equipe, o esforço é de 3 pessoas/mês. Se o Projeto B exigir seis meses de trabalho de uma equipe, o esforço é de 6 pessoas/mês.

Passo 2: Calcular o valor RICE

Aplique a fórmula RICE para cada projeto: 

(Alcance x Impacto x Confiança) / Esforço. 

O resultado é o valor RICE, que ajuda a determinar a prioridade do projeto. 

Vamos supor os seguintes valores para os elementos da matriz RICE para os projetos A e B que estamos usando como exemplo:

Projeto A:

  • Alcance: 200 funcionários
  • Impacto: 2 (a eficiência do estoque vai melhorar significativamente)
  • Confiança: 90% (temos dados sólidos apoiando a eficácia do novo sistema)
  • Esforço: 3 pessoas/mês

Projeto B:

  • Alcance: 1000 clientes
  • Impacto: 1 (os clientes vão apreciar a produção mais rápida, mas não é uma mudança transformadora)
  • Confiança: 70% (há alguma incerteza sobre se a nova máquina irá realmente aumentar a capacidade de produção conforme esperado)
  • Esforço: 6 pessoas/mês

Agora, aplicamos a fórmula RICE: (Alcance x Impacto x Confiança) / Esforço

Projeto A:
RICE = (200 x 2 x 0.9) / 3 = 120

Projeto B:
RICE = (1000 x 1 x 0.7) / 6 = 116.67

Portanto, com base nos valores RICE, priorize o Projeto A sobre o Projeto B, pois possui um valor RICE maior e deve ser priorizado.

Passo 3: Priorizar os projetos

Por fim, compare os valores RICE dos dois projetos e priorize o projeto com o maior valor RICE.

Lembre-se, a chave para usar a matriz RICE efetivamente é a colaboração entre os setores da empresa. Então, coletar dados precisos e relevantes para cada elemento da matriz é crucial.

Benefícios da matriz RICE

  • Priorização baseada em dados: A matriz RICE permite que você tome decisões baseadas em dados concretos, em vez de intuições ou preferências pessoais. Dessa forma, isso ajuda a garantir a priorização dos projetos mais valiosos.
  • Transparência: Com a matriz RICE, todos na equipe podem entender como as prioridades são determinadas. Ou seja, isso pode aumentar a confiança e a colaboração dentro da equipe.
  • Eficiência: Ao priorizar projetos com base em seu valor RICE, você pode direcionar seus recursos para os projetos que provavelmente trarão o maior retorno.
  • Flexibilidade: Qualquer equipe ou empresa pode aplicar a matriz RICE a qualquer tipo de projeto, tornando-a uma ferramenta versátil.
  • Redução do risco: Você pode usar a matriz RICE para identificar projetos muito arriscados em relação ao seu retorno potencial, permitindo que evite ou repense esses projetos.

Conclusão

A gestão de projetos não é uma ciência exata, mas a matriz RICE oferece uma estrutura sólida para tomar decisões mais informadas e eficientes. Então, da próxima vez que você se sentir perdido em meio a tantas tarefas, lembre-se da matriz RICE. Ela pode ser a bússola que você precisa para navegar no mar de projetos da sua empresa.

E aí, pronto para implementar a matriz RICE e transformar a gestão de projetos na sua empresa? 

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Formada em Jornalismo e pós-graduada em Assessoria de Imprensa, Gestão de Comunicação e Marketing, atua como coordenadora de marketing na Viasoft Korp.

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