Como fazer o controle de notas fiscais em indústrias?

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03 de fevereiro de 2021

Fazer o controle das notas fiscais é essencial devido à complexidade do sistema tributário brasileiro. Por isso, é necessário estar sempre atento às diversas mudanças de leis e normas. Nesse contexto, certamente, conseguir manter o controle das notas fiscais em indústrias é uma meta difícil. Afinal, quantas notas fiscais entram e saem todos os dias dentro das fábricas? Geralmente, muitas!

De acordo com uma pesquisa publicada pela Instituição Brasileira de Planejamento e Tributação (IBPT),o gasto anual das indústrias com processos ligados à Gestão Tributária e Financeira gira em torno de duas mil horas anuais e mais de R$ 60 bilhões. Então, a fim de mudar essa realidade, é preciso implantar um controle eficiente de documentos e boas práticas de Gestão de Fiscal.

Para transformar essa realidade, é necessário realizar o controle de notas fiscais na indústria, um dos principais setores da nossa economia. Afinal, gerenciar os documentos do seu negócio também vai garantir mais produtividade ao seu time.

No decorrer do artigo, vamos explicar como fazer o controle de notas fiscais na indústria. Vamos lá?

Como fazer o controle de notas fiscais?

Toda empresa precisa fazer o controle dos seus documentos, principalmente, das notas fiscais. Desse modo, é importante garantir que a tecnologia está a seu favor, ajudando a organizar em vez de atrapalhar esse processo em conjunto com outros setores da indústria.

Para fazer o controle de notas fiscais em qualquer negócio, é necessário ter uma rotina de recebimento das notas, assim como da versão XML do arquivo. Com uma rotina bem definida, você não fica dependente de várias trocas de e-mails ou consultas na SEFAZ todos os dias.

Além disso, utilize a nuvem para armazenar o seu documento. Com o avanço do trabalho digital, não é recomendável guardar os documentos fiscais em computadores físicos, o que pode gerar problemas. Garanta que sua empresa tem uma solução que facilita o armazenamento e a troca de informações entre os funcionários.

Dessa forma, ao investir em um software como o ERP para armazenar os seus documentos, você tem a solução certa para assegurar a segurança das suas notas fiscais. Além disso, pode programar backups com frequência e reduzir erros nas rotinas da administração.

Por que o controle de notas fiscais é importante para as indústrias?

Organizar a contabilidade das indústrias é um passo essencial para deixar os processos fiscais corretos. Além disso, há a diminuição de erros e melhores indicadores para tomada de decisão. Outro ponto importante ao controlar as notas fiscais é que, desse modo, garante-se que a empresa está em conformidade com as regras dos órgãos fiscalizadores.
Problemas com NFs podem causar sérios e custosos danos em relação ao Fisco. Assim, prejudicam o desenvolvimento financeiro do negócio por causa de multas ou interrupções de atividades.

A emissão de notas fiscais é responsabilidade de toda empresa. Desse modo, você precisa contar com uma gestão e processos eficientes para garantir a assertividade da sua contabilidade. Com esse setor em ordem, você também pode monitorar os seus dados para prevenir erros e garantir o controle de qualidade.

Veja algumas dicas para otimizar o controle das notas!

1. Organize os documentos de entrada e saída

Uma das principais dicas para o controle de notas fiscais dentro das indústrias é separar as notas de entrada e de saída. Em resumo, os documentos recebidos dos fornecedores devem ficar separados daqueles enviados aos clientes.

Pode parecer uma prática simples, mas isso facilita a busca pelos arquivos na hora de uma auditoria ou fiscalização. Vale lembrar que o controle precisa ser feito digitalmente, pois as notas não são mais emitidas em papel.

Não esqueça também de classificar as notas fiscais em categorias específicas, assim é possível melhorar a organização e padronização dos documentos emitidos e recebidos pelas indústrias. Em resumo, tenha uma metodologia própria para gerenciar os documentos.

2. Confira a veracidade das notas fiscais de entrada

Faça uma conferência da autenticidade das notas recebidas dos fornecedores. Não autenticar os documentos pode trazer alguns problemas à fábrica. Por exemplo: multas e restrições pesadas.

Sendo assim, use o site da Receita Federal para validar a nota fiscal, por meio da chave de acesso presente na DANFE.

3. Implante uma rotina de treinamentos para os colaboradores

Com o objetivo de controlar as notas com eficiência e reduzir erros na operação, programe treinamentos contínuos com toda a equipe envolvida. Dessa maneira, o grupo estará preparado para trabalhar conforme os procedimentos internos da indústria, e estarão alinhados com as normas e legislações vigentes.

4. Invista em um sistema especializado

O software ERP pode ser bastante útil para o controle de notas fiscais. O Viasoft Korp ERP permite fazer toda a organização e administração dos documentos. Além disso, unifique informações e automatize diversas tarefas através da plataforma, otimizando tempo e reduzindo custos.

O ERP é um sistema que possibilita o crescimento da sua empresa, centralizando os seus dados em um único lugar. Com todos os setores operando por meio do software, a sua equipe pode automatizar tarefas repetidas e reduzir os erros humanos, pois a atenção do time estará voltada a atividades mais estratégicas.

Como um sistema de gestão pode otimizar a minha indústria?

O uso de um sistema de gestão, como o Viasoft Korp ERP, pode ajudar no controle de notas fiscais do seu negócio. Ele possui uma série de funcionalidades essenciais para as áreas de backoffice, como:

  • Gestão das contas a pagar e receber;
  • Adiantamentos de compras e de vendas;
  • Fluxo de caixa;
  • RPA (recibo pagamento de autônomos);
  • Controle de recibos e prestações de contas;
  • Emissões de boletos;
  • Entrada de notas fiscais com XML;
  • Históricos de compras e preços pagos;
  • Requisições de compra;
  • Importação;
  • Contratos de fornecedor;
  • Previsões financeiras, etc.

Além disso, você pode integrar informações dos setores administrativos com outras áreas da empresa. Essa centralização permite que você tenha uma visão 360º da sua indústria.  Assim, você emite relatórios em tempo real, para a melhor tomada de decisões do seu negócio. Quer aprender mais sobre essa ferramenta?

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A Viasoft Korp nasceu na indústria em 1999 e se tornou o maior especialista em sistemas de gestão para o segmento industrial e de distribuição. Além do ERP, desenvolve diversas outras soluções com foco em lucro e produtividade.

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