Backoffice: o que é e como otimizar com tecnologia

A área de backoffice corresponde aos setores administrativo e financeiro, garantindo a solução dos problemas de rotina do negócio. Desse modo, mesmo que não esteja em contato direto com o cliente ou não participe da produção propriamente dita, é fundamental para o lucro da organização.

Equipes como o financeiro, RH, TI e contabilidade precisam ser produtivas para o sucesso da indústria como um todo. Sendo assim, podemos dizer que os times que oferecem suporte a outras áreas fazem parte do backoffice.

Por isso, neste artigo, abordaremos o funcionamento do backoffice, a sua importância e os benefícios de usar a tecnologia para otimizar a produtividade desses setores. Vamos lá?

O que é e como funciona o backoffice?

O backoffice dá apoio às principais atividades de qualquer empresa. Dessa forma, podemos dizer que é muito importante para qualquer organização que vende produtos ou serviços. Apesar de não serem vistos pelos clientes finais, são esses trabalhadores que asseguram o sucesso de diversas operações.

O termo “backoffice” se refere à retaguarda, ou seja, as atividades que acontecem “por trás das cortinas”. Podemos comparar com a produção de um filme, uma vez que os espectadores não veem aquilo que acontece nos bastidores. Por trás do longa, que é a produção, existem equipes de direção, figurino, efeitos especiais, entre outras funções. Por isso, as funções são diferentes do “frontoffice” que realiza as tarefas que serão vistas pelos clientes.

Quando falamos nas atividades de um negócio, podemos lembrar de várias etapas, como a prospecção de clientes, as ordens de serviço ou de produção, as consultas ao estoque, o planejamento das entregas, além dos pagamentos e retenção dos consumidores. Entretanto, se no meio de todo esse processo acontecer algum erro, há grandes chances de comprometer a reputação da empresa no mercado. Portanto, os gestores precisam reforçar a atenção para as áreas administrativas e financeiras, que sustentam o restante do negócio.

Desse modo, otimizar o backoffice aumenta a lucratividade do negócio. Para isso, você precisa se atentar a pilares como: tecnologia, processos, capacitação da equipe, comunicação interna e controle e monitoramento.

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Como gerir o backoffice com um sistema?

O sistema backoffice compreende funções que acontecem na indústria sem a percepção do cliente e pode ser gerido por meio de um sistema de gestão integrado. Além disso, tais rotinas podem ser automatizadas e padronizadas, facilitando a análise dos processos que não estão acontecendo conforme o esperado. Afinal, nas áreas administrativas, um erro isolado pode facilmente se tornar uma bola de neve.

Ao investir em um ERP (Enterprise Resource Planning),o time de backoffice identifica gargalos antecipadamente e resolve os erros antes de se tornarem grandes problemas. Isso porque a análise de dados fica mais fácil com os relatórios em tempo real, compreendendo as métricas mais importantes para o seu negócio. Uma vantagem da automação na indústria é a gestão escalável, proporcionando o atendimento das necessidades operacionais da fábrica, de manutenção de equipamentos, gestão do estoque, além do cruzamento com os dados financeiros para a melhoria nas tomadas de decisão.

Logo, contar com um software de gestão só vai trazer ganhos à sua operação, e esse investimento é compatível com empresas de diferentes segmentos e portes.

Quais são as áreas mais comuns no backoffice?

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Financeiro

No financeiro, o foco é a saúde financeira do negócio. Ademais, os profissionais garantem o cumprimento das regras tributárias, como os tipos de impostos que a empresa precisa pagar.

Departamento pessoal

O departamento pessoal gerencia o capital humano da empresa, desde o recrutamento até a gestão de desempenho. Além disso, é responsável pela gestão de benefícios, controle de férias e folha de pagamento.

Jurídico

O setor jurídico garante a proteção jurídica da empresa por meio de diferentes estratégias, como a redação de bons contratos. Também trata-se de uma área chave para o compliance e a segurança empresarial.

Informática

Com a digitalização, a presença de profissionais capacitados em informática e tecnologia da informação torna- se cada vez mais relevante, tanto para o backoffice quanto para o frontoffice. Eles são responsáveis por assegurar a estabilidade dos sistemas e softwares do negócio.

Marketing

Os profissionais de marketing melhoram a jornada e experiência do potencial cliente, trabalhando em ações criativas e estratégicas. Além disso, criam campanhas que precisam acontecer com prazo e orçamento específico para se alinhar às metas e objetivos do negócio.

Quais são os benefícios da automatização do backoffice?

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Para construir um bom relacionamento entre empresa e cliente, é necessário otimizar os processos do negócio para facilitar a atuação dos diferentes setores. De acordo com dados do The Insight Partners, espera-se que o mercado de gerenciamento de back-office atinja U$6,71 bilhões até 2028, tendo em vista a relevância da área.

Por isso, a automação do sistema backoffice pode gerar uma série de benefícios. Confira!

Redução de custos

As atividades administrativas podem gerar custos diretos e indiretos, os quais vão se reduzir no longo prazo ao automatizar tarefas repetitivas. Isso acontece devido à redução dos trabalhos suscetíveis a erros humanos, evitando os desperdícios e melhorando a segurança dos processos.

Outro ponto positivo é que os trabalhadores terão mais tempo para se dedicar a atividades que exigem estratégia, valorizando o seu capital humano. O controle dos custos também pode ser visualizado por meio de dashboard, facilitando a interpretação de métricas e indicadores.

Otimização de processos

Já imaginou poder automatizar tarefas como gestão de documentos, emissão de notas fiscais e pedidos de vendas? Com o software de gestão, isso é possível, tornando o gerenciamento mais simples e garantindo eficiência tecnológica, economizando também no consumo de papel. Além disso, como são tarefas que exigem atenção e cuidado, o sistema também garante mais segurança nos processos burocráticos, assegurando transparência com os órgãos fiscais.

Conforme dados do Aberdeen Group, as empresas que modernizam o seu backoffice tendem a aumentar a produtividade em até 11,7 vezes. Além disso, negócios que otimizam o backoffice tem 714% mais chances de reduzir os custos operacionais. Por isso, vale a pena digitalizar os seus processos, como podemos ver na figura que resume o estudo citado.

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Eficiência na análise de dados

A sua empresa gera uma quantidade enorme de dados todos os dias, que precisam ser devidamente registrados. Com isso, você pode realizar análises que ajudam a compreender os resultados em relação às metas do negócio. Ademais, fica mais fácil identificar os pontos que precisam de melhorias e mais investimentos.

Também, o sistema integrado de gestão para o backoffice permite mais segurança aos dados das áreas administrativas. É possível determinar os acessos apenas para os trabalhadores concernentes, para que visualizem as informações financeiras, contábeis, fiscais, entre outras.

Integração de setores

Automatizar o backoffice também significa integrá-lo com outros setores e canais de interação, levando a sua empresa à transformação digital. De acordo com pesquisa da consultoria Fact.MR, a demanda de transformação digital deve ter crescimento médio anual de 14,2% nos próximos 10 anos, chegando a US$ 2,3 trilhões. Isso porque empresas de todos os segmentos veem a importância de investir em tecnologia para sobreviver aos avanços do mercado.

Desse modo, integrar os setores com um ERP garante uma visão 360º da empresa para capacitar os gestores a tomarem as melhores decisões.

Veja como implementar o ERP no seu negócio

Garantir a eficiência do backoffice vai refletir na produtividade de toda a empresa. Por isso, investir em ferramentas como o Viasoft Korp ERP é uma medida que pode transformar a rotina do seu negócio, assegurando mais eficiência e lucro no longo prazo. Veja o que o software pode fazer pela sua indústria: