Ficha técnica: O que é e como fazer

Imagine que você está prestes a cozinhar um prato sofisticado. Você tem todos os ingredientes, mas não tem a receita. Sem um guia, o resultado pode ser desastroso. Na indústria, a ficha técnica é essa receita essencial que garante que tudo saia conforme o planejado. Mas o que exatamente é uma ficha técnica e por que ela é tão crucial no ambiente industrial?

O que é ficha técnica?

A ficha técnica é um documento essencial no processo produtivo de qualquer indústria. Ela reúne todas as informações detalhadas sobre um produto ou processo, incluindo a lista de materiais, quantidades necessárias, etapas de produção, tempos envolvidos, custos, e os padrões de qualidade a serem seguidos. Em outras palavras, a ficha técnica funciona como um roteiro detalhado que orienta a fabricação do produto, desde a escolha dos insumos até a finalização do produto.

O principal objetivo da ficha técnica é garantir que o processo produtivo seja realizado de forma consistente e eficiente, assegurando que todos os produtos fabricados sigam as mesmas especificações e qualidade. Ela é uma ferramenta crucial para padronizar processos, evitar erros e otimizar recursos, resultando em uma produção mais organizada e controlada.

Importância da ficha técnica na indústria

Na indústria, a ficha técnica é ainda mais vital. Ela não só assegura a consistência e qualidade do produto final, mas também otimiza o processo de produção, reduzindo desperdícios e custos.

Imagine uma linha de montagem onde cada trabalhador tem uma função específica. Sem uma ficha técnica clara, a confusão seria inevitável, resultando em produtos defeituosos e clientes insatisfeitos. Entenda melhor os benefícios:

Padronização e consistência

A padronização é uma das maiores vantagens da ficha técnica. Ao detalhar cada aspecto do processo de produção, a ficha técnica assegura que todos os produtos sejam fabricados da mesma maneira, independentemente de quem esteja operando as máquinas ou supervisionando a produção. Isso garante que o consumidor final receba sempre um produto de alta qualidade, sem variações indesejadas entre diferentes lotes.

Controle de qualidade

Outro ponto crucial é o controle de qualidade. Com uma ficha técnica bem elaborada, é possível definir os parâmetros exatos que o produto deve atender, facilitando a identificação de desvios e a correção de falhas durante o processo produtivo. A ficha técnica também serve como base para a realização de testes e verificações, assegurando que o produto final atenda aos padrões de qualidade exigidos pelo mercado.

Otimização de custos

A ficha técnica também desempenha um papel importante na otimização de custos. Ao especificar as quantidades exatas de matérias-primas e os recursos necessários para a produção, a empresa consegue planejar suas compras com mais precisão, evitando desperdícios e reduzindo custos desnecessários. Além disso, com um processo produtivo mais controlado, a indústria pode aumentar sua eficiência, diminuindo o tempo de produção e os custos operacionais.

Facilidade na reposição e manutenção

Além dos benefícios diretos na produção, a ficha técnica facilita a reposição de materiais e a manutenção de equipamentos. Com todas as informações centralizadas e acessíveis, as equipes de compras e manutenção conseguem agir de maneira mais ágil e assertiva, minimizando o tempo de parada das máquinas e garantindo que a produção continue sem interrupções.

Quais são os componentes da ficha técnica?

Uma ficha técnica completa e bem estruturada reúne diversos elementos que, juntos, garantem a eficácia e a precisão no processo produtivo. Os principais componentes de uma ficha técnica são:

1. Materiais e insumos

Este é o ponto de partida da ficha técnica. Aqui, você deve listar todos os materiais e insumos necessários para a produção do produto, incluindo matérias-primas, componentes, e quaisquer outros recursos que utilizarão.

Você deve detalhar cada item com suas especificações técnicas, quantidades necessárias, e fornecedores preferenciais, para evitar dúvidas ou falta de recursos durante a produção.

2. Processo de produção

Nesta seção, descreve-se o processo de produção em detalhes, etapa por etapa. Você deve incluir todas as operações necessárias para transformar os insumos no produto final, desde o preparo dos materiais até o acabamento.

É importante que você especifique os equipamentos utilizados, as condições operacionais (como temperatura e pressão),e o tempo necessário para cada etapa. Isso garante que os operadores executem o processo corretamente, mesmo em diferentes turnos.

3. Custos

Não se pode negligenciar a parte financeira da ficha técnica. Aqui, você deve incluir os custos de cada material e processo, bem como o custo total de produção. Isso permite que a empresa tenha uma visão clara dos investimentos necessários e do valor final do produto.

Além disso, essa seção auxilia a empresa na análise de rentabilidade e na tomada de decisões sobre preços de venda.

4. Normas e padrões de qualidade

Finalmente, a ficha técnica deve incluir todas as normas e padrões de qualidade que o produto deve atender. Isso pode envolver especificações de dimensões, tolerâncias, acabamento, e outros critérios que garantem que o produto final esteja dentro das exigências do mercado.

Incluir procedimentos de teste e inspeção também é fundamental para assegurar a conformidade do produto.

Passo a passo: como fazer uma ficha técnica

Criar uma ficha técnica pode parecer complexo, mas seguir um processo estruturado facilita essa tarefa:

1. Defina o produto ou processo

Comece identificando claramente o produto ou processo que será documentado. Tenha em mente todas as variáveis envolvidas, como tipos de materiais, formas de produção e requisitos do cliente.

2. Liste todos os materiais e insumos

Faça um levantamento completo dos materiais necessários. Inclua especificações detalhadas e considere as necessidades de estoque e reabastecimento para evitar faltas ou excessos.

3. Descreva o processo de produção

Detalhe todas as etapas do processo, especificando tempos, métodos, equipamentos e qualquer outra informação relevante. O objetivo é criar um guia que possa ser seguido de maneira uniforme por toda a equipe.

4. Calcule os custos

Calcule os custos envolvidos em cada fase da produção. Isso inclui não só os materiais, mas também a mão de obra, energia, e quaisquer outros recursos. Este passo é crucial para determinar a rentabilidade do produto.

5. Defina padrões de qualidade

Estabeleça os padrões de qualidade que o produto deve atender. Inclua critérios de aceitação, procedimentos de teste, e especificações técnicas que garantam a qualidade do produto final.

6. Revise e atualize regularmente

Após a criação, a ficha técnica deve ser revisada e atualizada regularmente para refletir mudanças nos processos, materiais, ou exigências do mercado. Uma ficha técnica desatualizada pode comprometer a qualidade e a eficiência da produção.

Fichas Técnicas e os sistemas de gestão (ERP)

À medida que as indústrias buscam cada vez mais eficiência e controle em seus processos produtivos, a integração de ferramentas de gestão torna-se essencial. Uma ficha técnica detalhada e bem estruturada é uma peça fundamental nesse quebra-cabeça, mas seu verdadeiro potencial só é alcançado quando integrada a um sistema de ERP (Enterprise Resource Planning).

O ERP é uma plataforma que permite a gestão integrada de todas as áreas da empresa, desde a produção até o financeiro. Quando as fichas técnicas são incorporadas a esse sistema, elas deixam de ser apenas documentos isolados e passam a ser parte ativa do fluxo de trabalho, contribuindo para a automatização e a otimização de processos. Isso não só reduz erros e aumenta a eficiência, mas também proporciona uma visão mais ampla e estratégica da produção, facilitando a tomada de decisões e a melhoria contínua.

Implementação prática da ficha técnica no ERP

Para implementar as fichas técnicas no ERP, a empresa deve seguir alguns passos importantes:

Centralização das informações: Todas as fichas técnicas existentes devem ser digitalizadas e centralizadas no ERP. Isso pode envolver a transferência de dados de sistemas antigos ou a criação de novas fichas técnicas diretamente no ERP.
Treinamento da equipe: A equipe deve ser treinada para utilizar o ERP e acessar as fichas técnicas de forma eficiente. Isso inclui entender como as informações são inseridas, consultadas e atualizadas.
Integração com outros módulos: As fichas técnicas devem ser integradas com outros módulos do ERP, como gestão de estoque, controle de qualidade, e planejamento de produção, para maximizar os benefícios da automação.
Monitoramento e ajustes: Após a implementação, é importante monitorar o uso das fichas técnicas no ERP e fazer ajustes conforme necessário, garantindo que o sistema atenda plenamente às necessidades da empresa.

Automação

Além da implementação das fichas técnicas no ERP, também é possível ampliar as possibilidades com ajuda da automação. Confira o que essa tecnologia pode fazer pela sua empresa:

Redução de erros: Com as fichas técnicas integradas ao ERP, o risco de erros humanos é minimizado, uma vez que as informações são inseridas uma única vez e replicadas automaticamente onde necessário.
Gestão de estoques: O ERP consegue correlacionar as fichas técnicas com os níveis de estoque, alertando automaticamente sobre a necessidade de reabastecimento de materiais e insumos.
Previsibilidade na produção: Através do ERP, a empresa pode planejar melhor sua produção, ajustando-se à demanda e otimizando o uso de recursos com base nas fichas técnicas.
Análise e melhoria contínua: As fichas técnicas dentro do ERP permitem uma análise detalhada dos processos produtivos, identificando gargalos, desperdícios e oportunidades de melhoria.

Exemplo de ficha técnica

Produto: Mesa de Madeira Maciça

Código do Produto: MM-001

Data de Criação: 01/08/2024

Responsável: João Silva

Materiais e insumos
Processo de produção
Custos

Erros comuns ao fazer uma ficha técnica

Por fim, antes de botar a mão na massa, se atente aos principais erros ao fazer uma ficha técnica:

Falta de detalhamento nos materiais

Não especificar adequadamente as características dos materiais, como dimensões, qualidade, ou fornecedores. Isso pode levar a variações indesejadas na produção e problemas de qualidade.

Inconsistências no processo de produção

Deixar de detalhar cada etapa do processo de produção ou ignorar as condições operacionais específicas (como temperaturas e tempos). Isso pode resultar em produtos inconsistentes ou defeituosos.

Subestimação dos custos

Não considerar todos os custos envolvidos na produção, incluindo custos indiretos como energia, mão de obra e desperdícios. Isso pode afetar a rentabilidade e levar a erros no cálculo do preço de venda.

Padrões de qualidade mal definidos

Não definir claramente os critérios de qualidade que o produto deve atender. Isso dificulta o controle de qualidade e pode resultar em produtos que não atendem às expectativas do mercado.

Atualização irregular

Não atualizar a ficha técnica regularmente para refletir mudanças nos materiais, processos ou normas. Isso pode levar a inconsistências na produção e problemas de conformidade.

Desconexão com a realidade da produção

Criar fichas técnicas que não correspondem à realidade do chão de fábrica, ignorando limitações ou capacidades reais dos equipamentos e da mão de obra. Isso pode resultar em uma ficha técnica impraticável e ineficaz.

Conclusão

A ficha técnica é um elemento central para garantir a qualidade, eficiência e consistência na produção industrial. No entanto, para que sua eficácia seja plena, é fundamental que ela seja bem estruturada, constantemente atualizada e integrada a um sistema de gestão robusto.

A implementação de um ERP (Enterprise Resource Planning) torna-se indispensável nesse contexto. Com o ERP, a ficha técnica deixa de ser apenas um documento estático e passa a ser parte ativa do processo produtivo, integrando informações e automatizando etapas. Isso permite que a empresa tenha uma visão holística e precisa de seus processos, otimizando recursos, reduzindo erros e aumentando a competitividade no mercado.

Em resumo, a ficha técnica, aliada a um ERP eficiente, é a chave para o sucesso em qualquer operação industrial.

Por isso, se você quer levar gestão especializada para a sua indústria, está na hora de conhecer seu maior aliado. Agende uma demonstração gratuita e entenda o que um ERP pode fazer pela sua empresa.