O sistema tributário brasileiro é bastante complexo. Por isso, é necessário estar sempre atento às diversas mudanças de leis e normas. Nesse contexto, certamente, conseguir manter o controle das notas fiscais em indústrias é uma meta difícil. Afinal, quantas notas fiscais entram e saem todos os dias dentro das fábricas? Geralmente, muitas!

De acordo com uma pesquisa publicada pela Instituição Brasileira de Planejamento e Tributação (IBPT), o gasto anual das indústrias com processos ligados à Gestão Tributária e Financeira gira, em torno, de duas mil horas anuais. Então, a fim de mudar essa realidade, é preciso implantar um controle eficiente de documentos e boas práticas de Gestão de Fiscal.

Por que o controle de notas fiscais é importante para as indústrias?

Organizar a contabilidade das indústrias é um passo essencial para deixar os processos fiscais corretos. Além disso, há a diminuição de erros e melhores indicadores para tomada de decisão. Outro ponto importante ao controlar as notas fiscais é que, desse modo, garante-se que a empresa está em conformidade com as regras dos órgãos fiscalizadores.

Problemas com NFs podem causar sérios e custosos danos em relação ao Fisco. Assim, prejudicando o desenvolvimento financeiro do negócio por causa de multas ou interrupções de atividades.

Dicas para otimizar o controle das notas:

1. Organize os documentos de entrada e saída

Uma das principais dicas para o controle de notas fiscais dentro das indústrias é separar as notas de entrada e de saída. Em resumo, os documentos recebidos dos fornecedores devem ficar separados daqueles enviados aos clientes.

Pode parecer uma prática simples, mas isso facilita a busca pelos arquivos na hora de uma auditoria ou fiscalização. Vale lembrar que, o controle precisa ser feito digitalmente, pois as notas não são mais emitidas em papel.

Não esqueça também de classificar as notas fiscais em categorias específicas, assim, é possível melhorar a organização e padronização dos documentos emitidos e recebidos pelas indústrias. Mantenha uma metodologia.

2. Confira a veracidade das notas fiscais de entrada

Faça uma conferência da autenticidade das notas recebidas dos fornecedores. Não autenticar os documentos pode trazer alguns problemas à fábrica. Por exemplo: multas e restrições pesadas.

Sendo assim, use o site da Receita Federal para validar a nota fiscal, por meio da chave de acesso presente na DANFE.

3. Implante uma rotina de treinamentos para os colaboradores

Com o objetivo de controlar as notas com eficiência e reduzindo erros na operação, programe treinamentos contínuos com toda a equipe envolvida. Desse maneira, o grupo estará preparado para trabalhar conforme os procedimentos internos da indústria, e estarão alinhados com as normas e legislações vigentes.

4. Invista em um sistema especializado

O software ERP pode ser bastante útil para o controle de notas fiscais. O Viasoft Korp ERP permite fazer toda a organização e administração dos documentos. Além disso, unifique informações e automatize diversas tarefas mediante a plataforma, otimizando tempo e reduzindo custos.

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